Составление характеристик и правила их оформления

    МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ 
УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.П. ГОРЯЧКИНА 
 

    КАФЕДРА « Бухгалтерский учет» 
 
 

    Реферат

    по  дисциплине: «Документирование управленческой деятельности» 

    на  тему: «Составление характеристик и правила их оформления» 
 
 
 
 
 
 

Вариант 30/10

    Выполнила Савкина Е.А.

    33 ИЭФ

    Преподаватель Сабирова Е.Н. 
 
 

    Москва 2009 г.

    Содержание

    I. Теоретическая часть

Введение………………………………………………………………………стр.3

1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования………………………………………………………….стр.4
2. Характеристики, предназначенные для внутреннего использования………………………………………………………….стр.5
3. Содержание характеристики………………………………………….стр.5
4. Цели, для которых составляется характеристика…………………..стр.14
5. Правила оформления и выдачи характеристик…………………….стр.15
6. Влияние характеристик………………………………………………стр.16

Заключение…………………………………………………………………..стр.19

        II. Практическая часть

Трудовой  договор……………………………………………………………стр.20

Список  использованной литературы……………………………………….стр.23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    I. Теоретическая часть

    Введение

    Характеристика  – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных  ситуациях. И хотя законодательство в сфере труда и трудовых отношений  не требует обязательного представления  работником характеристики, многие организации не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а в некоторых случаях организации могут обратиться с официальным запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника. Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный поход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Именно потому, что характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника выражений и несправедливых оценок.

    Как правило, в характеристике приводится оценка работника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности работника, деловых и личных качеств.

    В зависимости от цели составления  и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные  для использования в организации (далее по тексту «внутренние») и  характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее — «внешние характеристики»).

    Содержание  и структура характеристики зависит  не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей. 

1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования

    Внешние характеристики составляются по просьбам самих работников (для представления  по месту запроса), требованиям государственных  и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя требуются характеристики, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, пр.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч. юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).

    Наиболее  сложным для сотрудников кадровых служб является составление характеристик, затребованных адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).

    Во  всех случаях привлечения работника  к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие. В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем — должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику.[2, с. 257] 

    2. Характеристики, предназначенные  для внутреннего  использования

    Случаи  и основания составления внутренних характеристик должны быть определены в локальных нормативных актах. Преимущественно потребность в  них возникает при решении вопросов о переводах на вакантные должности, о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия, об определении соответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации), о поручении работнику новых обязанностей (например, руководства новым проектом), о направлении в длительную и ответственную служебную командировку и т.д.

    Рекомендации, изложенные в предыдущем разделе, могут  быть использованы при составлении  внутренних характеристик. Однако во внутренних характеристиках больший акцент должен быть сделан на трудовой деятельности работника.

    В зависимости от цели составления  характеристики в ней помимо качеств  работника могут приводиться  оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д.

    Нередко внутренние характеристики являются составными частями других документов, например, представлений, о которых речь пойдет в следующем номере журнала.

    Так как внутренняя характеристика составляется исключительно для внутреннего пользования, то указывать в ней место представления не нужно.

    В некоторых случаях возникает  необходимость в указании должностного лица, по просьбе (требованию) которого составлена характеристика.[3, с. 434]

    3. Содержание характеристики

    Содержание  характеристики условно можно разбить  на две части — заголовочную и  основную. В первой указываются: заголовок  документа — «ХАРАКТЕРИСТИКА», фамилия, имя и отчество сотрудника.

    В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику.

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на Иванова  Алексея Петровича 
 

В эту часть  могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику, например:

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на работника  ООО «Зарница» 

Иванова Алексея Петровича 
 

    Вместо  «работника» в заголовке к  тексту можно указать конкретное наименование должности (профессии, специальности), занимаемой (выполняемой) работником. Однако такой подход больше подходит для внутренних характеристик, так  как для внешних важна вся трудовая деятельность работника, а не только в последней должности (по последней профессии).

    На  практике в заголовочной части нередко  указывается год рождения.

ХАРАКТЕРИСТИКА 

на Максимова  Олега Ивановича 

1960 года  рождения 

    Здесь же, в заголовочной части приводится дата составления характеристики, например:

Дата  составления: 14.01.2005 

ХАРАКТЕРИСТИКА 
 

    Дата  составления может быть указана  и в составе подписей должностных  лиц, заверяющих характеристику, или  в конце текста.

    Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

    1)  общие биографические сведения;

    2) краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;

    3) характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;

    4) характеристика общественной деятельности;

    5) иные сведения.

    Рассмотрим  их подробно. 

    Общие биографические сведения

    Под общими биографическими сведениями понимаются дата и место рождения, сведения об образовании (уровень образования, наименования учебных заведений и время получения образования). Эту информацию кадровая служба устанавливает по личной карточке работника и иным учетным документам.

    Общие биографические сведения могут излагаться двумя способами:

    а) в повествовательной форме изложения  — когда данные указываются в одном предложении (в нескольких предложениях одного стиля) с сохранением единого смысла, например:

Викторов  Андрей Петрович, 1970 года рождения, в 1994 окончил Московский государственный агроинженерный университет по специальности «Экономика и управление на предприятии в АПК», имеет высшее образование.  

    б) в анкетно-списочной форме изложения  — когда данные указываются в виде списка, например:

Дата  рождения: 17 марта 1965 г.

Образование: высшее по специальности «Экономика и управление на предприятии в АПК», МГАУ им.В.П. Горячкина, 1998. 

    Если  работник имеет несколько уровней  образования (по разным направлениям) или два (и более) образования  одного уровня (например, два высших), то они отражаются в характеристике с акцентом на основное или главное  для работника.

    В этом же блоке указываются сведения о воинской службе, например:

Викторов  Андрей Петрович, 1970 года рождения, в 1994 окончил Московский авиационный  институт по специальности «Динамика  управления полетом, летные испытания», имеет высшее образование. С 1988 года по 1989 год проходил службу в рядах Советской Армии.  

    В краткую справку о биографии  работника могут быть включены сведения о семейном положении — состоянии  в браке, наличии детей и т.д., например:

    Разведен (1999 год), имеет 7-летнюю дочь. 

    Краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы

    Данный  блок редко включается в характеристику — как правило, по просьбе самого работника или его адвоката. В  этом случае сотрудник кадровой службы указывает от 3 до 5 мест работы до последнего места, например:

До поступления  на работу в ООО «Зарница» сменил три места работы: кооператив «Пластик» (1988 — 1991), работал пресовщиком изделий  из пластмассы; ТОО «Альфа» (1991 — 1996), работал агентом по продажам; Московский химико-технологический институт (1996 — 1999), работал лаборантом химического анализа.

Характеристика  с предыдущего места работы (Московского  химико-технологического института) положительная, уволился по собственному желанию.

    Эти данные устанавливаются по трудовой книжке работника. 

    Характеристика  трудовой деятельности по последнему месту  работы

    В данном информационном блоке сотрудникам  кадровой службы можно порекомендовать  излагать сведения о работнике в  следующем порядке:

    1) должности (профессии, работы), которые  работник занимал (выполнял) в данной организации, краткое описание обязанностей по последней занимаемой должности (выполняемой работе) или по нескольким последним должностям (работам), интересующих субъекта, запросившего характеристику. Например: