Особенности использования документов на новейших носителях

· магнитные (магнитные жёсткие  диски, магнитные карты);

· оптические (лазерные) - документы, содержащие информацию, записанную с помощью  лазерно-оптической головки (оптические, лазерные диски);²⁵

· голографические - созданные с  использованием лазерного луча и  фоторегистрирующего слоя материального  носителя (голограммы).

· документы на машинных носителях - электронные документы, созданные  с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной ГОСТ З 51141-98.

Документы на современных материальных носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному  восприятию, считыванию. Информация хранится на машинных носителях, а часть документов создаётся и используется непосредственно  в машиночитаемой форме.

По предназначенности для восприятия рассматриваемую документы относятся  к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического  воспроизведения находящейся в  них информации. Содержание таких  документов полностью или частично выражено знаками (матричное расположение знаков, цифр и т.п.), приспособленным  для автоматического считывания. Информация записывается на магнитных  лентах, картах, дисках и подобных носителях.

Документы на современных носителях  информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, видеовоспроизводящей аппаратуры или компьютера.

По характеру связи документов с технологическими процессами в  автоматизированных системах различают:

· машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи считывания части содержащейся в нём информации средствами вычислительной техники (заполненные  специальные формы бланков, анкет  и т. п.);

· машиночитаемый документ, пригодный  для автоматического считывания содержащейся в ней информации с  помощью сканера (текстовые, графические);

· документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: жёсткий магнитный диск, оптический диск, носитель на базе флэш-памяти - и оформленный в установленном порядке;²⁶

· документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с  помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном  порядке;

· документ на экране дисплея, созданный  средствами вычислительной техники, отражённый на экране дисплея (монитора) и оформленный  в установленном порядке;

· электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих  программных и аппаратных средств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании  всего выше сказанного можно сделать  следующие выводы.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так  или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ —  это деловая бумага, оформленная  с учетом соответствующих норм и  правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и  имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством  регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием  рациональных, конкретных правил и  процедур их функционирования, в том  числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности  рациональное управление документацией  может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом  его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без  преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением  соответствующих должностных лиц  составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация  работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с документами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 N 15-ФЗ).
2. Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ (с изменениями от 30 июня 2003 года).
3. ГОСТ Р51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. М.: Госстандарт России, 1998.
4. Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006. С. 22.
5. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2008. 234 с.
6. Бачило И.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Информационное право, учебник. Спб.: Юридический центр Пресс, 2008. 225 с.
7. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.
8. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2008. С.120-122.
9. Городов О. Комментарий к ФЗ Об информации, информатизации и защите информации. Спб.: Питер, 2007. 167с.
10. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях.  М., 2007. 345с.
11. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. М.: Юрист, 2007. 456с.
12. Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы. № 8. 2006. С. 2.
13. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знание, 2009 .460с.
14. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М: Научная книга, 2008. 137 с.
15. Ларьков Н.С.  Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. 427с.
16. Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы.  № 1. 2008. С.19.
17. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. 173с.
18. Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2008.

19.Фатьянов А.А. Правовое регулирование электронного документооборота учебно-практическое пособие (Серия "Библиотечка "Российской газеты"). М.: Издательство: Российская газета. Вып. 21. 2009.

 

¹ Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2008.

² Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. 173с.

³ Ларьков Н.С.  Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. 427с.

⁴ Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М: Научная книга, 2008. 137 с.

⁵ Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.

⁶ Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2008. 234 с.

⁷ Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006. С. 22.

⁸ Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 N 15-ФЗ).

⁹ ГОСТ Р51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. М.: Госстандарт России, 1998.

¹⁰ Бачило И.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Информационное право, учебник. Спб.: Юридический центр Пресс, 2008. 225 с.

¹¹ Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.

¹² Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М: Научная книга, 2008. 137 с.

¹³ Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы.  № 1. 2008. С.19.

¹⁴ Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. 173с.

¹⁵ Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.

¹⁶ Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2008. 234 с.

¹⁷ Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006. С. 22.

¹⁸ Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.

¹⁹ Фатьянов А.А. Правовое регулирование электронного документооборота учебно-практическое пособие (Серия "Библиотечка "Российской газеты"). М.: Издательство: Российская газета. Вып. 21. 2009

²⁰ Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2008.

²¹ Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы.  № 1. 2008. С.19.

²² Ларьков Н.С.  Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. 427с.

²³ Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М: Научная книга, 2008. 137 с.

²⁴ Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях.  М., 2007. 345с.

²⁵ Городов О. Комментарий к ФЗ Об информации, информатизации и защите информации. Спб.: Питер, 2007. 167с.

²⁶ Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2008. С.120-122.