Согласно Основным положениям
государственной службы документационного
обеспечения управления в состав
делопроизводственной службы, как правило,
включаются: подразделения по учету
и регистрации, контролю, совершенствованию
работы с документами и внедрению
технических средств, рассмотрению
писем, секретариат, экспедиция, машинописное
бюро, архив.
Служба делопроизводства
в Управлении Пенсионного фонда РФ
по г. Курску и Курскому
району Курской области создана совсем
недавно, в январе 2010 г. и представлена Отделом по ведению
делопроизводства. Отдел по ведению
делопроизводства (далее по тексту «отдел»)
является структурным подразделением
Управления ПФР по г. Курску и Курскому
району Курской области (далее по тесту
«Управление»). Отдел подчиняется начальнику
Управления.
Отдел осуществляет работу
в соответствии с законодательными
и нормативными актами Российской Федерации,
нормативно-распорядительными документами
Управления ПФР и Исполнительной
дирекции ПФР, Положением о Пенсионном
фонде РФ в части касающейся вопросов
организации делопроизводства и
документального обеспечения, правилами,
инструкциями и положениями, разработанными
Пенсионным фондом РФ, распоряжениями
и приказами управляющего Отделением
ПФР, приказами и распоряжениями начальника
Управления, а также Положением об
отделе по ведению делопроизводства Управления
ПФР по г. Курску и Курскому району Курской
области.
В своей деятельности Отдел
руководствуется:
- основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД);
- государственными стандартами на систему организационно-распорядительной документации (ОРД);
- требованиями Росархива по вопросам работы с документами и архивного дела;
- положением об Управлении;
- положением об отделе по ведению делопроизводства в Управлении ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (см. приложение 1).
Отдел по ведению
делопроизводства возглавляет
начальник отдела, которого замещает,
в случае его отсутствия - старший
специалист отдела. Численность отдела
составляет 7 человек (начальник отдела,
2 старших специалиста, 2 специалиста 1
разряда и 2 специалиста 1 разряда (архивариусы).
Основной задачей
Отдела является
обеспечение четкой
организации делопроизводственного
обслуживания в Управлении в
соответствии с основными положениями
ЕГСД.
В соответствии с основными
задачами на отдел возлагаются следующие
функции:
- обеспечение своевременной регистрации входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству Управления, с использованием ПК электронного документооборота;
- контроль за сроками прохождения служебных документов;
- контроль за соблюдением порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовка проекта номенклатуры дел и представление его на утверждение в установленном порядке, ведение учета, обработки и хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками хранения;
- ведение индексации отделов по Управлению;
- организует работу совещаний у руководства Управления и контроль за выполнением принятых им решений;
- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;
- организация работы по комплектованию архива Управления документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях, организация работы по приему руководством Управления посетителей, организация и подготовка приветственных адресов, поздравлений по случаю праздников и знаменательных дат;
- обеспечивает выполнение установленных требований по защите информации при работе со служебными документами;
- предоставляет установленные формы отчетности и другую информацию, по вопросам компетенции Отдела, в Отделение ПФР по Курской области;
- составление телефонного справочника работников Управления и оперативное информирование Отделение ПФР по Курской области;
- осуществление контроля за сохранностью документов, поступающих в архив и сроками хранения архивных пенсионных дел.
Отдел по ведению делопроизводства
имеет право: запрашивать и получать
у структурных подразделений
документы и сведения, необходимые
для выполнения возложенных на Отдел
задач; возвращать исполнителям в структурные
подразделения для доработки
служебную корреспонденцию, составленную
с нарушением делопроизводства; давать
отделам разъяснения по вопросам,
относящимся к компетенции отдела
по ведению делопроизводства; требовать
от исполнителей доработки документации,
подготовленных с нарушением делопроизводства.
Основным нормативным
документом по делопроизводству в Управлении
ПФР по г. Курску и Курскому району Курской
области является Инструкция по делопроизводству
(см. приложение 2). Однако данная Инструкция
не переработана в соответствии с «Правилами
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»40, что является негативным моментом
в работе по ведению делопроизводства
Управления ПФР.
Действующая Инструкция
устанавливает единую систему подготовки
и оформления документов, организацию
их учета, поиска, контроля исполнения
и хранения.
Положения инструкции распространяются
на организацию работы с документами
независимо от вида носителя, включая
их подготовку, регистрацию, учет и
контроль исполнения, осуществляемые
с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
В деятельности Управления
ПФР г. Курска и Курского района по
Курской области образуются следующие
группы документов:
1. Организационно-правовые
документы – нормативные акты
определяющие статус Управления
и порядок его работы:
- положение об Управлении ПФР;
- положения об отделах Управления;
- штатное расписание;
- инструкции по отдельным видам деятельности;
- должностные инструкции;
- правила.
2. Организационно-распорядительные
документы - локальные нормативные
документы Управления ПФР, в
которых фиксируются решения
административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности Управления ПФР,
его подразделений и должностных
лиц:
- приказы начальника Управления по основной деятельности;
- приказы начальника Управления по административно-хозяйственным вопросам;
- протоколы совещания- планерок у начальника УПФР;
- указания начальника Управления по вопросам организации выполнения приказов, инструкций и других актов Управления или Отделения ПФР по Курской области;
- распоряжения начальника Управления по оперативным вопросам.
3. Информационно-справочные
документы:
- служебные записки, докладные, заявления;
- письма, телефонограммы, факсы, электронные сообщения;
- акты, справки, сводки, заключения, перечни;
- служебные письма (поступающие и создаваемые в Управлении);
- договоры (поступающие и создаваемые в Управлении).
Каждая из вышеперечисленных
групп, исходя из содержания конкретных
документов, подразделяется на типы:
- документы по основной деятельности;
- документы по планово-отчетной деятельности;
- документы по кадровой деятельности;
- документы по финансово-бухгалтерсой деятельности;
- документы по обращениям граждан;
- документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения);
- документы по административной деятельности.
В свою очередь, каждый тип документов,
состоит из нескольких видов.
Документы по основной
деятельности :
- приказы начальника Управления по основной деятельности;
- распоряжения начальника Управления по основной деятельности;
- протоколы совещания- планерок у начальника УПФР
- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам основной деятельности.
- переписка (служебные письма) с Отделением Пенсионного фонда РФ по Курской области по основным вопросам деятельности и др..
Документы по планово-отчетной
деятельности:
- комплексный план работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (годовой);
- квартальные планы работ УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области по основным направлениям деятельности;
- ежемесячная оперативная информация по выполнению комплексного плана работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области;
- информация о работе по основным вопросам деятельности отделов УПФР и др.
Документы по кадровой деятельности:
- договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- приказы по личному составу и командировкам;
- должностные инструкции;
- положения о структурных подразделениях;
- графики предоставления отпусков сотрудникам;
- положения, инструкции, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности и др.
Документы по финансово- бухгалтерсой
деятельности:
- приходные ордера;
- платежные поручения;
- лицевой счет, требования-поручения;
- расчетно-платежная ведомость;
- отчет кассира;
- накладные- требования на отпуск материалов;
- доверенность на получение товарно-материальных ценностей и др.
Документы по обращениям граждан:
- правила, инструкции, методические указания и рекомендации по работе с обращениями граждан;
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- справки, сведения и письма по рассмотрению обращений граждан и др.
Документы по общим
вопросам:
- договоры о допуске работников к конфиденциальной информации, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
- положения, инструкции, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).
Документы по административной
деятельности: