Проблема хранения архивных документов на современном этапе. Консервация и реставрация

Документы следует размещать  на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в  не разобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться  перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать  стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного  аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или  металлические шкафы.

Соответствующий режим  хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах  должны быть светозащитные шторы  или жалюзи, исключающие попадание  прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.  
       Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:  
    – для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;  
    – для документов на пленочных носителях:  
        а) черно-белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;  
        б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;  
    – для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха 

Нельзя допускать резких колебаний  параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и  влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный  режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок  и связок архивных дел, стеллажей  и всего помещения архива можно  использовать бытовой электропылесос.  

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные  части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными  растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать  и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они  хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых  и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Охранный режим  хранения документов

В деле обеспечения сохранности  документов большое значение имеет  соблюдение охранного режима хранения. Помещения архива рекомендуется  оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим  листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. Печать или пломбир вместе с ключами хранятся в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации, – с тем, чтобы в случае чрезвычайных происшествий к ним был возможен доступ.

На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные  металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В рабочее время двери  хранилища должны быть закрыты на ключ.

Право доступа в архивохранилища, как правило, имеют только работники архива (или лицо, ответственное за архив), в исключительных случаях – другие лица в их сопровождении.  
Категорически запрещается присутствие посторонних лиц в архивохранилищах.

Основным противопожарным  оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м² площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещения архива оборудуются  так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.

Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей  используются тележки и легкие устойчивые стремянки.

На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов, в котором предусматривается порядок и место эвакуации и укрытия документов.

Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное  проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт с привлечением компетентных органов (пожарной охраны, милиции, работников коммунальных служб и т. п.). При этом приказом руководителя организации назначается комиссия по выяснению причин происшествия и устранению его последствий. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом [13, с. 27-32].

1.2 Порядок  размещения документов в архивах  и топографирование

Размещение фондов в  хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

• документы общего хранения
• документы обособленного хранения
• документы на бумажной основе
• документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и обособленного  хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют  также документы на бумажной и  пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами [14, с .165].

Особо ценные дела, с которых  снят страховой фонд, хранятся в  государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных  хранилищах. Обращение к таким  делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать  место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа  слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей  ведется в пределах комнаты слева  направо от входа. Стеллажные полки  нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы  постоянного хранения в картонных  коробках, а так же в различных  контейнерах. Дела временного хранения – на стеллажах в связках. Запрещается  хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных  архивах, несмотря на применение общих  принципов, различается. Это зависит  от:

• характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);
• состава хранящихся документов (во-первых — дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во-вторых — дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);
• хронологических рамок документов [9, с.177].

Все это учитывается  при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы  фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного  хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы  размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования [5, с.74].

Для ориентирования в  постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические  указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение [7, с.73].