Проблема хранения архивных документов на современном этапе. Консервация и реставрация

При выявлении в описи  свободных, пропущенных, литерных, повторных  номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в  листе проверки делаются отметки  по каждой группе ошибок в соответствующих  графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается — “найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов”. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела — акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке [6, с.219].

 

1. 5 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

 

Страховой фонд – это  совокупность страховых копий особо  ценных документов архива. Страховой  копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».

Страховой фонд создаётся  в целях сохранения ценной документной  информации на случай утраты или повреждения  оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование  проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании  дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного  документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный  одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

- для архивных документов  на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной  пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

- для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

- для кинодокументов - одну позитивную совмещенную  копию, один промежуточный позитив  изображения и один контратип  фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

- для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

- для видеодокументов  - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования  копий архивных документов, в том  числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных  единиц хранения. Копии отдельных  архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе  тематических подборок архивных документов [23, с.41-44].

 

1.5.1. Создание страхового фонда архивных документов на цифровых носителях

 

В государственных архивах действуют отделы информационных технологий и создания страхового фонда. Обе структуры оснащены COM-системами, изготавливающими страховые копии на рулонной и форматной пленках с электронных копий документов на бумажной основе.

Кроме COM-систем, сочетание  микрографических и цифровых технологий используется также в гибридных  системах, позволяющих одновременно изготавливать страховые копии  на пленочном носителе и электронный образ документов в качестве фонда пользования, при проведении оптического микрофильмирования документов в сочетании со сканированием изготовленных копий. Какую из названных технологий выбрать носит скорее экономический характер и зависит от наличия и возможностей приобрести то или иное оборудование и эффективно его использовать. COM-технология позволяет сочетать использование микрографической и цифровой технологии соответственно для создания страховых копий и копий фонда пользования.

В последнее время в отечественном и мировом архивном сообществе активно дискутируется проблема создания страховых копий на электронных носителях.

Как известно, цифровые носители по сравнению с микрографическими  обладают рядом преимуществ:

• обеспечивают более высокую плотность записи информации;
• быстрый поиск и прямой доступ к записанным на них сведениям;
• многократное высокопроизводительное копирование записанной цифровой информации без ухудшения ее качества;
• позволяют передавать записанную информацию по каналам связи без потери качества, выставлять ее в сети Интернет.

Однако, несмотря на указанные  преимущества, оцифровку архивных документов следует рассматривать только как  создание фонда пользования, но не страхового фонда.

Причины такого подхода объясняются  следующим:

1. Эксперты подвергают сомнению возможность долгосрочного хранения информации, записанной на предлагаемых производителями на сегодняшний день носителях.
2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрой замене как самих цифровых носителей, так и аппаратно-программных средств для их записи и чтения, что представляет серьезную проблему для будущего доступа к страховому фонду документации, хранящейся в цифровом формате.

Практика показывает, что каждые 10 лет происходит переход на принципиально новые цифровые носители информации и аппаратно-программные средства для ее записи и чтения. При этом через 2–3 поколения прерывается их преемственность и совместимость. Поэтому без регулярной, с периодом 8–10 лет, перезаписи хранимых в цифровой форме копий со старых электронных носителей информации на новые с использованием новых программных и технических средств, будет невозможно обеспечить к ним доступ уже через 10 лет, не говоря о более отдаленном периоде. В процессе перезаписи, как правило, возникают проблемы, связанные с потерей и искажением переписываемой информации, что обусловлено физическим износом устаревшего носителя.

3. Программный продукт, осуществляющий доступ к электронным носителям информации, также является информационным ресурсом, подлежащим страховому хранению наряду с документированной информацией.
4. Необходимость регулярной перезаписи копий в процессе их длительного хранения на новые цифровые носители информации создает в том числе серьезные проблемы в подтверждении юридической силы страховых копий документов [20, c.34-36].

Таким образом, чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования.

Первым требованием  создания оптимальных условий хранения документов является наличие  здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации.       

В помещениях хранилищ должен поддерживаться следующие режимы:

- температурно-влажностный;

- санитарно-гигиенический;

- охранный.

Кроме этого, важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом  работы по обеспечению сохранности  документов является проверка их наличия  и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Обеспечение  физико-химической сохранности документов

 

2.1 Физико-химические  факторы разрушения документов

 

При продолжительном  хранении архивного документа любого типа усиливается отрицательное влияние на его материальную основу света, тепла, влаги и пыли, как основных неблагоприятных и критических физико-химических факторов. От этого материалы, из которых состоит документ, постепенно разрушаются. Основным физическим фактором, который вызывает, быстрое разрушение документа, является свет. Скорость разрушения зависит от спектральной характеристики, интенсивности и продолжительности излучения, а также от способности документа поглощать энергию света. Бумага отражает большую часть световых лучей. Инфракрасные лучи нагревают ее, ультрафиолетовые лучи вызывают деструкцию молекул целлюлозы, вследствие чего уменьшается молекулярный вес и А-целлюлозы – самой стойкой и прочной части целлюлозы. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность и эластичность.