Работа с документами в высшем учебном заведении Саратовском институте (филиале) Московского государственного университета коммерции (СИ

5.4 ПРОТОКОЛЫ

              Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (см. приложение 14). В коммерческом предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

              Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включаемым в повестку дня.

              Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

              В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

              Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилия приглашенных. Если присутствовало более 10, указывается их общее количество.

              Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждении. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

              После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих  и через тире – краткое изложение текста выступления.

              Если в ходе выступления или в обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы  в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

              Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

              Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников института в виде копии самого протокола или выписки, постанавливающей части из него (см. приложение  ), либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

              Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

5.5 ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Это копия части документа. В выписки содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть) (см. приложение 15).

Реквизиты выписки таковы:

Наименование министерства или ведомства;

Наименование организации;

Наименование вида документа (выписка из протокола);

Дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;

Место составления или издания документа;

Заголовок к тексту.

6 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

              Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу.

              Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные  (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

              Прием на постоянную работу в СИ МГУК сопровождается составлением документов по следующей схеме (рис 3 ).

Рис.3.  Схема документирования при приеме на работу

              Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственное предприятие.

              Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

              На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

              Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на его номер заводится лицевой счет по заработной плате.

              Увольнение работника в СИ МГУК производится по следующей схеме (рис. 4).

Рис.4. Схема документирования при увольнении работника

              Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование ректору (статья 31 КЗоТ РФ). Ректор СИ МГУК издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

              При переводе  работника на другую должность в рамках СИ МГУК порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рис. 5).

Рис.5.   Схема документирования при переводе работника

              Ректор издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, а в случае изменения оклада производится соответствующее изменения в лицевом счете по заработной плате.

6.1 РЕЗЮМЕ

              Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу (см. приложение 16). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другим специальностям, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.

6.2 ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ (ДОГОВОР)

              Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующих их. Сторонами трудового контракта являются СИ МГУК (работодатель) и работник (контрактант) (см. приложение 17).

              В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

              При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

o        Место работы (наименование предприятия, куда нанимается работник, его адрес);

o        Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

o        Дату начала работы и ее окончание, если заключен срочный трудовой контракт;

o        Оплату труда;

o        Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей), повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

o        На постоянных работников;

o        На временных работников;

o        Работающих на основном месте работы;

o        Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно КЗоТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По согласию сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных  случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации. Наряду с доплатами стороны могут договариваться об иных видах поощрения, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год т т.д.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласию сторон следующие условия:

o        Основания увольнения работника;

o        Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

o        Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗоТ РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятие, второй – у работника. Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников института. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким либо причинам приказы по личному составу, и – 5 лет после увольнения работников при наличии приказов.

6.3 ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

              Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия (см. приложение 18). Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗоТ РФ).

              Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…). Оформляются приказы по личному составу на бланках института для внутренних документов.

              Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть может не указываться.

              Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество «без сокращений», должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗоТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приемка (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.