Система делопроизводства

Сторонним организациям конфиденциальные документы пересылаются спецсвязью,  заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также сотрудниками Управления или сторонних организаций (запросивших информацию).

Отправка конфиденциальных документов сотрудниками лично не приветствуется. Разрешение на отправку должно исходить от руководства в форме разрешительной записи в регистрационной форме.

Передача конфиденциальной информации может также осуществляться в электронном виде по защищенным каналам связи, с соблюдением  требований «Руководства по обеспечению  защиты информации в Пенсионном фонде  Российской Федерации», утвержденных постановлением Правления ПФР от 24.01.1996 № 2ДСП.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим  порядком обращения исходящих, а  на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Выдача и возврат внутренних конфиденциальных документов  отражаются в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» (Рисунок 3)  и «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» (Рисунок 4 ).

При получении конфиденциального  документа сотрудник должен сверить  номер полученного документа  с его номером в журнале регистрации исходящей корреспонденции и расписаться за полученный документ               (в графе – Примечание). При возврате конфиденциального документа сотрудник отдела по ведению делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале регистрации входящей корреспонденции (в графе – Примечание) свою подпись и дату возврата документа.

Исполненные документы с пометкой «Конфиденциально» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства (см. приложение 5) совместно с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Конфиденциально». Доступ сотрудников подразделений к этим делам для ознакомления с подшитыми документами осуществляется на основании ограничительных списков, подписанных начальником Управления и наклеенных с обратной стороны лицевой обложки дела.

Снятие документов с особого  учета производится по указанию руководителя с истечением срока действия конфиденциальной информации. При этом зачеркивается пометка «Конфиденциально».

Аннулирование пометки «Конфиденциально» отражается в учетных документах. О снятии ограничения извещаются другие организации, в которые рассылался данный документ.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Конфиденциально» проводится один раз в год комиссией, назначаемой распоряжением начальника Управления. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.

Уничтожение дел и документов с пометкой «Конфиденциально», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в Управлении комиссией по акту. В журналах регистрации об этом делается отметка, об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

В случае утери конфиденциального  документа руководителем создается  комиссия, которая проводит расследование  по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем  принимается решение о привлечении  к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

 

2.3. Система электронного документооборота и порядок прохождения конфиденциальных документов в Управлении Пенсионного фонда РФ по     г. Курску и Курскому району Курской области

 

Электронный документооборот  – необходимость, продиктованная временем.

Для повышения оперативности  и четкости в работе с документами в Управлении  ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области в     2009 году была внедрена система электронного документооборота            Lotus Domino.

Систему электронного документооборота Lotus  Domino можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают Lotus Domino, как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов, критически важную для достижения успеха. Сегодня семейство клиент-серверных приложений Lotus Domino входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это программное обеспечение основой для эффективной и продуктивной работы⁴¹

Lotus Domino – это средство для групповой работы с электронными документами любого формата, позволяющее: регистрировать, централизованно хранить и обрабатывать любые документы, гибко изменять права доступа к документации, посылать документы на ознакомление и согласование, отдавать поручения и оперативно контролировать их исполнение, а так же много другое⁴².

Система построена по модульному принципу, и каждый ее модуль решает локальную задачу. Это означает, что каждая БД, входящая в систему выполняет свой непересекающийся набор функций.

СЭД Lotus Domino  функционирует по технологии «клиент - сервер», которая подразумевает хранение документов на выделенном компьютере - сервере (один сервер на организацию) - и их обработку пользователями на рабочих местах⁴³.

Запуск программы производится стандартными средствами Windows. Главное меню содержит ссылки на все модули системы электронного документооборота: «Регистрация документов», «Обращения граждан»,           « Библиотека документов»,  «Договоры», « Согласование»,  «Ознакомление»,  «Проекты»,  «ОРД», «Контакты» (справочник внешних корреспондентов) «Справочники», «Кадры», «Канцелярия», «Отчеты». Пункты главного  меню позволяют из одной точки перемещаться по всем модулям системы. Таким образом, главное меню выступает в роли навигатора по системе.

В системе электронного документооборота Lotus Domino осуществляется весь цикл работы с документами Управления ПФР: создание, редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, контроль их исполнения, подпись документов (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожение и др.

Пользователями системы  электронного документооборота являются практически все сотрудники Управления (до 80% сотрудников).

Для облегчения работы в СЭД  в Управлении ПФР была утверждена   Инструкция по работе с документами в связи с внедрением системы электронного документооборота (см. приложение 6), в которой детально отражен порядок прохождения и исполнения документов.

Рассмотрим общий порядок  прохождения конфиденциальных документов в Управлении с использованием программного комплекса «Система электронного документооборота» - комплекс программных средств на базе сервера Lotus/Domino по передаче документов посредством локальной вычислительной сети (ЛВС).

Конфиденциальные документы, поступающие в Управление ПФР на бумажных носителях или в электронном виде проходят первичную обработку и регистрацию в отделе по ведению делопроизводства в регистрационно-контрольной карточке (РКК) Базы Данных (БД) посредством ПТК «СЭД».

Конверты с документами  вскрываются (за исключением конвертов  с пометкой «лично»), проверяется  правильность доставки, целостность  упаковки документов.

В ходе регистрации конфиденциальных документов в РКК БД в ПТК «СЭД» заносятся следующие сведения о конфиденциальном документе:

• дата получения;
• регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• автор (корреспондент) – то есть чей это документ;
• заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
• № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации поступающих конфиденциальных документов в РКК БД в ПТК «СЭД» к регистрационному номеру (индексу) документа добавляется буква «К».

Документы, поступившие на бумажных носителях, сканируются и  прикрепляются к РКК. Документы, поступающие в электронном виде, присоединяются к электронной карточке без изменений.

На полученном документе проставляется  регистрационный штамп, реквизитами которого являются: регистрационный (входящий) номер и дата поступления документа. Документы, поступающие, в электронном виде присоединяются к РКК без изменений. После регистрации подлинники документов передаются на рассмотрение руководителю.

Руководитель, после рассмотрения, в резолюции/поручении на документ определяет порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом.

Рассмотренные руководством документы  передаются в приемную, где создается  электронная карточка резолюции (КР)/карточку поручения (ПК), в которую заносится информация об авторе резолюции, исполнителях, текст резолюции и сроке исполнения. Резолюция/поручение в БД представляется самостоятельным электронным документом. 

В карточке резолюции ставится пометка  о контроле, а также имя руководителя и дата постановки на контроль. Подлинники документов передаются исполнителям.

После сохранения электронной карточки резолюции, лицам, указанным в качестве исполнителей, рассылается письмо-уведомление  на почтовые ящики. В уведомлении  содержится ссылка на карточку резолюции  и на регистрационную карточку документа.

 В БД «Ознакомление» создается запрос на ознакомление, формируется лист участников ознакомления. Сотрудникам, указанным в листе ознакомления автоматически рассылается электронная копия документа для ознакомления.

Подлинник документа сдается в  архив, исполнители получают электронную  копию документа.

Обработка исходящих конфиденциальных документов, как в бумажном, так и в электронном виде, так же осуществляется  отделом по ведению делопроизводства в РКК БД в ПТК «СЭД». К регистрационному номеру (индексу) документа добавляется буква «К».

При регистрации исходящих  конфиденциальных документов работниками  отдела по ведению делопроизводства проверяется правильность оформления документов.

На исходящем документе  проставляется штамп, реквизитами  которого является: индекс структурного подразделения, регистрационный (исходящий) номер и дата.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее  документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Прохождение внутренних конфиденциальных документов на этапах их подготовки и  оформления должно соответствовать  прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения поступающих  документов.

Проекты конфиденциальных документов создаются в Базе Данных Организационно-Распорядительных Документов (БД ОРД), к PКK прикрепляется электронный вариант проекта документа, заполняются первичные реквизиты карточки, создается запрос на согласование проекта с заинтересованными сторонами.

Процесс согласования происходит с  использованием БД «Согласование». Исполнитель создает запрос на согласование и формирует лист согласования, в котором указывает всех заинтересованных лиц и очередность рассылки уведомлений. Возражения по проекту документа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и прикрепляется к РКК ОРД.

 После окончания процедуры  согласования документ передается  в отдел по ведению делопроизводства, где документ регистрируется  в БД «Регистрация документов»  (создается РКК).

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и  распределением обязанностей.

После подписания документа  начальником  Управления  ПФР первый экземпляр  документа  направляется ответственному исполнителю.

Электронные копии подписанных  руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в отделы Управления, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Важно отметить, что в Управлении СЭД Lotus Domino имеет собственную электроную почту, благодаря которой сотрудники могут отправлять друг другу электронные сообщения. Кроме того, система СЭД автоматически генерирует сообщения (напоминания) об этапах обработки документов для сотрудников, задействованных в работе с ними. Значок почтовой базы располагается на закладке «Почта» рабочей области - Lotus Domino. Руководители отделов в свою очередь, обязаны не реже 1 раза в час проверять свой электронный почтовый ящик для своевременного ознакомления с резолюциями (электронные почтовые ящики стоят только у руководителей отделов).

При получении письма уведомления  руководитель отдела должен открыть  карточку резолюции, ознакомиться с текстом резолюции и сроком исполнения, и перейти в регистрационную карточку документа, где содержится электронная копия документа.