Составление характеристик и правила их оформления

На работу в ООО «Зарница» поступил в 1999 году. Работал в должностях техника, инженера-технолога, начальника отдела контроля качества. В должности начальника отдела контроля качества, занимаемой с 2001 года, организовал разработку нового стандарта по контролю качества выпускаемой продукции, создал высококвалифицированный коллектив специалистов контроля качества.

    Более развернутое перечисление выполняемых  работником обязанностей нужно указывать  только в том случае, если об этом просит сам работник, адвокат или  иное лицо, запрашивающее характеристику. Представляется, что для таких ситуаций проще подготовить копию должностной или производственной инструкции работника, а в характеристике основной акцент сделать на достижения работника. 

    2) деловые качества работника, проявленные им в ходе трудовой деятельности. Фактически в этом блоке приводится оценка поведению работника, данная ему его коллегами, непосредственным руководителем, подчиненными сотрудниками, службой кадров. Для подготовки характеристики в этой части также могут быть использованы оценки, данные работнику в ходе последней аттестации.

    Какие именно деловые качества должны приводиться  в характеристике, сотрудник кадровой службы должен определить вместе с  работником, адвокатом или иным запрашивающим  характеристику лицом, а при невозможности консультаций с заинтересованными лицами, самостоятельно, руководствуясь целями и основаниями составления характеристики.

    При трансформации кратких оценок в  основной раздел характеристики нужно  придерживаться следующих правил:

    -  для описания качеств работника используется повествовательная форма текста документа, например, «проявил», «характеризуется», «относится»;

    - стиль изложения должен быть нейтральным, при описании качеств работника недопустимо использование эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (метафор, эпитетов, гипербол и т.д.);

    - текст характеристики должен быть емким и ясным, характеризоваться логической и грамматической связанностью текста, простотой языка; краткость изложения, тем не менее, должна давать читающему характеристику возможность составить полное представление о работнике;

    - в тексте характеристики недопустимо использование оборотов разговорной речи, техницизмов, профессионализмов, применение иностранных слов и терминов при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке, собственных сокращений слов, выражений «и т. д.», «др.» и иных;

    -  несмотря на то, что характеристика представляет собой описание качеств работника, тем не менее, в ней нежелательно использование личных местоимений («он», «она», пр.).

    Характеристика  на работника должна быть максимально  объективной. Составляя ее, сотрудник  кадровой службы должен дать реальное и правдивое, а не желаемое или  идеальное, описание работника. Если у  последнего есть недостатки, они должны найти отражение в характеристике. Как показывает практика, более объективной считается характеристика, в которой соотношение недостатков и положительных качеств составляет 1:5, то есть недостатков не должно быть более 20%. Изменение соотношения в пользу отрицательных качеств делает характеристику отрицательной, а в пользу положительных — вызывающей сомнения в объективности.

    Перечисляя  недостатки работника (по тем же направлениям деятельности, что и положительные  качества), следует быть корректным и воздерживаться от явно выраженных негативных оценок. Недостатки желательно увязывать с достоинствами, а некоторых случаях нужно постараться нейтрализовать их перечислением положительных качеств.

    Сказанное вовсе не означает, что если у  работника нет недостатков, то для придания характеристике большей объективности их нужно придумать. Просто нужно стремиться к тому, чтобы этот документ максимально точно характеризовал работника; 

    3) участие в проектах организации,  вклад работника деятельность  организации. Этот блок следует приводить после описания деловых качеств. Если работник участвовал в важных проектах, желательно охарактеризовать степень его участия, личного вклада и, по возможности, проявленные при этом качества. 

    4) личные качества работника, проявленные  им в ходе трудовой и общественной деятельности. При описании личных качеств работника руководствуются вышеизложенными правилами. Как и деловые, личные качества описываются в форме суждений о работнике. Для того, чтобы было легче вспомнить черты характера работника, также можно воспользоваться таблицей, в которой составитель сначала дает короткие ответы на вопрос «какой» и только затем трансформирует их в единый текст.

    Если  в составлении характеристики не принимает участие психолог, не следует  увлекаться психологической оценкой. Максимум, что может сделать сотрудник кадровой службы, это описать склад характера (спокоен, импульсивен и т.д.) или темперамент (сангвинический (уравновешенный, подвижный), холерический (неуравновешенный, подвижный), флегматический (уравновешенный, инертный), меланхолический (неуравновешенный, малоподвижный). При этом нужно отметить, что выводы о складе характера или темпераменте работника будут объективными только в том случае, если они основаны на длительных наблюдениях за ним;

    5) результаты обучения, переподготовки и повышения квалификации. В основном эти сведения приводятся в характеристиках, запрашиваемых новым работодателем работника, органами, устанавливающими новый профессиональный статус работника, пр. В характеристиках, составляемых для представления в суд и иные юрисдикционные органы, эти сведения будут избыточными, если только они не приводятся для «полноты картины» или для компенсации недостатка информации о трудовой деятельности. 

    6) сведения о наградах и поощрениях, дисциплинарных взысканиях. Эта информация устанавливается по данным личной карточки работника. Если работник имеет несколько однородных поощрений, их можно указать в общем виде. Значимые поощрения и награды необходимо выделить особо.

    Если  у работника есть «неснятые» или «непогашенные» дисциплинарные взыскания, то при решении вопроса о том, следует ли указывать их в характеристике, сотрудник кадровой службы должен руководствоваться принципом объективности информации. Однако, следует отметить, что право указывать или не указывать ту или иную информацию всецело принадлежит кадровой службе, если в запросе из юрисдикционных органов нет прямого указания, что в характеристике должны быть указаны дисциплинарные взыскания (при их наличии).

    Характеристика  общественной деятельности

    В этом информационном блоке указывается, в каких общественных объединениях или органах состоит работник, в каких общественных проектах и  мероприятиях он принимает участие  и т.д. В данном блоке может  быть описана общественная деятельность работника как внутри организации, так и за ее пределами, но о которой кадровой службе достоверно известно из сообщений работника, иных источников. 

    Иные  сведения

    Еще раз обращаем внимание сотрудников  кадровых служб на то, что характеристика — это не личная или учетная  карточка работника, а документ, в котором работодатель должен дать оценку работнику. Если бы суд, правоохранительные и иные органы интересовали только справочные данные о работнике, им было бы достаточно копии личной карточки или выписки из нее.

    В том случае, если сотрудник кадровой службы опасается ошибиться в  своих оценках или не может  дать их ввиду отсутствия психологического образования, либо считает нужным воздержаться от оценок, но тем не менее сообщить сведения, которые могут представлять интерес для субъекта, использующего характеристику, ему можно посоветовать просто изложить факты, которые имели место за время работы работника в организации. В том случае, если он сам не был свидетелем этих фактов, желательно указать, откуда ему известна эта информация. В характеристике можно привести краткое содержание заявлений, высказываний или утверждений работника, которые могут дополнительно охарактеризовать его.

    Несмотря  на то, что эта информация констатирующего  характера, она может повлечь  для работника более существенные последствия, чем оценочные характеристики. Поэтому, нужно отдавать отчет, как она будет истолкована.

    Что нежелательно делать в характеристике, так это высказывать прогнозы и предположения, если только в этом нет особой необходимости.[1, с. 45] 
 

4. Цели, для которых составляется характеристика 

    В конце характеристики указывается, для каких целей выдана характеристика. Если она заведомо известна, то об этом непосредственно указывается в  характеристике, например:

    Настоящая характеристика выдана для предъявления в Головинский межмуниципальный (районный) суд Северного административного округа г. Москвы.

    Если  характеристика готовится для использования  в нескольких органах, то в ней  можно записать:

    Настоящая характеристика выдана для предъявления по месту требования.

    Если  дата составления характеристики не указывалась в заголовочной части, ее можно указать в этом информационном блоке, например:

    Настоящая характеристика составлена 14 января 2009 года и выдана для предъявления по месту требования.

    Место представления характеристики может  быть указано и в заголовочной части, например, в случае если характеристика готовится для представления  потенциальным работодателям, то место  представления можно указать  следующим образом:

    ХАРАКТЕРИСТИКА 

    на Иванова Алексея Петровича 

    Выдана  для предоставления 

    по  месту трудоустройства 
 
 

5. Правила оформления  и выдачи характеристик 
 

    Обычно, характеристики составляются сотрудниками кадровой службы. При этом первичная  характеристика, которая ложится  в основу официального документа, как правило готовится непосредственным руководителем работника. За основу общей характеристики могут быть взяты опросы коллег или подчиненных самого работника.

    Вне зависимости от того, кто готовит  характеристику, в локальном нормативном акте организации должно быть четко определено кто имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны заверяться.

    Для характеристик, предназначенных для  внешнего использования, главным требованием  является их официальность. Поэтому, они  должны подписываться первым лицом организации или уполномоченным им лицом и заверяться печатью организации. В ряде компаний практикуется заверение характеристики второй подписью — непосредственного руководителя кадровой службы.

    Внутренние  характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиски печати в них не проставляются.

    Характеристики  относятся к документам, содержащим персональные сведения о работнике, а, следовательно, их подготовка и представление  должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 88 Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом).

    В том случае, если инициатором составления  характеристики, предназначенной для  внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку. Взять расписку о получении характеристики следует и у адвоката работника, получающего ее на руки. Для учета выданных организацией внешних характеристик ведется соответствующая книга (журнал, альбом), предусмотренная локальным Положением о защите персональных данных работников, в которой проставляются отметки о выданных характеристиках и росписи получателей (при получении на руки). При направлении характеристик по почте в ней проставляются отметки о получении, проставляемые на основании почтовых уведомлений.

    С характеристики, передаваемой или направляемой по почте инициатору ее составления, снимается копия, которая помещается в личное дело работника. Причем, это  касается как характеристик на работающих сотрудников, так и на уволенных.[4, с.113] 

6. Влияние характеристики 

    При составлении характеристик возникает большое количество вопросов об этичности приведения той или иной информации. Желание сотрудников кадровых служб «не навредить» иногда приводит к тому, что характеристики превращаются в «похвальные листы».

    По  мнению судей, должностных лиц юрисдикционных органов, принимающих решения о  наказании, большинство характеристик  пишется по одному шаблону, и все  они похожи на представления работников к награждению. Если инициаторами возбуждения уголовного дела или дела об административном правонарушении являются сами работодатели, то имеет место полная противоположность — характеристики на работников, совершивших служебные правонарушения, направленные против интересов собственников предприятия, изначально похожи на приговоры. Объективных характеристик — единицы.