Работа с документами в высшем учебном заведении Саратовском институте (филиале) Московского государственного университета коммерции (СИ

Таблица 1: «Схема-макет поступившего документа».

3 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

              Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называются организационными документами.

              Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

              Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, а также с юристом.

3.1 УСТАВ

              Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

              Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен включать в себя следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой устава является дата его утверждения; отметка о регистрации устава; место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности.

              Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт). Устав СИ. МГУК содержит следующие разделы (см. приложение 1):

1)Раздел 1. Общие сведения;

2)Раздел 2. Прием в Институт и организация учебного процесса;

3)Раздел 3. Управление институтом;

4)Раздел 4. Субъекты учебной и научной деятельности института, их права и обязанности;

5)Раздел 5. Подготовка и переподготовка, повышение квалификации научно-педагогических, научных и других кадров;

6)Раздел 6. Финансово-хозяйственная деятельность института;

7)Раздел 7. Научная (научно-исследовательская), научно-техническая и инновационная деятельность;

8)Раздел 8. Международная деятельность института;

9)Раздел 9. Учет, отчетность и контроль;

10)Раздел 10. Реорганизация и ликвидация института.

              Устав Саратовского института утверждался Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации.

              Формуляр-образец включает следующие реквизиты:

      Наименование министерства или ведомства;

      Наименование организации;

      Наименование вида документа (устав);

      Дата документа;

      Регистрационный номер документа;

      Место составления или издания документа;

      Гриф утверждения документа;

      Текст документа;

      Подпись руководителя.

Устав СИ (филиал) МГУК зарегистрирован в администрации г. Саратова. Отметка о регистрации устава включает наименование организации, дату регистрации, государственный регистрационный номер и заверяется печатью регистрирующего органа.

3.2 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

              Должности и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В настоящее время, в условиях перехода на контрактную систему найма на работу, далеко не все руководители организаций считают обязательным составление штатного расписания, т.к. индивидуальная оплата труда работника оговорена в заключенном с ним контракте.

              К функциям этого документа, определяющим его значение, относятся: фиксированные структуры управления предприятием; нормирование численности работников; регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов, контроль за соблюдение уровня административно-управленческих расходов; сравнение работником своей фактической загрузки с нормированной; выполнение профсоюзом предприятия защитной функции.

              Штатное расписание составляется на бланке СИ МГУК и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы (см. приложение 2).

              Унифицированная форма этого документа была разработана в нашей стране еще в 1980г., включена в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и с тех пор официально не менялась. Представляется возможным использование этой формы современными организациями с внесением, по необходимости, определенных корректировок и изменений, обусловленных спецификой перехода к рыночным отношениям. Так, экономисты предлагают, например, следующую таблицу для штатного расписания:

Штатное расписание подписывается ректором или проректором института, согласовывается с главным бухгалтером и в случае подписания проректором обязательно утверждается ректором , т.к. штатное расписание входит в перечень документов подлежащих утверждению и удостоверению печатью (возможен другой порядок оформления этого документа в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности организации).

Изменения в штатном расписание вносятся приказом ректора института (см. приложение 2).

3.3 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

              Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила составляются на общем бланке института руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются ректором института (см. приложение 3). При составлении текста Правил можно использовать типовые правила  внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций.  

3.4 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

              Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия (см. приложение 4).

              На основе должностной инструкции разрабатывается должностной контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом института и утверждается ректором института. Все существенные изменения  в должностную инструкцию вносятся  приказом ректора СИ МГУК.

              Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1)     Общие положения.

2)     Функции

3)     Должностные обязанности.

4)     Права.

5)     Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

4 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

              К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении институтом. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.

4.1 ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

              Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

              Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности (см. приложение 5).

              Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование приказа; подписание руководителем. Проекты приказов готовится специалистами СИ МГУК по поручению ректора.

              Приказы оформляются на общем бланке института или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания ректором. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в приделах года (№1, №2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

              Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

-нормативные документы государственных, муниципальных органов;

-решения ректора или Ученого совета Института;

-производственная необходимость.

              Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

              Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю), «что сделать» (указывают конкретную дату), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.