Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

     - рабочих комнат для сотрудников  архива.

     Рабочие комнаты для сотрудников и  помещения для работы исследователей (читальный зал) изолированы от помещений хранилищ. Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива. Все эти требования соблюдаются ³¹.

     Хранилища архива удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или  применением пищевых продуктов  или химических веществ, и не имеют  общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, но запасного  выхода не имеют. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте, что соответствует требованиям.

     Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией ²⁵.

     Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества хранения средств зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания. На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов. Некоторые оборудования не подходят к помещению архива ²¹.

     Далее рекомендованы оборудования для  усовершенствования архива.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3. Рекомендации по совершенствованию хранения документов в архивном отделе г. Магнитогорска

     В настоящее время спектр предложений  по оборудованию архивов для оптимизации хранения документов очень велик и разнообразен. Развиваются документы, появляются новые формы и носителя информации, вместе с тем растет спрос и, следовательно, предложения по защите и оптимизации условий хранения документов.

     В Магнитогорске, как в развивающемся городе, постоянно растет число организаций, предприятий и как следствие этого растет объем документации и архивов. Следовательно, появляются предложения коммерческих предприятий по повышению и оптимизированию условий хранения документов.

              В результате исследования рынка  производителей и поставщиков  специализированной мебели и  оборудования для библиотек, было  отобрано 5 наиболее крупных и  подходящих компаний для г.  Магнитогорска.

              Одна из крупнейших компаний  в этой отрасли «Техно – Гардарика», которая специализируется на проектировании, производстве и поставке современного высококачественного фондового, экспозиционного, обслуживающего и измерительного оборудования для библиотек, музеев, архивов и образовательных учреждений России.  Компания является участником крупнейших специализированных конференций и выставок (Ульяновск 2008  - Всероссийский библиотечный конгресс: XIII Ежегодную Конференцию Российской библиотечной ассоциации;  ИнтерМузей  2008 - 10-й Всероссийский музейный фестиваль и 7-я выставка Музейное оборудование и технологии «ЭкспоМузей»). Компания предлагает большой спектр современного оборудования для оптимизации условий хранения ²⁰.

               Для оснащения архивов Техно - Гардарика предлагает следующие типы оборудования:

     Стеллажное  оборудование (для компактного и  удобного хранения документов в архивах  и офисах):

     –  металлические стеллажи;

     –  архивные шкафы;

     –  архивные многоящичные шкафы;

     –  архивные шкафы для больших форматов;

     –  картотечные шкафы;

     – тележки для перемещения архивных дел.

     А также приборы для обеспечения  сохранности документов:

     –  термогигрографы;

     –  обеспыливающие машины для архивных дел.

     Также на рынке предложений по оснащению архивов оборудованием нужно выделить крупнейшее в Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов, внедрению передовой техники, информационных технологий и решений – корпорацию ЭЛАР ²².

     ЭЛАР  обладает более чем 15-летним опытом выполнения объемных и сложных проектов национального масштаба. В ходе их реализации производственные подразделения  Корпорации перевели в форматы электронных  баз данных и архивов около  ¼ млрд. бумажных и микрографических документов.

     Направление деятельности корпорации ЭЛАР это создание и наполнение электронных архивов, комплексное оснащение центров  обработки документов, создание корпоративных  хранилищ данных, консалтинг и проектирование информационных ресурсов, поточное сканирование и индексация документов, сервисное обслуживание специализированной техники и комплексов, разработка и реализация комплексных проектов по решению задач хранения и использования больших объемов документальных данных ²¹.

     На  сегодняшний день ЭЛАР предлагает архивам и офисам свои инновационные разработки в сфере оборудования:

     – архивные оптические накопители;

     – BD-накопители (оптические архивные хранилища);

     – программное обеспечение для  накопителей;

     – микрографическое оборудование;

     – высокопроизводительные комплексы  для автоматизированного обеспыливания ²⁶.

     Еще одна компания, занимающая лидирующие позиции на рынке приборов это  «СОЮЗ-ПРИБОР». Компания ведет свою деятельность с 1995 года и является постоянным участником и победителем различных конкурсных и тендерных закупок для нужд государственных, муниципальных и коммерческих организаций. Клиентами «СОЮЗ-ПРИБОР» являются более 2000 организаций, расположенных в разных регионах Российской Федерации, от Санкт-Петербурга до Владивостока, среди них как небольшие компании различных сфер деятельности, так и крупные известные предприятия ²⁹.

     Компания  «СОЮЗ-ПРИБОР» специализируется на поставке полного спектра контрольно-измерительных приборов; ремонте и гарантийном обслуживании приборов в собственном сервисном центре; технические консультации и помощь в подборе необходимого оборудования; регулярном проведении информационных семинаров по новинкам предлагаемой техники; доставке продукции (включая бесплатную) в различные регионы Российской Федерации.

     Компания  предлагает качественную продукцию  для контрольно-измерительных работ по обеспечению сохранности документов:

     – термометры;

     – психрометры;

     – стрелочные баротермогигрометры ²³.

     Также одной из быстроразвивающихся компаний и занимающей одно из лидирующих мест на рынке предложений по обеспечению  сохранности документов является компания «ИСТА-Техника».

     Компания  «ИСТА-Техника», ведущий российский поставщик современного архивного и библиотечного оборудования, предлагает клиентам комплексный подход к задачам оснащения объектов хранения. Компания выполняет весь цикл работ от обследования объекта, его оснащения оборудованием до послегарантийного обслуживания.

     «ИСТА-Техника» постоянно осваивает новые товарные продукты и направления деятельности, активно расширяет число своих клиентов и дилеров. Политика продаж, используемая компанией «ИСТА-Техника», максимально адаптивна, что позволяет предложить своим партнерам широкий сервис и гибкую систему скидок.

       Компания предлагает разнообразный  спектр оборудования для хранения  документов:

     – передвижные стеллажи;

     – стационарные стеллажи;

     – универсальные многоуровневые системы;

     – системы автоматизированного хранения;

     – двери противопожарные ¹⁵.

     В настоящее время на рынке стеллажного  оборудования занимает лидирующие позиции  компания «Архив-Стеллаж». Данная компания занимается изготовлением и поставками архивного оборудования. «Архив-Стеллаж» имеет многолетний опыт работы на российском рынке стеллажного оборудования, и вся производимая продукция компании соответствует высоким мировым стандартам и отличается надежностью, долговечностью и функциональностью. Компания имеет широкий спектр услуг – от консультаций по подбору оборудования до доставки стеллажей и шкафов в помещение и их установки специалистами. Помимо готовой продукции, широкий ассортимент которой постоянно поддерживается на складах, компания предоставляет возможность клиентам заказать индивидуальное изготовление оборудования.

     «Архив-Стеллаж» предлагает качественную продукцию, помогающую решить вопросы сохранности документов:

     – стационарные архивные стеллажи;

     – передвижные архивные стеллажи;

     – архивно-складские стеллажи;

     – архивные шкафы;

     – архивные шкафы-купе.

     Таким образом, подводя итоги рекомендаций для архивного хранения документов в отделе по делам архивов администрации города Магнитогорска сделан вывод о том, что на сегодняшний день существует много различных компаний, предлагающих большой спектр оборудования для сохранности документов. Также были выявлены наиболее крупные и развитые компании на рынке предложений по обеспечению оборудованием организаций в г. Магнитогорске.

     Соблюдение  всех норм, использование новейших оборудований и других разработок приведенных  выше, поможет усовершенствовать  работу отдела по делам архивов г.Магнитогорска. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Подводя итоги теоретических основ хранения документов и совершенствования архивного хранения документов в архиве можно сделать выводы о том, что инновационные технологии могут ускорить работу архивов, увеличить качество обслуживания на сегодняшний день.

     В настоящее время в организациях большинство архивных документов закреплены на бумажном носителе этим и обуславливается актуальность выбранной темы. Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы.

     Комплекс  мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений, специализированными оборудованиями, также созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.