| № п/п |
Документ |
Каким документом
регламентируется |
Примечание |
Срок хранения |
| 1 |
Правила внутреннего
трудового распорядка (ПВТР) |
Статья 189 ТК РФ |
При приеме на работу
(до подписания трудового договора)
работодатель обязан ознакомить работника
с ПВТР под роспись. Действуют
до замены новыми. |
Постоянно |
| 2 |
Положение о
защите персональных данных работников |
Статья 86 ТК РФ |
При приеме на работу
(до подписания трудового договора)
работодатель обязан ознакомить работника
с Положением о защите персональных
данных работников под роспись. Действует
до замены новым. |
Постоянно |
| 3 |
Штатное расписание
(ф. Т-3) (штатная расстановка) |
Статья 57 ТК РФ,
постановление Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1 |
Составляется
каждый раз, когда в него вносятся
те или иные изменения. |
Постоянно |
| 4 |
Книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей
к ним |
Инструкция
о порядке заполнения трудовых книжек
и вкладышей к ним (утверждена
постановлением Минтруда России от 10 октября
2003 г. № 69) |
Хранится в
отделе кадров и ведется постоянно. |
50 лет (но
при ликвидации компании в
архив города сдается вместе
с другими документами, срок
хранения которых составляет 75 лет) |
| 5 |
Приходно-расходная
книга по учету бланков трудовых
книжек и вкладышей к ним |
Инструкция
о порядке заполнения трудовых книжек
и вкладышей к ним (утверждена
постановлением Минтруда России от 10 октября
2003 г. № 69) |
Хранится в
бухгалтерии вместе с бланками трудовых
книжек и вкладышей к ним; в
отдел кадров бланки поступают по
заявке кадрового работника. |
50 лет (но
при ликвидации компании в
архив города сдается вместе
с другими документами, срок
хранения которых составляет 75 лет) |
| 6 |
Положение об оплате
труда, премировании и материальном
стимулировании |
Раздел 6 ТК РФ,
глава 21 ТК РФ |
При наличии
сложных систем оплаты и труда
и системы премирования. Действует
до замены новым. |
Постоянно |
| 7 |
Положение о
системе обучения |
Статьи 196, 197 ТК
РФ |
При наличии
системы обучения в организации. |
Постоянно |
| 8 |
Положение об аттестации
работников |
Статья 81 ТК РФ |
При проведении
аттестации по решению работодателя. |
Постоянно |
| 9 |
График отпусков |
Статья 123 ТК РФ,
постановление Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1 |
Утверждается
работодателем не позднее чем
за две недели до наступления календарного
года. |
1 год |
| 10 |
Трудовой договор |
Статьи 16, 56, 57, 67
ТК РФ |
Заключается в
письменной форме с каждым работником. |
75 лет |
| 11 |
Должностные инструкции
по каждой должности в соответствии
со штатным расписанием, рабочие
инструкции по профессиям |
– |
Принимаются по
решению работодателя. |
Постоянно |
| 12 |
Приказы о приеме
на работу |
Статья 68 ТК РФ |
Издаются на
основании трудового договора. Объявляются
работнику под роспись в трехдневный
срок со дня фактического начала работы. |
75 лет |
| 13 |
Приказы о переводе
на другую работу |
Статья 72.1 ТК РФ |
Издаются на
основании соглашения о переводе
на другую работу (дополнительного
соглашения к трудовому договору). |
75 лет |
| 14 |
Приказы об увольнении |
Статья 84.1 ТК РФ |
|
75 лет |
| 15 |
Приказы по основной
деятельности |
|
Издаются по
мере необходимости. Приказы по основной
деятельности, подготовленные кадровой
службой, регистрируются и хранятся
в канцелярии. В кадровой службе
ведется дело «Копии приказов по основной
деятельности». |
1 год (копии
приказов, хранящиеся в кадровой
службе) |
| 16 |
Приказы о предоставлении
отпусков |
Глава 19 ТК РФ, постановление
Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1 |
Издаются на
основании графика отпусков или
заявления работника |
5 лет |
| 17 |
Заявления работника
о предоставлении отпуска без
сохранения заработной платы |
Статья 128 ТК РФ |
Отпуска без
сохранения заработной платы предоставляются
по просьбе (по заявлению) работника
в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо
по требованию закона на основании
заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). |
5 лет |
| 18 |
Личная карточка
работника (форма Т-2) |
Постановление
Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1. |
Ведется на каждого
работника. |
75 лет |
| 19 |
Трудовая книжка |
Статья 66 ТК РФ,
постановление правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»,
Инструкция о порядке заполнения
трудовых книжек и вкладышей к
ним (утверждена постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Работодатель
ведет трудовые книжки на каждого
работника, проработавшего у него свыше
пяти дней. |
При увольнении
работник получает трудовую книжку на
руки. Невостребованные трудовые книжки
хранятся в организации 50 лет, при
ликвидации предприятия сдаются
в архив |
| 20 |
Договоры о
полной материальной ответственности |
Приложения 2, 4
к постановлению Минтруда России
от 31 декабря 2002 г. № 85 |
Заключаются с
работниками, которые непосредственно
обслуживают материальные ценности. |
5 лет |
| 21 |
Книга учета (журнал
регистрации) приказов по основной деятельности |
Инструкция
по делопроизводству в службе кадров
ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству
в службе кадров организации» (рекомендательно) |
Должна быть
пронумерована и прошнурована, скреплена
печатью и подписью работодателя |
5 лет |
| 22 |
Книга учета (журнал
регистрации) приказов о приеме на работу |
То же |
75 лет |
| 23 |
Книга учета (журнал
регистрации) приказов об увольнении |
То же |
75 лет |
| 24 |
Книга учета (журнал
регистрации) приказов о предоставлении
отпусков |
|
То же |
50 лет |
| 25 |
Журнал регистрации
командировочных удостоверений |
То же |
5 лет |
| 26 |
Табель учета
рабочего времени |
Часть 3 статьи
91 ТК РФ |
Работодатель
обязан вести учет времени, фактически
отработанного каждым работником |
75 лет |
| 27 |
График сменности |
Статья 103 ТК РФ |
Доводится до сведения
работников не позднее чем за один
месяц до введения его в действие. |
1 год |
| 28 |
Журнал учета
проверок инспектирующих органов |
Федеральный закон
от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав
юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей при проведении государственного
контроля (надзора)» |
Ведут все юридические
лица и предприниматели без образования
юридического лица |
Постоянно |
| 29 |
Протоколы заседаний,
постановления аттестационных квалификационных
комиссий |
Положение об аттестации
работников предприятия |
Оформляются аттестационной
комиссией |
15 лет |
| 30 |
Табели и
наряды работников вредных профессий |
Часть 3 статьи
91 ТК РФ |
Составляются
ежемесячно. |
75 лет |
| 31 |
Списки работающих
на производстве с вредными условиями
труда |
Постановление
Совета Министров СССР от 26 января 1991
г. № 10 «Об утверждении списков
производств, работ, профессий, должностей,
показателей, дающих право на льготное
пенсионное обеспечение» |
Если
производство с вредными условиями
труда; ведется постоянно. |
75 лет |
| 32 |
Списки работников,
уходящих на льготную пенсию |
|
50 лет |
| 33 |
Переписка о
назначении - государственных пенсий
и пособий; |
То же. |
|
5 лет
10 лет |
| |
- льготной пенсии |
|
|
|
| 34 |
Инструкции
по охране труда по профессиям |
Раздел 10 ТК РФ |
|
Постоянно |
| 35 |
Журнал инструктажа
(ознакомления с инструкциями) |
Раздел 10 ТК РФ |
|
10 лет |
| 36 |
Журнал прохождения
работниками обязательного медицинского
освидетельствования |
Статья 69 ТК РФ,
приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта
1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных
и периодических медицинских
осмотров работников и медицинских
регламентов допуска к профессии»
(в ред. от 06.02.2001) |
|
5 лет |
| 37 |
Акты о несчастных
случаях |
Постановление
Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об
утверждении форм документов, необходимых
для расследования и учета
несчастных случаев на производстве,
и положения об особенностях расследования
несчастных случаев на производстве
в отдельных отраслях и организациях» |
|
45 лет |
| 38 |
Акты расследования
профессиональных отравлений и заболеваний |
|
45 лет |