Система делопроизводства

Введение

Актуальность темы исследования. В современной российской экономике обязательным условием успеха предприятия, фирмы, организации является обеспечение экономической безопасности их деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств зашиты информации предприятия, организации от злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.

Согласно общему подходу к составу  защищаемой информации защите подлежит вся конфиденциальная информация, доступ к которой ограничен. Она должна защищаться от утраты и утечки. Сейчас, в период установки новых экономических  отношений, перестройки общества защите информации уделяется значительное внимание. По этому вопросу приняты  законы и постановления правительства  Российской Федерации, издано большое количество методических и учебных пособий, во многих учебных заведениях готовят специалистов для данной сферы деятельности. Такое внимание обусловлено постоянно возрастающему значению информации и необходимости ее защиты.

Актуальность темы выпускной квалификационной  работы также связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Объектом данного исследования является конфиденциальная документация.

Предметом исследования является организация и технология  системы конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.

Методы исследования. В процессе подготовки выпускной квалификационной работы нашли применение общенаучные и специальные методы исследования: системный, библиографический, сравнительного анализа, синтеза.

Цель работы – рассмотреть существующую технологию конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району и предложить пути ее совершенствования.

Поставленная цель предполагает решение  следующих задач:

• изучить сущность и организацию делопроизводства в организации;
• определить понятие и критерии конфиденциальной документации;
• рассмотреть конфиденциальный документооборот  организации, как объект защиты;
• охарактеризовать место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства;
• проанализировать критерии отнесения документов к категории конфиденциальных в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району  Курской области;
• рассмотреть основные требования, предьявляемые к конфиденциальному делопроизводству, принятые в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г.  Курску и Курскому району Курской области;
• проследить общий порядок прохождения конфиденциальных документов  с использованием программного комплекса «Системы электронного документооборота»;

 

• разработать основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.

Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области делопроизводства, таких как: А.И. Алексенцева, Т.В. Кугушевой, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты Российской Федерации, периодические издания «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник кадровика»,  «Секретарь-референт», «Информмост- радиоэлектроника и радиотелекоммуникации».

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

И МЕСТО В НЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1. Сущность и организация делопроизводства в организации

 

Каждое  предприятие, в  независимости от формы собственности, масштабов  и структуры, стремится к повышению  эффективности своей деятельности.  В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Делопроизводство является крайне важным и достаточно мощным правовым средством, направленным на обеспечение  управления организациями и решения  стоящих перед ними задач.

Чтобы лучше понять, как  должно работать делопроизводство в  организации, необходимо уяснить сущность этого правового средства, его  цель и предназначение.

Сущность делопроизводства можно выявить в определении  этого термина, установленного государственным  стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Согласно указанному государственному стандарту: делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

Сущность и предназначение делопроизводства изложены в  «Правилах  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»², определяющим, для чего предназначены эти Правила а, следовательно, и само делопроизводство. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Таким образом, можно сделать  вывод, что делопроизводство - это  правовое средство (так как предусмотрено  действующими нормативными правовыми  документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей  документирование и организацию  работы с официальными документами.

Поскольку, как отмечено выше, делопроизводство по своей сути есть правовое средство управления, постольку  для правильной и рациональной его  организации и ведения необходимо глубокое понимание роли и места  делопроизводства в управленческой деятельности организации, на всех этапах процесса управления.

Организация системы и  процессов управления, являясь одной  из основных управленческих функций  в деятельности организаций, включает в себя реализацию следующих видов  деятельности:

• создание, реорганизация, ликвидация учреждения;
• установление структуры учреждения;
• определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной  деятельности учреждения формируется  система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и  работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.

Организационно-правовые документы  содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы  гражданского и административного  права, являясь правовой основой  деятельности организации. Эти документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей  организацией, руководителем организации  или ее коллегиальным органом  управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения. Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы  и организационные документы³.

К организационно-правовым документам относятся: учредительный договор, устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности, позволяющие  руководству обеспечивать решение  поставленных перед ним задач  с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят  результаты ее работы⁴.

К распорядительным документам относятся:  постановления, решения, приказы, выписки из приказов,  указания, распоряжения.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают информационно-справочные документы.

В состав информационно-справочных документов входят:  протоколы, докладные  записки, объяснительные записки, заявления, представления, переписка (деловые  письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения), акты, справки, сводки,  предложения, заключения и т.д.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия⁵.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по иерархическим уровням  системы управления: от работника  к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в  вышестоящую.

Таким образом, мы можем сделать  вывод, что организационные, распорядительные и информационно-справочные документы фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих действий, направленных на повседневное решение производственных задач.

Однако чтобы грамотно организовать «бумажную» систему организации, необходимо решить, какие документы действительно нужны организации.

Обязательный для любой  организации, независимо от профиля  и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское  законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые  подтвердят правоспособность организации, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный  договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Основной объём документооборота составляет документация, направления, и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов);
• документы фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу);
• финансовая документация;
• планово-отчетная документация.