Организация документооборота на предприятии

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Следующий реквизит - виза - включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.      Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту - протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания)

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "слушали - выступили - постановили - решили". Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - "Протокол" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) вид протокольного мероприятия (совещание, заседание и т.п.) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

6.      Акт

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Так, в соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения)

В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), а в отсутствие таковых - Методические рекомендации

В соответствии с параграфом 5.5 указанного документа текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

а) наименования их должностей;

б) наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

в) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

7.      Правовой статус трудового договора

"Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка".

Примечательно, что приведенное определение, помимо прочего, устанавливает:

а) стороны по договору;

б) важнейшие обязанности сторон по договору.

Как следует из определения, сторонами трудового договора являются работодатель и работник. По сути, заключаемый договор определяет все основные условия трудовых отношений между ними.

Кроме того, в указанном определении отражены важнейшие обязанности сторон, налагаемые на них в связи с вступлением в трудовые отношения. Для работодателя, в частности, основной обязанностью по трудовому договору становится предоставление работнику работы по обусловленной трудовой функции, т.е. работы по вполне конкретной профессии и специальности, требующей от работника соответствующей квалификации, а не работы "вообще". Следует заметить, что прежний КЗОТ не содержал в себе указаний на подобную обязанность работодателя.

Не менее важна и конкретизация обязанности работодателя по выплате работникам предприятия заработной платы - она, как следует из определения, должна выплачиваться в полном размере и в сроки, установленные трудовым (коллективным) договором.

Важнейшими обязанностями работника в соответствии с трудовым договором являются, во-первых, личное исполнение возложенной трудовой функции, т.е. работы, и, во-вторых, соблюдение установленных на предприятии правил внутреннего трудового распорядка. Следует подчеркнуть, что выполнение работником трудовой функции с подчинением внутреннему трудовому распорядку предприятия является отражением одной из характерных особенностей правового статуса трудового договора, на рассмотрении которых следует остановиться особо.

1. Специфика трудовой функции (работы), принимаемой на себя работником в соответствии с трудовым договором, заключается в выполнении последней по строго определенной специальности и квалификации, что, в свою очередь, определяется предоставлением работнику конкретного рабочего места (должности).

2. Обязанность работодателя - создать и поддерживать в отношении работника условия, обеспечивающие своевременное и полное исполнение им своих обязанностей по трудовому договору, включая выплату заработной платы.

Еще одно важное отличие трудового договора от прочих гражданско-правовых договоров состоит в том, что работник, заключая трудовой договор, сразу же подпадает под действие отечественного трудового законодательства и в этой связи вправе рассчитывать на предоставление ему соответствующих социальных гарантий. Важнейшими правовыми "параметрами" трудового договора являются его содержание и срок действия. Обратимся к более подробному рассмотрению этих вопросов.

Содержание трудового договора имеет определяющее значение для установления обязанностей сторон и условий их выполнения работодателем и работником предприятия. С юридической точки зрения в трудовой договор может быть включено любое условие, не противоречащее нормам трудового законодательства и обусловленное спецификой трудовых отношений между сторонами трудового договора.