Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

     Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом  Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

     Государственные организации, не отнесенные к составу  источников комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

     К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива ⁶. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава II. Совершенствование хранения документов в отделе архива города Магнитогорска

     2.1. Структура и характеристика архивного отдела администрации города Магнитогорска

       Структура и численный состав  Отдела утверждаются и изменяются  распоряжением главы администрации  города.

       Начальник Отдела непосредственно  подчиняется заместителю главы администрации города Магнитогорска.

       В состав Отдела входят следующие  должности: 

     - начальник отдела – 1 шт.ед.;

     - ведущий специалист – 1 шт.ед.;

     - специалист первой категории  – 2 шт.ед;

       Должностные обязанности и квалифицированные  требования к работникам Отдела определяются их должностными инструкциями.   Порядок замещения начальника Отдела в его отсутствие, а также лицо, временно исполняющее его обязанности, определяется начальником отдела по согласованию с заместителем главы администрации города.

       К полномочиям Магнитогорского  городского Собрания в области  архивного дела относятся:

     1) утверждение положения об организации  архивного дела на территории  города Магнитогорска;

     2) принятие нормативных правовых  актов в сфере организации  хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов;

     3) принятие решения о создании, реорганизации, ликвидации муниципального  учреждения;

     4) контроль деятельности администрации  города в сфере управления  архивным делом;

     5) осуществление иных полномочий  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования  архивных документов и архивных  фондов в соответствии с действующим  законодательством.

       К полномочиям администрации  города Магнитогорска (далее - администрация города) в области архивного дела относятся:

     1) управление архивным делом на  территории города Магнитогорска;

     2) создание, реорганизация, ликвидация  муниципального учреждения, назначение  и увольнение его руководителя;

     3) организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов;

     4) контроль деятельности муниципального  учреждения "Городской архив";

     5) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных  документов и архивных фондов  Магнитогорского городского Собрания депутатов, администрации города, муниципальных унитарных предприятий и учреждений (далее - муниципальные организации), музеев и библиотек, иных юридических и физических лиц, переданных на законном основании;

     6) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Магнитогорска, в собственность Российской Федерации, субъекта Российской Федерации и иных муниципальных образований;

     7) утверждение списка источников  комплектования муниципального  архивного фонда архивными документами;

     8) решение иных вопросов в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования архивных  документов и архивных фондов  в соответствии с действующим  законодательством.

       Органы местного самоуправления  в соответствии с федеральными законами и законами Челябинской области могут наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Магнитогорска, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий финансовых и материально-технических средств.

       С целью управления архивным  делом на территории города  Магнитогорска могут быть созданы:

     1) архивный отдел администрации города Магнитогорска (далее - архивный отдел), являющийся структурным подразделением администрации города;

     2) муниципальное учреждение.

     Архивный  отдел осуществляет свою деятельность на основании положения, утвержденного  главой города. Муниципальное учреждение «Городской архив» осуществляет свою деятельность на основании Устава.

       Хранение, комплектование, учет и  использование архивных фондов  и архивных документов, находящихся  в муниципальной собственности  города Магнитогорска, осуществляется  архивным отделом администрации города и муниципальным учреждением «Городской архив».

       Архивный отдел осуществляет  постоянное хранение документов, то есть хранение документов  без определения срока (бессрочное).

     Муниципальное учреждение «Городской архив» осуществляет хранение документов по личному составу ликвидированных организаций и иных документов в соответствии с заключенными договорами.

       К источникам комплектования  муниципального архивного фонда  относятся:

     1) государственные органы и организации  Челябинской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения Челябинской области, находящиеся на территории города Магнитогорска, в случае наделения органов местного самоуправления города Магнитогорска отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, относящихся к государственной собственности Челябинской области;

     2) органы местного самоуправления, муниципальные организации;

     3) организации иных форм собственности  и граждане в случае заключения  соответствующего договора.

       Архивный отдел составляет список  источников комплектования, передающих  архивные документы, который утверждается  главой города по согласованию  с экспертно-проверочной комиссией  уполномоченного органа исполнительной  власти Челябинской области в области архивного дела.

     Включение в указанный список негосударственных  и немуниципальных организаций, а также граждан осуществляется на основании договоров.

       Документы, находящиеся в муниципальной  собственности города Магнитогорска,  по истечении срока их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, расположенных на территории города Магнитогорска, передаются на постоянное хранение в муниципальный архивный фонд в соответствии с компетенцией архивного отдела и муниципального учреждения «Городской архив».

       Магнитогорскому городскому Собранию  депутатов, администрации города, муниципальным организациям запрещается  передавать образовавшиеся в  процессе их деятельности документы  Архивного фонда Российской Федерации  в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, негосударственные организации.

       Передача документов на постоянное  хранение в архивный отдел  осуществляется при наличии обязательного  бесплатного экземпляра документов  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

     Финансовое  и материально-техническое обеспечение  деятельности в области архивного  дела, формирование и содержание архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Магнитогорска, является расходным обязательством города Магнитогорска.

     Органы  местного самоуправления обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые для  комплектования, хранения, учета и  использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие необходимым требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

     Органы  местного самоуправления, принимающие  решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

       Муниципальное учреждение «Городской архив» вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено его учредительными документами и соответствует достижению целей, ради которых оно создано, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации.

     Финансовое обеспечение отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в области архивного дела, осуществляется за счет предоставляемых бюджету города субвенций из соответствующих бюджетов.

     Органы  местного самоуправления имеют право дополнительно использовать собственные материальные ресурсы и финансовые средства для осуществления переданных им отдельных государственных полномочий в области архивного дела в случаях и в порядке, предусмотренном действующим законодательством ⁷. 
 

     2.2. Анализ архивного хранения отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

     Основываясь на положение об отделе по делам  архивов администрации г. Магнитогорска  об организации архивного дела проведен анализ недостатков в оборудовании ⁷.

     Архивный  отдел администрации небольшой. Состоит из трех руководителей. Помещение не соответствует требованиям.

     Условия хранения документов должны обеспечиваться:

     - предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

     - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

     - применением специального оборудования  для хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок и т.д.);

     - созданием оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий ²⁹.

     Помещение не соответствует требованиям, оборудование помещения архива нужно менять и  докупать. Температурно-влажностный  и световой режим в помещении  не соблюдается.

     По  нормам для архивов должны создаваться специальные здания, но если их нет, то выделяются приспособленные помещения. В администрации, как раз, так и приспособленное помещение. Для такой муниципальной организации должно создаваться специальное здание, так как структура большая и, следовательно, документов будет много храниться.

     В целом созданы оптимальные условия  хранения документов, и работы с  ними, которые предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

     - хранилище для хранения документов;

     - помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

     - помещения для работы исследователей (читальный зал);