Проблемы классификации управленческих документов

   Сегодня существует  следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения.

   1. Законность 

   Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих нормативно-правовых актах и других документах, определяющих действия участников процесса управления.

   Невыполнение  этого требования может привести либо к тому, что цели документа  будет невозможно достичь, либо достигнутые  цели будут аннулированы в установленном порядке. 

   2. Мотивированность

   Желательно, чтобы содержание документа побуждало  к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа  не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми. 

   3. Юридическая значимость

   В настоящее время не установлено  точное значение термина "юридическая  значимость". Более того, в ряде публикаций вместо термина "юридическая  значимость" используется термин "юридическая  сила". Мы полагаем, что документ отвечает требованию юридической значимости, если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство.

   Поэтому, во-первых, документ должен быть издан  органом, уполномоченным на издание таких документов, во-вторых, он должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа. 

   Определение дальнейших требований основано на следующих  обстоятельствах:

   - руководитель, составляя документ, переводит значение авторского содержания (ЗСА) документа в текст. Исполнитель, анализируя управленческий документ, определяет свое значение его содержания (ЗСИ);

   - руководитель полагает, что значение содержания документа, определенное исполнителем, совпадает со значением содержания, которое вложил в документ автор. Иначе несовпадение этих значений может привести к несоответствию цели документа результату, полученному после его исполнения.

   Ошибки  в выражении и интерпретации  значения текста документа, возникающие  по разным причинам, приводят к тому, что на практике возникают ситуации, когда ЗСА не совпадает с ЗСИ.

   Поэтому правомерна постановка такого вопроса: "Каким требованиям должен соответствовать  управленческий документ, чтобы не стать причиной несовпадения указанных  значений?".

   Исследование  значения слова "конкретность" приводит к выводу о том, что эти требования могут быть сведены к единственному требованию "конкретности". Оно может быть выражено следующим образом. 

   Конкретный  текст - это достоверный текст, содержащий полные сведения, смысл которого понятен (определяется без сомнений) и устанавливается без дополнительных толкований и разъяснений.

   Следовательно, требование конкретности можно представить, как совокупность требований достоверности, полноты и понятности.

   Достоверность - сведения, содержащиеся в документе, должны соответствовать истине.

   Полнота - в зависимости от сути сведений, содержащихся в тексте документа, степень их влияния на управление может быть различной, а именно: без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления.

   Часть сведений необходима для обеспечения эффективной реализации управления (говоря об эффективности процесса управления, мы подразумеваем достижение его целей с наименьшими затратами). Например, сведения о некоторых чертах характера сотрудника.

   Часть сведений не связана с управлением, т.е. их отсутствие не влияет на реализацию управления. Например, сведения о степени твердости карандашей, используемых ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа.

   Будем называть документ полным, если он содержит все сведения, необходимые для управления 

   Понятность - исследования показывают, что существуют несколько объективных условий возникновения непонятности текста

   Условие 1. Текст документа понятен, если из него можно однозначно определить лексическое значение каждого многозначного знаменательного слова, употребленного в тексте.

   Условие 2. Текст документа понятен, если не возникает сомнений при определении того, какие слова по отношению к данному являются главными.

   Если  условия 1 и 2 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию «однозначности».

   Условие 3. Текст документа понятен, если любое слово, являющееся зависимым по отношению к какому-либо слову текста (главному слову), передает значение свойства среды управления, определяемого одним из признаков, устанавливаемых по лексическому значению этого главного слова. Невыполнение этого условия приводит к тому, что слово вступает в противоречие со своим контекстом.

   Условие 4. Текст документа понятен, если одно и то же не изменяемое свойство среды управления определяется в разных частях текста документа одинаково (т.е. имеет одинаковое значение).

   Если  условия 3 и 4 выполняются, то текст управленческого документа отвечает требованию «непротиворечивочти».

   Условие 5. Текст простого предложения обладает смыслом, если для каждого слова текста найдется хотя бы одно слово, являющееся по отношению к данному либо главным, либо зависимым, и все слова предложения образуют непрерывную цепочку связности слов, в которой каждая пара соседних слов связана между собой отношением "главное слово - зависимое слово".

   Если  условие 5 выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа  отвечает требованию «связанности на уровне предложения».

   Кроме перечисленных выше объективных условий существует еще и субъективное условие, обуславливающее понятность текста документа.

   Текст документа понятен, если тезаурус составителя  и тезаурус исполнителя документа  в части слов, использованных в  его тексте, соответствуют нормативному тезаурусу.

   Здесь тезаурусом составителя и исполнителя  называется совокупность лексических  значений слов, которыми владеют составитель  и исполнитель. Нормативный тезаурус - это тезаурус, закрепленный в толковых словарях.

   Если  это условие выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию согласованности тезаурусов.

   Совокупность  приведенных требований не полна. Так, например, неисследованным остается вопрос непонятности текста, возникающей  по причине несвязности предложений текста. Но можно утверждать, что этими требованиями охвачены практически все случаи, встречающиеся при составлении управленческих документов. 

   Кроме проблемы установления требований к  управленческим документам, в управленческом документоведении разрабатывается проблема анализа текстов на соответствие требованиям управления и ряд других проблем.

   Для решения этих проблем вводится строгое  определение понятия "сведения о  среде управления". 

   Сведение о среде управления - это ее отдельное свойство, выражаемое своим названием и значением. Например:

   - количество работающих в организационном  отделе администрации города "Н" (название сведения) - 5 человек (значение  сведения);

   - срок исполнения приказа №  5 (название сведения) - 20 февраля  2001 года (значение сведения).

   Конструктивным  методом доказано, что текст любого управленческого документа можно  представить, как перечень сведений. На основе этого положения разработана  основа теории и методы построения лингвистических моделей текстов  документов, позволяющих решить проблему анализа текста документа на соответствие требованиям управления. 

   Вводится  три типа лингвистических моделей: описательная, семантическая и управленческая.

   Описательная модель

    - это перечень всех сведений, содержащихся в конкретно существующем тексте документа. Эта модель является базовой. На ее основе разрабатывается семантическая модель текста.

   Семантическая модель текста

   - это описательная модель, дополненная  названиями сведений, отсутствующих  в тексте, позволяющих однозначно  установить лексические значения всех знаменательных слов в тексте. На ее основе разрабатывается ситуационная управленческая модель текста.

   Управленческая модель текста

   - это семантическая модель, дополненная  названиями сведений, определяемых  спецификой процесса управления в управленческой ситуации, соответствующей тексту документа.

   На  основе современной теории русского языка разработаны способы представления  лингвистических моделей управленческих документов. Разработаны способы  построения этих моделей. Использование  лингвистических моделей позволяет объективно оценить соответствие управленческих документов требованиям управления. Разработаны методы анализа текстов документов на соответствие сформулированным выше требованиям. Методы доведены до формальных алгоритмов, позволяющих компьютеризировать процесс анализа документов. 
 

Заключение 

     Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления (ОГВ и МС), определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества.

     Под классификацией понимается разделение предметов какого – либо рода на классы по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающим их от предметов других родов, при этом каждый класс занимает в получившейся системе определенное постоянное место и, в свою очередь, делится на подклассы.   Классификация документной информации заключается в группировке научных документов по отраслям знаний, отдельным проблемам, предметам или по каким либо формальным признакам, например расстановка документов или изданий в алфавитном порядке имен их авторов или их заглавий под библиотечной классификацией авторы понимают распределение документов по отраслям знаний в соответствии с содержанием этих документов.

  Анализ содержания документа до сих пор является трудоемкой работой, выполняемой как правило, людьми, а не машинами. Сложность этой задачи состоит в том, что она является частью решения более сложной проблемы – формализации мышления.

На сегодняшний  день существует несколько проблем  управленческого документирования такие как: 

   - проблема влияния управленческого документа на качество и эффективность управления;

  - несовпадение результата на практике с поставленной целью в документе;