Проектирование первичных документов

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Методология  проектирования

1.1. Необходимость  документирования первичной информации ………4

1.2. Виды  первичных документов…………………………………………..4

1.3. Требования, учитываемые при проектировании………………………5

1.4. Последовательность проектирования…………………………………10

1.5. Перспективы  совершенствования форм документов . ………………13

2. Проектирование  первичных документов по задаче

«Контроль обеспеченности сборки деталями и комплектующими изделиями»

2.1. Экономическая  сущность задачи………………………………………14

     2.1.1.  Общие сведения      .. …………………………………………….…………….21

      2.1.2.  Организационная структура………………………………………………….22

       2.1.3.    Производственная структура ……. …………………………………………23

      2.1.4.    Материально-вещественные потоки…..……………………………………..24

2.2. Описание  баз данных и словарей……………………………………….25

2.3. Анализ  реквизитного состава . …………………………………………28

2.4. Проектирование  форм первичных документов………………………..31

Литература ………………………………………………………………………32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Источники информации отличаются большим разнообразием. Если информация каким-либо способом зафиксирована  и имеется возможность ее считывать  повторно, то такой источник представляет собой документ.

     Термин  «документ» был введен в русский язык Петром I, который перевел это слово как «письменное свидетельство». Таким образом, вначале документы имели сугубо правовое значение и к ним причислялись разные деловые бумаги, имеющие юридическую силу. С развитием техники документами стали считать всю печатную информацию: книги, журналы, брошюры и т.п. В настоящее время под документом понимают любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.

     Характеристиками  документальных источников информации являются полнота и достоверность данных, наличие теоретических обобщений, сроки их опубликования и возможность получения самих источников. Каждый из источников имеет свои достоинства и недостатки.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

     При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

1 Методология проектирования

Необходимость документирования первичной  информации 

     Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

     Документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

     Первичная информация  является  основанием  для  принятия управленческих решений, служит доказательством их  исполнения  и  источником для  обобщений, а  также  материалом  для  справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда,  и  как результат труда, так  как  принятое  решение  записывается,  закрепляется  в документе. Документ, зафиксировав информацию,  тем самым обеспечивает  её сохранение и накопление, возможность передачи  другому лицу,  многократное использование, возвращение к информации во времени.

Виды  первичных документов 

     Первичный документ - бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственных операций и являющийся первым свидетельством их совершения. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

       Также к первичным документам можно отнести: накладную – требование, лимитно – заборную карту, приёмный акт.   
 

     

Требования, учитываемые при  проектировании 
 

     Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению первичных документов.

     Основные  требования, предъявляемые к первичным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

     •    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

     •    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

     Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     •    наименование документа;

     •     дату составления документа;

     •    наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     •    содержание хозяйственной операции;

     •  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     •     наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     •    личные подписи указанных лиц  и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

     В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и  технологии обработки учетной информации в первичные документы могут  быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

     Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

     •    Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

     Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     •    Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой  отчетности, должны быть пронумерованы  в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

     Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Первичные и сводные учетные документы  можно составлять на машинном носителе.

     В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

     Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

     Порядок записи в машиночитаемых первичных  документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

     В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной  операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

     В соответствии с Положением о главных  бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

     Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования:

     •    при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

     •    при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

     Все документы, приложенные к приходным  и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     Дополнительные  требования к порядку создания первичных  документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

     К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.