Проблемы классификации управленческих документов

     Л. Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия и классификации.

     Документалистика концентрирует свое внимание в основном на разработке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с применением средств кибернетики. Одна из задач документалистики – широкое развитие многоканальных систем как таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), рассчитанных на такие системы.

     К «информационной науке» Д.Л. Томсон относит исследования свойств, и 
«поведение» информации: силы, управляющие потоком информации: средство обработки с целью обеспечения её оптимальной допустимости и использования.

     Обзор и анализ терминов для определения научной дисциплины, связанной с информационными процессами, даны      А.И. Михайловым, А.И. Черным, Р.С. Гиляревским.

     По определению авторов, информатика – это научная дисциплина, изучающая структуру и свойства (неконкретное содержание) научной информации, а также закономерности научно-информационной деятельности, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является разработка оптимальных способов и средств при установлении записи, сбора аналитико-синтетической переработки, хранение поиска и распространение научной информации. 
Информатика имеет дело со смысловой семантической информацией, но не занимается качественной оценкой этой информации. Такая оценка может производится лишь специалистами конкретных областях науки или практической деятельности.

     В информатике как научной дисциплине мы сталкиваемся с такими понятиями, как научная информация, «научно-информационная деятельность».

     Научная информация – особый класс информации, которая в отличии от понятия информации, в широком смысле слова всегда в той или иной степени организованно, т.е. обобщена, классифицирована, свернута или одним словом обработана.

     Под научно информационный деятельностью понимается «самостоятельная часть научного труда» выделившаяся в ходе его общественного разделения и имеющая свои задачи обеспечения заинтересованных специалистов необходимыми им сведениями о результатах научных исследований и технических разработок, о производственном опыте.

     Объектом научной информации в этом плане следует считать как исходные данные (первичная информация), так и обобщенные материалы результаты обобщения, анализы классификации свертывание первичной информации. 

1.2 Управленческий документ, как средство выражения форм управленческой деятельности.

     Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма -следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно -служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

   К служебной информации предъявляются общие требования:

• достоверность (объективность),

• актуальность (необходимость,

• новизна (своевременность),

• убедительность (аргументированность),

• полнота (достаточность информации).

   Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог  документирования - создание документа.

     В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.2005 № 24-ФЗ. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

     Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

     Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

     Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи  информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

   Управленческие  документы, являющиеся неотъемлемой и  обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

   В определенных ситуациях общение  между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого  документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

   В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность  реализации и эффективность процесса управления.

   Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

   - управленческий документ содержит  две части - содержательную (текст документа) и справочную;

   - содержательная часть управленческого  документа содержит сведения  о среде управления, предназначенные  для использования в управлении;

   - управленческий документ предназначен  для выполнения управленческой  функции.

   Справочная  часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и  содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

   Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

   В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности  сведений объясняется тем, что принять  правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)

   Управленческий  документ относится к классу сообщений. То есть для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

   Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

   Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом. 

   Управленческий  документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Одно из главных понятий управленческого документоведения - цель управленческого документа.

   Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа.

   Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2

Виды  и проблемы классификации 

управленческих документов.

2.1 Виды  управленческих документов и их классификация.

     Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

     Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные  письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.