Органы управления архивным делом и их функции

№№

п/п 

Вид документа 

Срок хранения документов

Примечание

1

2

3

4

1. ОРГАНИЗАЦИЯ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительная деятельность

1

Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов  государственной власти, судебных органов  Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:

Относящиеся к деятельности организации - постоянно

а) по месту разработки

Постоянно

б) в других организациях

До минования надобности

2

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

Присланные для сведения - до минования  надобности

а) по основной деятельности

Постоянно

б) по личному составу 

75 лет 

в) по административно-хозяйственным  вопросам

5 лет

3

Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации:

3 года

4

Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 лет 

1.2. Организационные  основы управления

5

Уставы, положения организации (типовые  и индивидуальные):

 После замены новыми 

6

Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления  на открытие филиалов, представительств

Постоянно

7

Положения о структурных подразделениях организации 

Постоянно

8

Структуры и схемы организации  управления; пояснительные записки  к ним:

До замены новыми

9

Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и  др.) по аттестации, аккредитации, сертификации

Постоянно

10

Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной  отраслевой (специфической) деятельности организации 

5 лет

11

Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о  регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании

5 лет

12

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений

Постоянно

1.3. Контроль

13

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации 

Постоянно

14

Переписка о проведении проверок и  ревизий 

5 лет

15

Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)

5 лет

16

Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий 

5 лет

17

Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан 

Постоянно

1.4. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

18

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации  документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:

До замены новыми

19

Книги, карточки (базы данных), журналы  регистрации и контроля:

Хранятся в организации. Подлежат приему в 

государственный, муниципальный  архив, если

а) распорядительных и нормативных  документов организации 

Постоянно

б) поступающих и отправляемых документов

3 года

могут быть использованы в качестве научно-справочного 

в) обращений граждан 

5 лет

аппарата 

г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 года

д) аудиовизуальных документов

3 года

20

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и  объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и  передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно

На государственное, муниципальное  хранение передается при ликвидации организации 

21

Описи дел:

а) постоянного хранения (утвержденные)

Постоянно

б) временного хранения

3 года

22

Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:

а) приема посетителей 

3 года

б) рассылки документов

2 года

в) бланков строгой отчетности

3 года

г) машинописных, компьютерных работ 

1 года

д) выдачи дел во временное пользование 

3 года

23

Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

24

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним 

5 лет

25

Договоры, соглашения с архивными  учреждениями, иными организациями  по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 лет

После истечения срока действия договора

2. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

2.1. Организация труда

26

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов  труда 

5 лет

27

Коллективный договор 

Постоянно

28

Табели (графики), журналы учета рабочего времени 

1 г.

29

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине

3 г.

2.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

30

Типовые нормативы по труду

До замены новыми

31

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки

До минования надобности

32

Переписка о дополнении, изменении  тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

5 лет

33

Тарификационные ведомости 

25 лет

34

Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников

До замены новыми

35

Документы (расчеты, справки, списки) о  премировании работников

5 лет

36

Переписка об образовании и использовании  фондов материального поощрения 

5 лет

2.4. Охрана труда

37

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет

38

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах  по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Постоянно

39

Перечень профессий с вредными условиями труда

До замены новым 

40

Журналы, книги учета:

а) профилактических работ по технике  безопасности

10 лет

б) инструктажа по технике безопасности

10 лет

в) проведения аттестации по технике безопасности

5 лет

41

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно

42

Документы (протоколы, ведомости, карты  аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 

5 лет

3. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

3.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

43

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами 

Постоянно

44

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров

5 лет

45

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Постоянно

б) работников

75 лет

46

Трудовые договоры (контракты)

75 лет

47

Личные карточки работников (в том  числе временных работников)

75 лет

48

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

Невостребованные - не менее 50 лет

49

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты  надбавки за выслугу лет 

15 лет

При отсутствии приказов - 50 лет

50

Книги, журналы, карточки учета:

 После увольнения 

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 лет

б) работников, направленных в командировки

5 лет

в) военнообязанных 

3 года

г) отпусков

3 года

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

75 лет

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей  к ним 

50 лет

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

з) выдачи командировочных удостоверений 

5 лет