Проблемы классификации управленческих документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

«ОРЛОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И  КУЛЬТУРЫ»  
 
 

Библиотечно-информационный факультет 

Кафедра информатики и  документоведения 
 
 
 
 
 
 
 

Документационное обеспечение управления

  в государственных  учреждениях 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине  «Документоведение»

тема: «Проблемы классификации  управленческих документов» 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                              Выполнила: студентка 2 курса БИФ

                                                                                                заочного отделения специальности

                                                                       032001 – Документоведение и ДОУ

                                                                                                       Воронина Л.П. 

                                                                                               Проверил: преподаватель кафедры

                                                                                                 информатики и документоведения,

                                                                Прокурина А.С.

                                                                         
 

г.Орел 2011г 

Содержание 

Введение ……………………………………………………………………..3

Глава 1

Понятие и значение документа в управленческой деятельности.

1.1 Понятие «документ»  его виды и формы. ……………………………...5

1.2 Управленческий  документ, как

средство  выражения форм управленческой деятельности………………..8

Глава 2

Виды и проблемы классификации 

управленческих  документов.

2.1 Виды  управленческих  документов и их классификация……………..12

2.2 Правила оформления  управленческих (организационно-распорядительных)  документов……………………………………………16

2.3 Проблемы классификации  управленческих документов……………..23 

Заключение…………………………………………………………………..28

Список литературы………………………………………………………….29 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

     Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

     Общим для всех видов и типов управленческих бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

    Посредством управленческих документов осуществляется общение между субъектом и объектом управления. Особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления. Поэтому к управленческим документам должны предъявляться определенный состав требований, позволяющий избежать проблем управленческого документоведения.

    Актуальность выбранной темы состоит в том, что разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки, где    понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата.

  При написании данной курсовой работы использовались труды исследователей документоведения (Кушнаренко Н.Н. Документоведение), нормативно-методические документы (ГОСТы, и др.), профессиональную периодику (журналы «Делопроизводство», «Чиновникъ»).

Цель данной курсовой работы – изучить проблемы классификации управленческих документов.

    Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

- проанализировать понятие «управленческий документ»;

- рассмотреть  классификацию управленческих документов;

-  изучить правила оформления управленческих документов.

Объект  исследования данной курсовой работы – управленческие документы как средство выражения форм управленческой деятельности.

Предмет исследования - влияние проблем классификации  управленческих документов на работу управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1

Понятие и значение документа  в управленческой деятельности.

1.1 Понятие «документ» его виды и формы.

     Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

     Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства. 
Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

     Крупный советский документовед К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

     Авторы книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А.И. Черный, 
Р.С. Гиляревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

     К.Г. Митяев писал, что под документами в узком смысле слова, обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованиям за свидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащий для их доказательства (например, удостоверения, дипломы, договоры).

     Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

      А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов.

     Под научным документом авторы понимают и материальный объект, содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике.

     По форме различают документы:

-текстовые (книги, журналы, рукописи),

-графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики),

- аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

     Первичными научными документами      А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский называют документы, отражающие непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляющие собой результаты аналитика – синтетической и логической переработки научной информации, содержащийся в первичных документах.

      В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно-технические журналы, брошюры, книги, отчеты о научно-исследовательских работах.

     В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий.

     Подобное понимание первичных и вторичных документов используется в библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам.

     В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первоисторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения, содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах) - вторичных документов или вторичной информации.

     Вторичные документы создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемые единицы хранения и установление строят системы их классификации.

     Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части, отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.

    Информация в переводе означает сведения данные. Понятие «информация», применяемая в социально гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторое совокупность сведения, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи.

     По А.Д. Урсулу, информация это отраженное разнообразие, то есть только то разнообразие которое отражающий объект воспринимает об отражаемом объекте.

     Отсюда информация – это особая форма связи между элементами в системе.

     Возникновение и развитие кибернетики существенно расширило понятие термина «информация». При этом традиционное определение термина сохраняется как частный случай общего широкого понятия информации ставшего в наше время одним из основных понятий кибернетики.

     Все процессы, регулирующие и управляющие поведением как простых, так и сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает как непрерывный процесс восприятия, передачи и переработки информации.

    В этом смысле информация приобретает большую многогранность и рассматривается в разных аспектах математическая теория информации отличается от содержательной стороны информации и рассматривает только количественную сторону информации, пропускную способность каналов передачи, объем и хранение информации запоминающих устройствах, а так же вопросы обеспечения достоверности хранения и передачи информации.