Особенности использования документов на новейших носителях

Пересмотр положения проводят при изменении  структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменения ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т.к. как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Основным  организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Должностные инструкции выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Первым  источником для разработки должностных  инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной  инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.¹⁵

Должностные инструкции определяют организационно-правовое положение работников и составляются для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются из распределения функций, выполняемых службой делопроизводства, и вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Структура текста должностной инструкции включает в себя общую часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность.

Текст должностной  инструкции должен полно и четко  определить задачи, функции, обязанности  работника. Нечеткое и неполное определение  сферы деятельности каждого работника  ведет к нестабильности работы самой  службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов.

В разделе 1 «Общая часть» содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать.., должен уметь...), перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

В разделе 2 «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов. В разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, составление и ведение справочных картотек специалистов аппарата управления и т.д.

При формулировке обязанностей исходят из принятой в  организации технологии работы с  документами с учетом наличия  технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения задач, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел 3 «Права» вносят такие полномочия работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение  информации для своевременного выполнения работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку  и т. д.

В разделе 4 «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации.

Два последних  раздела тесно взаимосвязаны  и позволяют установить критерии оценки труда.¹⁶

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации (фирме). Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

И инструкции составляются с учетом специфики  работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции включают общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел  1   «Общие положения» устанавливает:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на административные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность  за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает  за единый порядок документирования  и организацию работы с документами  в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

Тематические разделы. «Правила составления и оформления документов», где определяются:

- виды  и разновидности документов, используемые  для документирования распорядительной, организационной, информационной  деятельности;

- общие  правила подготовки и оформления  документов; правила подготовки  отдельных видов документов, включая  порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок  изготовления и размножения документов;

- правила  оформления и заверения копий  и приложений;

- порядок  использования и хранения бланков,  печатей, штампов;

- порядок  работы исполнителей с документами.

Содержание  этого раздела может быть расширено  за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел 2  «Документооборот» включает в  себя:

- порядок  приема, обработки, распределения  входящих документов;

- правила их транспортировки  и передачи из одного структурного подразделения в другое;

- основные  инстанции движения документов;

- порядок  подготовки и отправки исходящих  документов;

- порядок  учета объема документооборота.

В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

- порядок  регистрации входящих, исходящих  и внутренних документов;

- формы  и методы регистрации;

- правила  индексации документов.

Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

- принципы построения информационно-справочной  работы в организации (фирме);

- описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);¹⁷

- порядок  систематизации и классификации  справочной информации;

- технологию  информационно-поисковой работы.

В разделе 5 «Контроль за исполнением документов»  устанавливаются:

- категории  документов, подлежащих обязательному  контролю;

- порядок  их постановки на контроль;

- технология  контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах  и др.);

- обязанности  исполнителей:

- типовые  сроки исполнения:

- порядок  обобщения данных по контролю  за исполнением документов;

- порядок  информирования руководителей об  исполнительской дисциплине.

Раздел 6 «Оперативное хранение документов» содержит:

- правила  хранения документов в службе  делопроизводства и в структурных  подразделениях организации (фирмы);

- правила формирования в дела  отдельных категорий документов;

- порядок  разработки и использования номенклатуры  дел;

- порядок  систематизации и индексации  дел;

- устанавливает ответственность  определенных должностных лиц за сохранность документов.

В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче  в архив» включают:

- порядок  проведения экспертизы (отбора документов  для хранения или уничтожения);

- правила  подготовки дел к хранению;

- требования  к описанию и оформлению дел;

- порядок  передачи дел в архив.

Состав  тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости  от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы  по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространении (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции обычно составляют приложения, которые  должны содержать максимум справочно-иллюстративного  материала, систематизированного в  порядке расположения разделов. В  приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы  бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс  работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

 

 

ГЛАВА II. ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА НОВЕЙШИХ НОСИТЕЛЯХ

2.1. Виды и  свойства новейших носителей

Развитие материальных носителей  документированной информации в  целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при  минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более  широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые  или алюминиевые диски, предназначенные  для записи и воспроизведения  информации при помощи лазерного  луча.

В настоящее  время оптические (лазерные) диски  являются наиболее надёжными материальными  носителями документированной информации, записанной цифровым способом.¹⁸

Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в  единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и  хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность  создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким  базам данных.

Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности  книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи  и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного  хранения больших массивов информации.

Самым перспективным  видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск   — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

Компакт-диски  изготавливаются из поликарбоната  толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся  на 3 основных класса:

1. Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.  
2. Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.   
3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).