Органы управления архивным делом и их функции

        Федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральной архивной службой России ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют:

● федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы - архивных фондов и архивных документов федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации республик, краев областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● районные и городские архивы - архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

● государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в собственность государства на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

        Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации до передачи их на постоянное хранение в соответствующее учреждение Федеральной архивной службы России в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Сеть федеральных государственных  архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством Российской Федерации.

        Сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик и их филиалов, государственных архивов, центров хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалов утверждается в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Положение о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации являющихся объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством Российской Федерации по представлению Федеральной архивной службы России; положения о других федеральных государственных архивах, центрах хранения документации и их филиалах - Федеральной архивной службой России.

        Положения о центральных государственных архивах, центрах хранения документации республик и их филиалах, государственных архивах, центрах хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалах утверждаются органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

        Утверждение положений о районных, городских архивах осуществляется местным самоуправлением.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых или ведомственных архивах:

- архивных документов федеральных  органов государственной власти (за исключением указанных в  пункте 7 настоящего Положения), а  также архивных документов Генеральной  прокуратуры Российской Федерации,  органов государственной власти  и прокуратур республик, отраслевых  академий, государственных объединений,  учреждений, организаций и предприятий  федерального и республиканского  подчинения в течение 15 лет; 

- архивных документов органов  государственной власти и прокуратур  краев, областей, городов федерального  значения, автономной области, автономных  округов, прокуратур городов и  районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого  и областного подчинения, подчинения  автономной области и окружного  подчинения в течение 10 лет; 

- архивных документов органов  местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского  и районного подчинения, предприятий  сельского хозяйства в течение  5 лет; 

- записей актов гражданского состояния,  документов по личному составу,  записей нотариальных действий  и судебных дел, похозяйственных  книг в течение 75 лет; 

- архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, в течение 10 лет;

- научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

- конструкторской документации в течение 15 лет;

- проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

- телеметрической документации в течение 5 лет;

- кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;

- фотодокументов в течение 3 лет;

- документов на машинных носителях в течение 5 лет.

В необходимых случаях сроки  временного хранения указанных документов могут быть изменены органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.

Для архивных документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении  деятельности Министерства обороны  Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации  по атомной энергии, Службы внешней  разведки Российской Федерации, Федеральной  службы безопасности Российской Федерации, Службы специальной связи и информации при Федеральной службе охраны Российской Федерации, государственного геологического предприятия "Российский геологический  фонд" Комитета Российской Федерации  по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда  данных о состоянии окружающей природной  среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу  окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России. Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского  государственного фонда кинофильмов  Комитета Российской Федерации по кинематографии и подведомственных им учреждений, организаций, предприятий и воинских частей, а также для архивных фондов и архивных документов, принятых в  их ведомственные архивы, сроки и  условия временного и депозитарного  хранения и использования устанавливаются  в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами исполнительной власти, организациями и предприятиями  с Федеральной архивной службой  России.

Федеральные органы государственной  власти, Генеральная прокуратура  Российской Федерации, органы государственной  власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации  и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России; разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральной архивной службой России нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

По  истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России.

        Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

        После утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.

При ликвидации или реорганизации федеральных  органов государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций и предприятий, образовавшиеся при осуществлении их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной и (или) государственной собственности на указанные документы, а при отсутствии правопреемника передаются учреждениям Федеральной архивной службы России. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители Федеральной архивной службы России, ее органов и учреждений.

Документы государственной части  Архивного фонда Российской Федерации  не подлежат приватизации и могут  быть отчуждены не иначе как в  порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.

        Федеральные органы государственной власти, Генеральная прокуратура Российской Федерации, органы государственной власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся и учитываются в учреждениях Федеральной архивной службы России, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

        Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

        Учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, представления документов или их копий для изучения в архивах, музеях и библиотеках, организации выставок, публикации документов и справочников о составе и содержании государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

        Ограничения на доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

        Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

         Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится учреждениями Федеральной архивной службы России, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством.

3. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).