Организации и технологии ДОУ

1.

Общие требования. 
 

В любой организации  решение проблем документационного  обеспечения управления возлагается  на специализированное структурное  подразделение - управление делами, общий  отдел, канцелярию и др. Эффективность  труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. 

Под техническим  аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. 

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих  документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов. 

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы. 

Среди организационных  проблем обычно выделяют: 

· выбор оптимальной  организационной формы работы с  документами; 

· разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства; 

· определение  должностного и численного состава  службы делопроизводства; 

· регламентация  задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций; 

· выбор оптимальной  технологии работы с документами, её регламентация; 

· рациональная организация рабочих мест и условий  труда; 

· повышение  квалификации сотрудников службы. 

Организационные формы работы с документами. 
 

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную. 

Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. 

Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год. 

Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений). 

Смешанная форма  организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём  и обработка поступающих и  отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. 
 

Чаще всего  в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу  и т.д. 

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. 

В создании и  организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму  работы с документами. 

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные  структуры службы  

делопроизводства. 
 

Структура в  системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. 

Основные положения  ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые  типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления. 

Управление делами создаётся в министерствах и  ведомствах как структура, в которой  выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации  делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: 

· секретариат 

· инспекция  при министре 

· канцелярия 

Канцелярия создаётся  на государственных предприятиях, в  научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив. 

Общий отдел - это  служба по работе с документами в  исполнительных органах власти и  исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная. 

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. 

Основные положения  ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную  структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива. 
 
 
 
 

Задачи и функции  службы делопроизводства. 
 

Основной целью  службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: 

· постоянное совершенствование  форм и методов работы с документами; 

· обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; 

· сокращение документооборота; 

· разработка и  внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. 

Функции современной  службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий: 

1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации; внесение в них  изменений. 

2. Разработка  и проектирование бланков документов. 

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. 

4. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов и выполнение информационно-справочной  работы по документам. 

5. Контроль за  правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 

6. Организация  машинописного (компьютерного) изготовления  текстов документов, их копирования  и оперативного размножения. 

7. Организация  контроля за работой с документами  в структурных подразделениях. 

8. Организация  и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. 

9. Контроль за  правильностью оформления и формирования  дел в структурных подразделениях  организации. 

10. Повышение  квалификации работников службы  делопроизводства и архива, проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства. 

11. Организация  рабочих мест, АРМ, условий труда  сотрудников службы делопроизводства. 

Должностной и  численный состав службы делопроизводства. 
 

В настоящее  время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и технические исполнители. 

Руководители. Категория  включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала. 

Специалисты. В  эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.