Органы управления архивным делом и их функции

Здания для государственных  архивов могут быть построены  специально или переоборудованы  из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также  в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения  архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных  зданиях должны быть изолированы  от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные  и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Хранилища рекомендуется  располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение  допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания  солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзи, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением  документов в коробках, папках и  переплётах, применением на окнах  светонепроницаемых и светорассеивающих  штор и т. п. Документы на электронных  носителях хранятся в условиях, исключающих  прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных  примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов  азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы  хранятся в горизонтальном положении  в металлических или пластиковых  коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы  на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических  или пластиковых с отверстиями  коробках для предотвращения скапливания  внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении  в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным  рабочим слоем на ферримагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено  свободное перемещение архивного  документа внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в  металлических шкафах горизонтально  или вертикально в коробках или  других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются  перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Проверка  физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния  также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких  температур при пожаре, воды, пены при  тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная  война и т.д.)

Проверка физического состояния  документов всегда проводится путем  полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать  на годы вперед, контролировать и анализировать  ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность  в их работе.

Проводить оценку физического состояния  крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты.

2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку.

3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое  состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического  состояния документов связана с  выявлением качественных признаков (степень  угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую  субъективность оценок эксперта. Поэтому  особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику  экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия  и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями  текста; картотеке (книге) учета физического  состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния  фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, находящихся  в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная  книга. Соответствующие отметки  проставляются также в других документах учета физического и  технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может  осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных  документов.

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация  архивохранилищ как совокупность  мер биопрофилактики, биозащиты  и уничтожения биологических  вредителей в архивохранилищах  и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная  обработка), как комплекс работ  и технологических операций по  восстановлению свойств и долговечности  оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов  с целью создания страхового  фонда копий уникальных документов  и особо ценных документов  и фонда пользования; фотореставрация  архивных документов с угасшим  и слабоконтрастным текстом; замена  оригиналов с недолговечными  или разрушенными носителями  копиями для сохранения документной  информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов  в режиме аварийно-спасательных  работ, в том числе с применением  средств и способов сушки, дезинфекции,  дезинсекции, замораживания, реставрации,  воспроизведения, дезактивации и  других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности от пыли  и частиц грязи на специальном  очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных  склеек;

- оформлению рулонов магнитной  ленты защитной магнитной лентой  с двух сторон по 2-2,5 м;

- перемотке с целью снятия  внутренних напряжений в рулонах  магнитных лент, возникших из-за  перепадов температуры и влажности  при хранении и транспортировании архивных документов.

б) архивные документы на дисковых носителях:

- обеспыливанию;

- протирке антистатиком.

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых и  иных загрязнений;

- укреплению склеек и просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленых заплат и склеек;

- ремонту поврежденных полей  кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической  обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются  также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми  нормативными и методическими документами.

Итак,  для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

● комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

● комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).