Проблемы классификации управленческих документов

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

     Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

     Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки.

    Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

     Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения  отношений между ними и составления  классификационной схемы.

     Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

    Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать  их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным  признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно- коммуникационной деятельности.

    Классифицировать  документы — значит проводить  многоступенчатое, иерархическое и  дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая и т.д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.

    Класс, включающий в себя другие, будет  по отношению к ним родом, а  классы, входящие в него, по отношению к нему — видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

    Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

    Вид — второй уровень деления. При  этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой  классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.п.).

    Третий  уровень деления — подвид. За ним следует разновидность и т.п., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

    Иерархия — расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

    Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

    Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает определенный фасет (фр. facette — грань) классификации, т.е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

    Классификация документов позволяет установить специфику  каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации.

     Классификация по информационной составляющей документа.

Вид документа  по характеру знаковых средств:

- текстовой

- иконографический    идеографический

- звучащий

- матричный

- комплексный.

Вид документа  по мерности записи информации:

- одномерный

- двумерный

- трехмерный.

Вид документа  по предназначенности  для восприятия:

- человекочитаемый

- машиночитаемый.

Вид документа  по каналу восприятия:

- визуальный

- тактильный

- аудиальный

- аудиовизуальный.

Вид документа  по степени его  распространенности:

- опубликованный

- неопубликованный

- непубликуемый.

Вид документа по способу  документирования:

- рукописный

- печатный

- механический

- магнитный

- фотографический

- оптический

- лазерный

- электронный.

Вид документа по уровню обобщения информации:

- первичный

- вторичный

     Классификация по физической (материальной) составляющей документа:

Вид документа  по материальному   носителю информации

- бумажный

- пленочный

- пластмассовый

Вид документа  по материальной    конструкции:

- листовой

- кодексовый

- карточный

- ленточный

- дисковый

- комбинированный.

     Классификация документа по обстоятельствам его бытования во внешней среде:

Вид документа  по регулярности выхода   в свет:

- периодический

- непериодический

Вид документа  по времени появления  в свет:

- оригинал

- копия

Вид документа  по месту происхождения:               

- местный

- региональный

- общегосударственный (национальный)

- зарубежный (иностранный).

    Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

    1)     информационная составляющая документа;

    2)     физическая (материальная) составляющая документа;

    3)     условия бытования документа как системного объекта во внешней среде. 
 
 
 

2.2 Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.

     Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

     Постановлением Госстандарта России от 31.07.97г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998г. ГОСТ Р 6-30.97г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000г. № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000г. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000г № 1547-р.

   

 В государственном стандарте определено 29 реквизитов.

01. Изображение  Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение  герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

     Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

     Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).