Организация документооборота на предприятии

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

1.      Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения) должны соблюдаться требования, близкие к тем, что установлены для подготовки положений, рассмотренных в предыдущем параграфе. Примерная структура текста положения установлена Методическими рекомендациями и предполагает наличие следующих основных разделов.

1. Общие положения.

2. Задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Права подразделения.

5. Ответственность подразделения.

6. Взаимоотношения подразделения.

2.      Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.

Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция главному метрологу".

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного (множественного) числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В соответствии с Методическими рекомендациями примерная структура текста должностной инструкции включает ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. К примеру, при разработке должностных инструкций госслужащих в них должны быть отражены:

- обязанности по должности;

- полномочия;

- нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу;

- квалификационные требования

Так, в соответствии с Приложением 2 к Приложению 12 ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ имеет ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

В разделе "Общие положения" устанавливаются:

1) задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

2) порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

4) основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяются:

1) предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

2) перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.).

В разделе "Обязанности работника" указываются:

1) специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации;

2) особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

3) особенности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

4) порядок исполнения поручений;

5) этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, а также сообщаются сведения о том, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Ответственность работника" устанавливаются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущений в работе.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.

3.      Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений.

Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26).

Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационно-распорядительных документов

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком.

4.      Приказ. Распоряжение

Письменный приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т.д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, - заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснование необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом)

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. N 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например "Об откомандировании работников предприятия в ...".

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.