Проектирование первичных документов

     Требования  к первичным информационным сообщениям: формы документов должны отвечать требованиям стандартов или нормативно-техническим документам заказчика, обоснование создания сообщения, формы сообщений д.б. удобными для восприятия человеком и максимально приспособлены для автоматизированной обработки, учитывать принцип одноразового ввода информации, унифицированные документы должны отвечать требованиям сравниваемости и показателей по содержанию и названию при обмене информации между различными информационными системами и организациями управления, наличие в первичных информационных сообщениях минимума атрибутов но достаточных для полного отображения действий и одержанные результаты информации, формы документов должны иметь стандартный размер, атрибуты которые переносятся на машинный носитель д.б. выделены толстыми линиями и размещаться последовательно, унификация и стандартизация сообщений, учитывать особенности конкретного устройства печати, печатать документы на бланках разного цвета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

Последовательность  проектирования форм документа 

     Проектируя  форму первичного документа, следует  учитывать два

     основных  требования к расположению показателей и реквизитов. Первое –

     логическая  последовательность, облегчающая заполнение и чтение

     документа, второе – компактное размещение реквизитов. В начале

     проектирования  нужно, прежде всего, определить состав реквизитов,

     включаемых  в документ. Для этого нужно выбрать из общего числа

     данных, отражающих описываемую первичным  документом операцию,

     наиболее  характерные элементы. Составленные из выбранных элементов

     реквизиты должны содержать минимальное, но достаточное  для полной

     характеристики  операции количество информации.

     Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. При проектировании форм первичных документов (рис. 1) должны учитываться следующие принципы: 

     

• отсутствие  в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
• отсутствие дублирования показателей в документах;
• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;
• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);
• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

     

Наименование типов  реквизитов	Х(1)	…	Х(i)	…	Х(n)
Значение реквизитов	Х(1,1)	…	Х(i,1)	…	X(n, 1)

     а 

Наименование типов  реквизитов	Значение  реквизитов
Х(1)	Х(1,1)
…	…
X(i)	Х(i,1)
…	…
Х(n)	Х(n,1)

     б 

	Наименование  типов реквизитов
Значение реквизитов	X(1)	…	X(i)	…	X(n)
	X(1,j)	…	X(i,j)	…	X(n,j)
	X(1,m)	…	X(i,m)	…	X(n,m)

     в

     Рис.1. Схемы основных форм первичных документов:

     а - линейная, б - анкетная, в – табличная 

     Как правило, используют ряд типовых форм документов (рис. 1). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

     Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис. 2):

     I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

     II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3);

     III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц. 
 

									Код формы
Наименование предприятия      Наименование  документа №______________      Наименование  реквизита 1.1 ____________      Наименование  реквизита 1.2 ____________      Наименование  реквизита 1.3 ____________					Код реквизита 1.1			Код реквизита 1.2	Код реквизита 1.3	Зона  I
Наименование реквизита  2.1	Наименование  реквизита 2.2	Наименование  реквизита  2.3	Код реквизита 2.3	Наименование  реквизита 2.i		Код реквизита 2.i		Наименование  реквизита основания 2.(m-1)	Наименование  реквизита основания 2.m	Зона  II
Подпись______________________________________										Зона  III

     Рис. 2. Макет первичного документа комбинированной формы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

Перспективы совершенствования  форм документов 

     В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.

     Совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразное документов по форме и правилам оформления; при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.  
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы. 
 
 

 

      2. Проектирование  первичных документов 

     «Контроль обеспеченности сборки деталями и комплектующими изделиями ».

     2.1. Экономическая сущность  

     Рассмотрим  данную задачу на примере предприятия  ООО "Баварские окна".

     Производственный  процесс является наиболее важным в деятельности большинства предприятий. Именно на данном этапе происходит формирование конечного продукта, выпускаемого предприятием.  
Под производственным этапом обычно понимается совокупность следующих данных:

• запасов сырья и материалов (на производственных складах, если они отделены от общих складов), находящихся в материальной ответственности сотрудников производственного отдела;
• запасов готовой продукции и полуфабрикатов, находящихся на производственных складах;
• информации об использованных в производственном процессе запасах сырья и материалов;
• издержек, которые предприятие может четко идентифицировать как относящиеся именно к производственному этапу и, соответственно, относимые на себестоимость продукции.

 

     Информация  контроля обеспеченности сборки деталями и комплектующими изделиями формируется путем сопоставления плановой и учетной информации. В свою очередь информация контроля обеспеченности является исходной для планирования и регулирования производственных заданий, а также анализа обеспеченности деталями, где выявляются причины отклонений. Организация производства в условиях единичного производства имеет свои особенности. Ввиду разнообразия деталей, порядка и способов их обработки производственные участки строятся по технологическому принципу с расстановкой оборудования по однородным группам. При такой организации производства детали в процессе изготовления проходят через различные участки. Поэтому при передаче их на каждую последующую операцию (участок) необходимо тщательно проработать вопросы транспортирования и контроля качества. Особенности оперативного планирования и управления заключаются в своевременных комплектации заказов, контроле за продвижением каждой детали по операциям, обеспечении планомерной загрузки участков и рабочих мест. Широкая номенклатура изготовляемой продукции, применение укрупненных норм расхода материалов создают трудности в снабжении, из-за чего на предприятиях единичного производства накапливаются большие запасы материалов, а это ведет к омертвлению оборотных средств. В управление производством входит определение объема партии единовременно изготавливаемой продукции, выдача нарядов на выполнение работ, размещение заказов на материалы, календарное планирования и диспетчеризация производства, контроль сроков исполнения и завершения работ. Одна из особенностей рассматриваемой системы контроля обеспеченности деталями — отсутствие в ней иерархии управления, так как движение материальных ресурсов осуществляется не директивными методами, а с помощью реальных экономических рычагов. В условиях рыночной экономики благодаря конкуренции между товаропроизводителями устанавливается некоторый наиболее распространенный уровень затрат материальных ресурсов, который и является общественно необходимым. Практика показывает, что какое-то время этот уровень остается стабильным, но имеет тенденцию к снижению. Превышение общественно необходимого уровня затрат для конкретного товаропроизводителя чревато негативными экономическими последствиями — вплоть до банкротства. Поэтому каждое предприятие вынуждено работать так, чтобы его затраты не превышали установленный общественно необходимый уровень. В этом заключается экономическая основа механизма рационального использования материальных ресурсов, т. е. ресурсосбережения. Затраты материальных ресурсов в значительной мере определяются характером процесса материалопотребления. На процесс материалопотребления влияет множество факторов. Приведем основные из них: