Проблема хранения архивных документов на современном этапе. Консервация и реставрация

 

Содержание

 

 

Введение ……………………………………………………………………………3

Глава 1. Обеспечение нормативных  условий хранения архивных документов…………………………………………………………………………8

1.1 Создание оптимальных условий хранения документов……………..8

2. Порядок размещения документов в архивах и топографирование………………………………………………………………..13
3. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ…………………….18
4. Поверка наличия и состояния документов в архивах………………20

1.5 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования………………………………………………………………………..25

1.5.1. Создание  страхового фонда архивных документов  на цифровых носителях………………………………………………………27

Глава 2 Обеспечение  физико-химической сохранности документов…………..32

1. Физико-химические факторы разрушения документов……………….32

2.2 Биологическое повреждение документов………………………...……35

2.3 Физико-химическая и техническая  обработка архивных документов………………………………………………………………………..38

2.4. Реставрация и консервация  архивных документов…………………..40

Глава 3. Проблемы хранения архивных документов на современном  этапе….48

Заключение…………………………………………………………………………53

Источники и литература…………………………………………………………..56

 

Введение

 

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).

Недостаточно собрать  архивы, очень важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этому явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. Однако не следует забывать, архивы – это уникальные хранилища сведений о прошлом страны, о ключевых моментах истории. Часто всего один сохранившийся документ может поменять представление о том или ином событии.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать  основы обеспечения сохранности  документов.  Система мер по обеспечению  их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения документов, а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов. Немалую роль в сохранении документов играют реставрационные работы.

Комплекс мероприятий  по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия  хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией  и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) условий: противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

- применением специальных  средств хранения и перемещения  архивных документов. 

Тема работы интересна  и актуальна для современных  исследователей тем, что обеспечение сохранности и реставрация архивных документов является постоянной проблемой архивистов. Архивные документы заключают в себе как ценную историческую информацию, так и полезные сведения, необходимые для выполнения социально-правовых запросов. Многие документы под воздействием неблагоприятных факторов и из-за их использования постепенно теряют свои первоначальные свойства. Поэтому реставрация документов необходима не только для ученых-историков и архивистов, но и для рядовых граждан.

Данной теме посвящено достаточно много работ. В основном это журнальные статьи в специализированных журналах, посвященных архивному делу. Полезную информацию можно почерпнуть и на сайтах российских архивах.

Так, на интернет-сайте «Делис Архив» можно найти сообщение А. Даниловой «Как восстановить и консервировать поврежденные документы». Автор предлагает несколько приемов неотложной помощи, которые помогут сохранить важные документы и отреставрировать их в случае намокания или атаки плесневыми грибами [11].

В журнале «Справочник  кадровика» опубликована статья автора Е.А. Кошелевой «Организация хранения архивных документов». В данном материале идет речь о том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их ранения, а также какая наступает ответственность за нарушение архивного законодательства [13].

В другом журнале «Вестник архивиста» Т.Е. Шабанова и Г.А. Хабибулина написали статью «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации». Статья посвящена актуальным вопросам страхового копирования уникальных и особо ценных архивных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ретроспективный подход к рассмотрению нормативно-методических, теоретических и практических решений страхового копирования в федеральных архивах Российской Федерации позволил авторам всесторонне осветить проблему и поставить ряд актуальных вопросов, связанных с обоснованием критериев отбора архивных документов для страхового копирования [23].

Статья «Обеспечение сохранности электронных документов»  автора В.И. Тихонова опубликована также  в журнале «Вестник архивиста». В ней говориться о том, что с каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Автор отмечает методологию и принципы архивного хранения электронных документов, рассматривает температурно-влажностный режим хранения и проблемы физической сохранности электронных носителей [20].

С.А. Егоров написал статью на тему «Современные угрозы архивным документам», которую опубликовали в специализированном журнале «Отечественные архивы». Автор рассуждает о том, как сохранить и защитить ценные документы при помощи мер безопасности, практикуемых в российских архивах. Ведь, несмотря на общепризнанную научную и культурную ценность, архивные документы постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам: пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами. В последние два десятилетия ситуация особенно обострилась: степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения сделались не только отдельные документы, но и целые единицы хранения [12].

Можно выделить несколько  групп источников, используемых в  написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ), нормативно-методическая база:

• ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
• Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения  сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Ж.Н. Сергазин «Основы обеспечения сохранности документов», С.И. Артемьева «Архивоведение», Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение», З.В. Крайская, Э.В. Челлини «Архивоведение», А.В. Охотников «Документоведение и делопроизводство», В.Ф. Привалов «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе», Е.А. Ульянина «Архивоведение».

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Проанализировать топографирование и учет движения документов.
4. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
5. Рассмотреть порядок проведения реставрации и консервации архивных документов.
6. Выявить проблемы хранения архивных документов на современном этапе.

Исходя из поставленных задач, целесообразно структурировать  работу следующим образом:

- в первой главе  содержится информация по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов. Дан общий порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов, также проанализировано топографирование в архиве.

- во второй главе описываются физико-химические факторы разрушения архивных документов и методы борьбы с ними. Наиболее подробно освящена реставрация и консервация архивных документов.

- в  третьей главе раскрываются проблемы хранения архивных документов на современном этапе. Дан анализ потенциальных угроз уничтожения архивных документов.

Глава 1. Обеспечение нормативных условий  хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

 

Чтобы обеспечить сохранность  архива предприятия, прежде всего, необходимо осуществить комплекс мероприятий  по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено  специально построенное или приспособленное  здание либо отдельные, изолированные  помещения. Не допускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:  
   – хранилища для хранения документов;  
   –  помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;  
   – помещение для работы исследователей (читальный зал);  
  – рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:  
   – оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;  
    – в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы.

Наличие труб немагистрального характера допускается при условии  их изоляции в специальных защитных приспособлениях;  
    – электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;  
    – в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;  
    – не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы  стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением  следующих требований:  
   – расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;  
   – расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;  
    – расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;  
    – расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45     см; 
     – расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.