Особенности использования документов на новейших носителях

Старение информации заключается  в уменьшении ее ценности с течением времени. Старит информацию не само время, а появление новой информации, которая уточняет, дополняет или  отвергает полностью или частично более раннюю. Научно-техническая  информация стареет быстрее, эстетическая (произведения искусства) – медленнее.

1.2. Документ  и его характеристики

Терминология, используемая при работе с документами  закреплена в законах и других нормативных актах, (Закон Республики Беларусь «Об информатизации», Закон  Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь».

Под информацией  в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления. Термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются  как синонимы и определяются как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.⁷

Реквизит - «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ  создается в результате документирования - записи информации на различных носителях  по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который  используется для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных  и официальных определений. В  зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Эволюция  понятия «документ», которое дает документоведение:

• - документ - материальный объект;
• - документ - носитель информации;
• - документ - документированная информация.
• Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.⁸
• Закон «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Для понимания  эволюции документа важно изучать  вопрос о его функциях. Функция  документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными  функциями, выяснение которых важно  для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются  функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета.

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и  мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся  к прошлому);

- оперативную (текущую);⁹

- перспективную (относящуюся к  будущему).

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется  такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща  многим документам, т.к. создаются они  для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и  отдельных его членов. Документ также  сам может влиять на социальные отношения  них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может  не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет  задачу передачи информации во времени  и пространстве, информационной связи  между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно  выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная  функция:

- документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

- документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется  официальными документами, которые  специально созданы для целей  и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы  играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.¹⁰

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные  требования и т.п.).

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь, когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.¹¹

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

Законодательные и общегосударственные нормативно-методические документы, устанавливающие порядок  документирования и работы с документами, служат основой для разработки организационных и нормативных документов конкретного предприятия. К ним относятся: положение о службе документационного обеспечения управления ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Положение разрабатывается на основе типовых  положений, содержащих максимальный набор  функций службы, и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности службы делопроизводства. В конкретном положении исключаются из типовых тех функции, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.¹²

Формуляр  положения и структура текста унифицированы в УС-ОРД. Структура  текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела. Например:

1. Общие положения

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается  точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности  службы.

Далее в  положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если  в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если  канцелярия имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.¹³

Раздел 2 «Цель и задачи» формулирует  цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их нельзя сужать до задач  его руководителя.

Раздел 3 «Функции» является основным и  включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфические  для данной организации.

Раздел 4 «Права» перечисляет права, которые  закрепляются за службой в целом  для выполнения возложенных на нее  задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций и т. д.

В этом разделе  могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 «Ответственность» содержит основные позиции, за которые несет ответственность  делопроизводственная служба. Например, «Канцелярия несет ответственность:

- за состояние  документации организации (фирмы);

- соответствие  документации требованиям правовых  и нормативных документов;

- достоверность  информации».

Возможно  выделение персональной ответственности  руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность:

- за организацию  работы канцелярии;

- утечку  информации;

- работу с кадрами» и т.  д.¹⁴

В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие  и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает  руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.