Организация документооборота на предприятии

В то же время ст. 57 ТК РФ содержит в себе указания о существенных и второстепенных условиях трудового договора, которые отражаются в его содержании. Так, в трудовом договоре в обязательном порядке указываются:

а) фамилия, имя и отчество работника;

б) фамилия, имя, отчество работодателя;

в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует.

Что касается существенных условий трудового договора, то к ним относятся следующие:

1) место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения предприятия). Если работник принимается на работу в филиал (представительство) предприятия, то в трудовом договоре, помимо наименования структурного подразделения, указываются и наименование филиала (с указанием фактического почтового адреса последнего), и наименование предприятия;

2) дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению. Эту дату следует рассматривать в качестве конкретного момента времени, начиная с которого работник приступает к исполнению обозначенной в договоре трудовой функции. Дата начала работы может наступить позже даты подписания трудового договора или совпадать с нею. Для срочного договора здесь же указывается продолжительность его действия - количество лет или месяцев;

3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием предприятия) либо конкретная трудовая функция работника, если последняя не укладывается в рамки одной должности, профессии или специальности.

4) права и обязанности работника. Как правило, это те права и обязанности, которые применительно к возлагаемой на работника трудовой функции конкретизируют (дополняют, уточняют и т.п.) права и обязанности, предусмотренные для данной категории работников общими нормативно-правовыми актами;

5) права и обязанности работодателя - по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор. Помимо основных обязанностей (своевременная и полная выплата работнику заработной платы, создание оптимальных условий для его работы) здесь же отражаются и прочие обязанности работодателя, выполнение которых существенным образом влияет на характер трудовых отношений сторон договора, например обязанности по созданию безопасных условий труда;

6) характеристики условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или (и) опасных условиях - с указанием конкретных показателей (параметров, характеризующих условия труда, размеров выплат и т.п.);

7) режим труда и отдыха работника. С учетом примечания в данном случае в содержании трудового договора должны найти свое отражение такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т.п.;

8) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты. При этом размеры тарифной ставки (должностного оклада) указываются в полном соответствии с соответствующими нормативно-правовыми актами. Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий), кроме того, указываются основания и условия для их выплаты работнику;

9) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, т.е. дополняющие обязательное социальное страхование на случай причинения вреда здоровью работника в связи с исполнением трудовой функции, предусмотренной данным договором.

Кроме того, в трудовом договоре могут дополнительно определяться условия:

1) об испытаниях работника;

2) о неразглашении работником охраняемой законом тайны. Следует подчеркнуть, что данное условие может быть включено только в трудовой договор, заключаемый с работником, которому сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом договоре или приложении к нему должно быть точно указано, какие именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну, доверяются работнику;

3) об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока (в случае, если обучение производилось за счет предприятия);

4) иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с нормами трудового законодательства РФ и соответствующие законодательству РФ.

Подчеркнем, что ни одно из условий трудового договора, подписанного сторонами, не может быть изменено в пользу одной из них, кроме как по отдельному письменному соглашению между ними, составляющему неотъемлемую часть трудового договора.

Последнее замечание, безусловно, касается определения и изменения сроков действия трудового договора. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей как бессрочных (заключаемых на неопределенный срок), так и срочных трудовых договоров.

Прежде всего отметим, что законодательство РФ допускает возможность заключения срочного трудового договора лишь в строго определенных случаях. Так, ст. 57 ТК РФ гласит, что "в случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора...".

Под сроком действия трудового договора следует понимать период времени, на который в соответствии с содержанием договора распространяется действие последнего. Согласно ст. 58 ТК РФ, "трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более 5 лет". В первом случае трудовой договор является бессрочным, во втором - срочным (т.е. имеющим строго определенный срок действия).

Однако и в том и в другом случае в документе указывается точная дата вступления трудового договора в силу.

Как следует далее из содержания ст. 58 ТК РФ, "срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено федеральными законами". На практике это означает, что работодатель не усматривает возможности для заключения бессрочного трудового договора именно в связи с тем, что в данном случае не представляется возможным установить с работником постоянные трудовые отношения.

Тем не менее перечисленные обстоятельства должны быть конкретно отражены в трудовом договоре. Кроме того, ст. 59 ТК РФ определяет конкретные случаи заключения срочного трудового договора, а именно:

1) для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы;

2) на время выполнения временных (продолжительностью до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

3) с лицами, поступающими на работу на предприятия (организации, учреждения), расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

4) для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

5) с лицами, поступающими на работу в организации - субъекты предпринимательства с численностью до 40 работников, а также к работодателям - физическим лицам;

6) с лицами, направляемыми на работу за границу;

7) для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности предприятия (организации, учреждения), а также для проведения работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства (объема оказываемых услуг);

8) с лицами, поступающими на работу на предприятия (организации, учреждения), созданные на заведомо определенный период времени или для выполнения заведомо определенной работы;

9) с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой;

10) для работ, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника;

11) с лицами, обучающимися по дневным формам обучения;

12) с лицами, работающими на данном предприятии (организации, учреждению) по совместительству;

13) с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера;

14) с творческими работниками;

15) с научными, педагогическими и другими работниками, заключившими трудовые договоры на определенный срок в результате конкурса;

16) в случае избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу;

17) с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами предприятий (организаций, учреждений);

18) с лицами, направленными на временные работы органами службы занятости населения, в том числе и на проведение общественных работ.

Во всех перечисленных случаях инициатива заключения срочного договора может принадлежать как работнику, так и работодателю. При этом следует иметь в виду, что трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, в соответствии со ст. 58 ТК РФ также считается заключенным на неопределенный срок.

8.Требования к бланкам служебных документов

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 Ч 297 мм) или А5 (148 Ч 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований , предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв.м, а белизна - не менее 90%) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм - с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее - бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.