Организации и технологии ДОУ

Пример  ведения бухгалтерского делопроизводства

Целесообразность  отнесения комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства к компетенции отдельного структурного подразделения в составе бухгалтерской  службы (отдела) предприятия вытекает из положений Государственной системы  документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В соответствии с пунктом 1.4 указанного документа для ведения делопроизводства предприятия учреждается специальная служба. 

Рис. 1. Место  группы бухгалтерского делопроизводства

в структуре  бухгалтерской службы предприятия (вариант) 

По аналогии, для надлежащего ведения бухгалтерского делопроизводства (при смешанном  или децентрализованном способе  организации делопроизводства предприятия  в целом) на предприятии – в  составе бухгалтерской службы (отдела) представляется вполне целесообразным сформировать отдельное подразделение. Уточним, что, в зависимости от характера возлагаемых задач (их содержания и объема), это может быть отдел, группа (в составе одного из отделов службы) или сектор (участок) (в составе одной из групп отдела) бухгалтерского делопроизводства (см. в этой связи рис. 1). 

Заметим также, что выделение комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства в компетенцию отдельного структурного подразделения не исключает функционирования последнего в составе единой службы делопроизводства предприятия. Кроме того, с учетом положений Федерального закона «О бухгалтерском учете в Российской Федерации» возможны и другие варианты ведения бухгалтерского делопроизводства (как неотъемлемой составляющей бухгалтерской деятельности), в том числе силами: 

- специального  уполномоченного работника предприятия  (например, секретаря или одного  из работников делопроизводства  либо бухгалтерии предприятия); 

- подразделения  (работника) другого предприятия,  выполняющего на договорной основе задачи бухгалтерской деятельности в интересах другого предприятия; 

- руководителя  предприятия, ведущего бухгалтерский  учет лично. 

Тем не менее, оптимальным (для большинства предприятий) представляется вариант, в соответствии с которым ведение бухгалтерского делопроизводства возлагается на соответствующее структурное подразделение (большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства: 

1. Необходимость  безусловного выполнения предприятием  действующих требований к ведению  бухгалтерской деятельности, прежде  всего, бухгалтерского учета,  который, в свою очередь, носит  сугубо документальный характер. 

2. Постоянно  возрастающий и периодически  изменяющийся характер задач  бухгалтерской деятельности, что  влечет за собой в том числе  и изменение состава и форм  бухгалтерской документации, а также  увеличение объемов соответствующей  документной информации. 

3. Сокращение  сроков на принятие управленческих  решений руководством предприятия,  вышестоящими органами управления (власти), по отношению к которым  предприятие занимает подчиненное  положение, органами контроля  и надзора за деятельностью  предприятия, а также руководством предприятий, организаций и учреждений, состоящих с предприятием в партнерских отношениях и обусловленное этим сокращение сроков на предоставление выборочного доступа к документированной информации, включая бухгалтерскую. 

4. Специфика бухгалтерского делопроизводства, состоящая, в частности, в необходимости непрерывного обеспечения полноты, актуальности и достоверности сведений, содержащихся в бухгалтерской документации, а также особая ценность указанных сведений, на что, помимо прочего, указывает отнесение последних (в части касающейся) к числу конфиденциальных. 

Для того, чтобы  получить более целостное представление  об основах функционирования группы бухгалтерского делопроизводства, следует, на наш взгляд, ознакомиться с ее назначением, задачами, организационной структурой, а также квалификационно-численным составом. Рассмотрим все это по порядку. 

Назначение группы бухгалтерского делопроизводства состоит  в осуществлении эффективного документационного  обеспечения деятельности бухгалтерской службы. При этом предполагается, что в выполнении задач бухгалтерского делопроизводства, наряду с персоналом группы, будут принимать – прежде всего, в качестве исполнителей документов – и работники службы. 

В связи с  последним замечанием уточним, что в процессе функционирования группа бухгалтерского делопроизводства (во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия) решает две основные задачи: управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности. Решение этих задач достигается посредством реализации комплекса мероприятий, важнейшие из которых представлены в таблице ниже. 
 

2  Организационная  структура и квалификационно-численный  состав 

Несколько слов – об организационной структуре  группы бухгалтерского делопроизводства. Напомним, что в общем случае организационная структура отражает количественный и качественный состав самостоятельных участков работы подразделения или предприятия, а также связи между этими участками в процессе функционирования подразделения (предприятия). 
 
 
 
 
 
 
 

В свою очередь, количественный и качественный состав самостоятельных участков работы группы бухгалтерского делопроизводства определяется исходя из характера возлагаемых на нее задач, вытекающих из потребностей бухгалтерской службы в обработке документированной информации, и с учетом организационных возможностей предприятия. Понятие «обработка информации» в общем случае подразумевает ее создание, систематизацию, накопление, хранение, передачу (в том числе во временное пользование), а в необходимых случаях – и ее обновление (актуализацию). На практике это означает, что решение наиболее трудоемких задач должно осуществляться с привлечением необходимого для их своевременного, полного и качественного решения сил и средств одного или нескольких (в том числе имеющих одинаковое функциональное предназначение, организацию и численность) участков в составе группы бухгалтерского делопроизводства. 

И, напротив, для  решения менее трудоемких задач, а также задач, необходимость  в решении которых возникает  от случая к случаю (периодически или спонтанно), как правило, используются ограниченные силы и средства – например, один или несколько работников группы, представляющих тот или иной ее участок. Примерная организационная структура группы бухгалтерского делопроизводства, отражающая комплексные потребности бухгалтерской службы в документированной информации, представлена на рис. 2. 
 

Рис. 2. Примерная  организационная структура

группы бухгалтерского делопроизводства 

Уточним, что  формирование организационной структуры  группы, как правило, производится в два этапа. Сначала - на основе типовых или примерных структур, предложений уполномоченных должностных лиц предприятия - определяется предварительная структура группы. Затем предварительный вариант структуры уточняется (оптимизируется) на основе расчетных данных о квалификационно-численном составе группы (см. далее). Задача по определению организационной структуры группы – с последующим ее закреплением в штатном расписании - обычно возлагается на кадровую службу предприятия (иное аналогичное подразделение). 

Квалификационно-численный  состав группы бухгалтерского делопроизводства отражает численность и квалификацию ее персонала, а также его распределение  по соответствующим участкам работы. Потребность в персонале определенной квалификации и численности определяется расчетным методом. Для производства расчетов необходимо предварительно определить исходные данные, а именно: При производстве расчетов учитывается возможность применения автоматизированных технологий обработки документированной информации. 

- примерный объем  основных видов работ по документационному  обеспечению деятельности бухгалтерской  службы; 

- нормы времени  на выполнение соответствующих  видов работ (в расчете на  принятую единицу измерения или  учетную единицу – например, в  расчете на обработку определенного количества документов, подробнее см. далее); 

- бюджет рабочего  времени в расчете на одного  работника соответствующей квалификации (с учетом квалификационной категории); 

- значения поправочных  коэффициентов для одноименных видов работ различной категории сложности. 

Примерный квалификационно-численный  состав группы бухгалтерского делопроизводства, соответствующий приведенному выше варианту ее организационной структуры, представлен в таблице ниже. В  зависимости от характера задач, решаемых группой, с целью оптимизации системы управления в ее структуру могут быть введены два и более участков одинакового функционального назначения. 

Примерный квалификационно-численный  состав группы бухгалтерского делопроизводства