Система делопроизводства

• приказы начальника Управления и по административным  вопросам;
• договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры, контракты, соглашения, протоколы с организациями на выполнение строительных, ремонтных работ, закупку оборудования, программных продуктов, предоставление различных услуг, прежде всего - на конкурсной основе;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам административной деятельности;
• журнал регистрации входящей корреспонденции, журнал регистрации исходящей корреспонденции, журнал регистрации обращений граждан, журнал регистрации справок МСЭК, журнал регистрации уведомлений ДСВ, журнал регистрации ДСП, журнал учета выдачи путевых листов, журнал учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, журнал учета внутренних документов, журнал учета бланков строгой отчетности и др.

В соответствии с данными  правилами документооборота документы  в Управлении  по степени гласности  делятся на документы открытого  доступа и конфиденциальные.

К документам открытого доступа  относится информация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытие практически не отражается на делах Управления. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами и правилами Управления.

Анализ конфиденциальной документации и правила документооборота конфиденциальной документации в  Управления ПФР  рассмотрим в следующем разделе.  

 

2.2. Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в Управлении Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области

 

В Управлении Пенсионного фонда  РФ по г. Курску и Курскому району Курской  области ведение делопроизводства с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, осуществляется в соответствии с требованиями «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах Исполнительной власти» от 08.11.2005 г. №536 (данный документ утратил силу), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и  «Положением о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в Отделении и учреждениях ПФР, подведомственных Отделению» (см. приложение 3).

Типовая инструкции утратила  силу в связи с принятием нового нормативного акта «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Таким образом, «Инструкция по ведению делопроизводства в Управлении ПФР»,   «Положение о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера» и др. документы Управления ПФР, регулирующие деятельность по ведению конфиденциального делопроизводства не были переработаны в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Ответственность за обеспечение  сохранности конфиденциальной информации в Управлении ПФР, а также за выполнение полного комплекса мероприятий  по их защите  несет начальник   Управления ПФР.

В соответствии с Руководством по обеспечению защиты информации в  Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Правления  ПФР от 24.01.1996 № 2ДСП, сотрудники, допущенные к конфиденциальной информации, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного в ПФР режима защиты информации.

Допуск сотрудников к  конфиденциальной информации в Управлении осуществляется после изучения ими  требований нормативных документов ПФР по защите информации в части, их касающейся, проверки знаний указанных требований специалистами по защите информации и подписания обязательства по неразглашению сведений.

Конфиденциальное делопроизводство в Управлении не  выделено  в  отдельное делопроизводство. Издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возложена на специалистов отдела по ведению делопроизводства.

Состав конфиденциальной информации Управления, фиксируется  в специальном  перечне, определяющим период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех) и список сотрудников организации, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе (см. приложение 4).

Перечень сведений конфиденциального характера в Управлении ПФР составляет следующая информация:

• служебные сведения;
• сведения из базы данных индивидуального (персонифицированного ) учета;
• сведения из базы данных о пенсионерах;
• сведения из регионального регистра получателей ЕДВ;
• сведения из ОГБД «Ветераны»;
• сведения из базы данных о плательщиках страховых взносов;
• сведения составляющие коммерческую тайну;
• сведения, составляющие банковскую тайну;
• сведения о создании и функционировании информационных технологий ПФР;
• сведения о системе защиты информации в Пенсионном фонде РФ;
• сведения о руководящих работниках системы    ПФР.

В конфиденциальном документообороте Управления ПФР выделяются следующие потоки документов:

• поток входящей конфиденциальной документации (состоящий из поступающих в Управление ПФР документов);
• потоки внутренней конфиденциальной документации (состоящие из конфиденциальных документов, созданных в Управлении и не предназначенных к выходу за его пределы);
• поток исходящей конфиденциальной документации (состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам).

На документах и на их проектах, содержащих информацию конфиденциального характера, обязательно проставляется пометка «Конфиденциально». Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Определение необходимости  проставления на документах и на их проектах, содержащих информацию конфиденциального характера, пометки «Конфиденциально» производится на основании Перечня сведений исполнителем и лицом, подписывающим документ.

В Управлении ПФР разрешается при переписке между структурными подразделениями системы ПФР пометку «Конфиденциально» не проставлять.

Доставка конфиденциальных документов в Управление  ПФР осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.

 

Прием и учет (регистрация) входящих документов, содержащих информацию конфиденциального характера, осуществляется специалистом   отдела по ведению делопроизводства, ведущим прием и учет несекретной документации.

При этом проверяется:  количество листов, количество экземпляров, наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных  документов - составляется акт в 2-х  экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Входящие документы с  пометкой «Конфиденциально»  учитываются совместно с другими несекретными документами в «Журнале регистрации входящей  корреспонденции» (Рисунок 3). Регистрация конфиденциального документа производится однократно.

 

№ п/п	Дата поступ ления	Входящий номер	Краткое содержание	Дата исполне ния	Резолюция	Примечание

 

Рисунок 3. Журнал регистрации входящей корреспонденции

 

На каждом зарегистрированном конфиденциальном документе в правом нижнем углу лицевой стороны  проставляется  штамп с указанием даты поступления  документа и его порядкового (входящего) номера с начала текущего года.

Затем документы передаются на предварительное рассмотрение  начальнику Управления ПФР для принятия решения.  После рассмотрения документа руководитель определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. 

Содержание резолюции (исполнитель, суть работы, срок исполнения) специалист отдела по ведению делопроизводства заносит в журнал регистрации входящей  корреспонденции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале  регистрации входящей корреспонденции.

По завершении работы над  документом на нем проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании  конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

• использоваться в дальнейшем;
• передаваться в архив на хранение;
• уничтожаться.

Работа с конфиденциальными  исходящими документами включает следующие  этапы:

• разработка проекта документа;
• согласование;
• подписание документа;
• регистрация документа;
• отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального  документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и  по необходимости согласовывается  с другими специалистами Управления.

На последнем листе (как  правило - на обратной стороне) исполнитель  осуществляющий подготовку конфиденциальной информации  указывает: количество отпечатанных экземпляров, фамилию  исполнителя, номер его телефона и дата печатания документа.

Далее проект документа предоставляется на подпись начальнику Управления.

После подписания документы вместе с черновиками передаются для регистрации специалисту отдела по ведению делопроизводства, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются этим работником под расписку в установленной графе журнала регистрации. Не подписанные, по каким - то причинам документы уничтожаются лично исполнителем методом сожжения или в бумагорезательной машине.

Получив документ к отправке специалист отдела по ведению делопроизводства, прежде всего, проверяется правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);  правильность адресованности,  наличие отметки об исполнителе; наличие всех страниц в документе и в указанных приложений.  Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

После проверки правильности оформления документа проставляется  исходящий номер. Данные об исходящем  документе заносятся в         «Журнал регистрации исходящей корреспонденции» (Рисунок 4).                    К регистрационному номеру (индексу) документа добавляется буква К.

 

№ п/п	Дата отправ ления	Исходящийномер	Краткое содержание	Дата исполне ния	Резолю ция	Примеча ние

 

Рисунок 4. Журнал регистрации исходящей корреспонденции

 

 Конфиденциальные документы, как правило, упаковываются в два пакета (конверта). На внутреннем пакете указываются гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, может ставиться и пометка «Лично», внутренний пакет опечатывается по склейкам.

Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями.

Подписанные начальником  Управления ПФР документы  должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных  руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. При необходимости направления документов с пометкой «Конфиденциально» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку документа.