Учет и хранение трудовых книжек

                  Распоряжение- правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

                  Номенклатура дел- систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

                  предприятие- это самостоятельное хозяйствующий субъект с правами юридического лица, занимающееся различными видами экономической деятельности. Различают государственные, муниципальные, коллективные, индивидуальные (семейные, частные) предприятия;

                  учреждение – это орган государственного управления, выполняющий функции возложенное на государство (государственные учреждения)

                  учреждение – это организация, осуществляющая хозяйственную, социально-культурную деятельность, сферы услуг, производство духовного, информационного продукта (учреждения науки, культуры, образования, здравоохранения, бытовых услуг, финансовые учреждения);

                  устав – это зарегистрированный и утвержденный в установленном Законом порядке документ, свод положений, правил действия юридического лица (организации, предприятия, акционерного общества) определяющийся его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами, государственными органами, права и обязанности;

                  коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально трудовые отношения  и заключаемый работниками организации с работодателем. Коллективный договор составляется от 1 до 3-х лет;

                  штатное расписание – это утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников, с указанием количества одноименных должностей и размером должностного оклада;

                  должностная инструкция – это инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должен выполнить лицо, занимающее данную должность в предприятии, учреждении, фирме;

                  юридическое лицо- это организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь свои счета и свой баланс;

                  физическое лицо- это отдельный гражданин (гражданин данной страны, иностранный гражданин, лицо без гражданства), выступающий как полноправный субъект какой- либо деятельности. Физическое лицо действует от собственного имени, не нуждается в создании и регистрации фирмы, предприятия, что необходим для юридических лиц;

                  контракт – это форма заключения трудового договора между работником и работодателем в соответствии с трудовым законодательством Российской федерации с указанием срока, должности, условий оплаты и стимулирования труда подписывается  руководителем и работником.

5. Учитывая, что экономика нашей страны перешла на рыночные отношения, которая предусматривает реализацию развития страны и благосостояния народа необходимо иметь понятие о следующих принципах:

                  Модернизация- это усовершенствование, улучшение, обновление объекта, приведение его в соответствие с новыми требованиями и нормами, техническими условиями, которая в конечном итоге предусматривает повышение качества результатов труда;

                  Инновация – это нововведение в области техники, технологии, в организации труда и управления, основанные на исполнение достижений науки и передового опыта, а также использование этих новшеств в самых разных областях и сферах деятельности;

                  Диверсификация- это расширение ассортимента, изменение вида продукции производственным предприятием, освоение новых видов продукции, с целью повышения эффективности производства, получение экономической выгоды, предотвращение банкротства.

6. Обучаясь в ПЛ-12, я на уроках, факультативных занятиях, классных часах получил знания о государственной политики в области образования, мне также известен Указ Президента и Постановление Правительства Российской федерации «Об опережающем развитии начального профессионального образования» 2005-2010г.

7. Практической реализацией выше перечисленных  государственных актов явилось включение образовательных учреждений СПО и НПО, внедряющих инновационные образовательные программы в приоритетный национальный проект «Образование».

8. Государственным образовательным учреждением начального профессионального «Профессиональный лицей №12», где я обучаюсь, разработана и внедряется инновационная образовательная программа, где учтены все возможные требования сегодняшних работодателей, она имеет следующую формулировку: «Разработка новых форм и методов обучения, а также независимая оценка качества знаний учащихся». Благодаря  огромному творческому труду коллектива ИПР наш лицей стал победителем гранта Президента в области национального проекта «Образование» в 2008г.

9. Моя дипломная работа является завершающим этапом внедрения инновационной образовательной программы в образовательном процессе, которая дает мне дополнительную возможность систематизировать, расширить и закрепить теоретические знания,  полученные мною и углубленно изучить одну из тем пройденного курса, овладевать навыками самостоятельного решения технологии работ с учетом реальных нужд производства.

III. Учет и хранение трудовых книжек.

3.1. История трудовой книжки

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек - основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника - столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 г. они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены Трудовые списки. И наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 г. трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.

Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, образцы которых утверждены Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках". В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью "биколор".

3.2.Хранение трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. пример 1) назначает конкретное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью "Стратосфера"

Приказ

от 20 апреля 2009 г. N 15

О назначении уполномоченного лица,

ответственного за ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.04.2009 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.Н. Петрову.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Махонин Д.А. Махонин

С приказом ознакомлены:

20.04.2009

Начальник отдела кадров Петрова В.Н. Петрова ----------

Отметим, что несоблюдение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является нарушением законодательства о труде. В данном случае в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - от 1000 руб. до 5000 руб.;

- на предпринимателей - от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

При этом указанное нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Временная выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, причем сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Может получиться и так, что работнику временно понадобится подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда гражданин обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. При этом действующее законодательство не содержит запрета на выдачу работникам по их просьбе подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. В то же время специалисты Роструда считают, что в таких случаях ответственность за утерю трудовой книжки работником будет нести не данный сотрудник, а лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек в организации (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). В любом случае рекомендуется с работника, временно взявшего трудовую книжку, попросить расписку.

Сроки хранения

Отметим, что трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).

При этом п. п. 342, 351, 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

- трудовые книжки, которые не были востребованы, - не менее 50 лет;

- документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;

- книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет.

3.3.Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателем ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обратите внимание, что данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, они выдаются согласно п. 42 Правил исключительно по его заявке

Пример 3.

Главному бухгалтеру ООО "Магазин"

Старцевой Е.В.

от инспектора по кадрам

Кожиной О.В.

Заявка N 1 от 11 июня 2009 г.

на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 5 (пяти) штук.

11 июня 2009 г. Кожина

В свою очередь, в приходно-расходную книгу (см. пример 4) вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом следует указать серию и номер каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.