Работа с документами в высшем учебном заведении Саратовском институте (филиале) Московского государственного университета коммерции (СИ

              Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет ректор СИ МГУК лично.

              В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу ректора СИ МГУК от 01.03.02 №18.

              Посте составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с гл. бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами института. Такое согласование оформляется визой.

              Приказы подписываются ректором или проректором, которому представлено это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введение его в действие.

4.2 РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов (см приложение 6).

              Распоряжение в СИ МГУК составляется в основном по вопросам:

-информационно-методического характера;

-повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

-связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

а) передаче дел и документов уволенными сотрудниками;

б) применение правил работы с конфиденциальными документами;

в) сроков предоставления авансовой отчетности;

г) порядке использования служебного автотранспорта и т.п.

              Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

              Распоряжение, затрагивающее права и интересы граждан, должно быть опубликовано в течение двух недель в официальных изданиях.

              Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

              Текст распоряжения состоит из двух частей:

1. Конструкторская часть. В ней указываются основания издания распоряжения.

2. Распорядительная часть. В ней указывают:

      «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;

      «кому» (исполнителю);

      «что сделать» (указывают конкретную работу);

      «до какого числа» (сроки ее окончания)

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжение подписывается ректором института или проректором.

4.3 УКАЗАНИЯ

              Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов (см. приложение 7).

              Право издания указаний внутри института представляется ректору или проректору.

              Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов:

      Наименование министерства или ведомства;

      Наименование организации;

      Наименование структурного подразделения;

      Наименование вида документа (указание);

      Дата документа;

      Регистрационный номер документа;

      Заголовок к тексту;

      Текст документа;

      Подпись;

      Отметка о согласовании (визы или граф согласования документа).

Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит описание причин издания документа и, как правило, начинается формулировками «Во исполнении…», «В соответствии с …) и т.п. Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность, инициалы и фамилия которого указывается.

4.4 РЕШЕНИЕ

              Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения издаются министерствами, ведомствами, научными советами, общественными организациями и т.д. (см. приложение 8).

              Текст решения состоит из констатирующей  и распорядительной частей. В констатирующей часть указываются причины издания решения, в распорядительной – наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» (на отдельной строке). Решение подписывается председателем  или секретарем коллегиального органа.

              Формуляр-образец решения состоит из следующих реквизитов:

      Наименование организации;

      Наименование вида документа (решение);

      Дата документа (дата принятия решения на заседании коллегиального органа;

      Регистрационный номер документа;

      Место составления или издания документа;

      Заголовок к тексту;

      Текст документа;

      Подписи (председатель, секретарь);

      Визы согласования документа.

Документ визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.

5 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 ДОКЛАДНЫЕ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

              Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. приложение 9).

              Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя  в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная ректору института, проректора, декану (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

              Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

              Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны ректором института.

              Датой докладной записки считается дата ее подписания.

              Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

              Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям (см. приложение 10).

              Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны  иметь дату, указание адреса и подпись составителя.

5.2 СПРАВКИ

              Справка  - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

              В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия (СИ МГУК) обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ) (см. приложение 11).

              Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

              Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

              Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 (см. приложение 12). Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для ректора института и не выходящие за его приделы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны ректором. Такие справки должны иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

              Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблице.

              Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справки сведений финансового характера она подписывается ректором, главным бухгалтером и заверяется печатью.  

5.3 АКТЫ

              Акт – документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факт события (см. приложение 13).

              Акты составляются в самых разных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

              Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами института. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во второй части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на основное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

              Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилия и инициала присутствующих.

              Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

              В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

              Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение ректора и заверение печатью института.

              С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровка подписей и дата»).

              Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все исправления и дополнения а акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).