Организации и технологии ДОУ

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной  техники. Обязанности технических  исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро. 

Оптимальная численность  делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

 

Нормативная регламентация  службы делопроизводства 
 

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей. 

К числу важнейших  организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами. 

Значительную  роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав  организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы. 

Подобную роль играют и положения о структурных  подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. 

Положение о  службе делопроизводства создаётся  с той же целью, что и положение  о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура  текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» 

Основной организационный  документ, регламентирующий разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. 

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ. 

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных  категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). 

Инструкция по делопроизводству (документационному  обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами  в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. 

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для  реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста- 

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет: 

· исключить  возможность неоправданного создания новых форм; 

· установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами; 

· учесть количество видов и форм документов. 

Условия труда. 
 

Условия труда  работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических  и эстетических факторов, обусловливающих  психофизиологическое воздействие  на организм человека в процессе труда.  

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование  периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. 

К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который  включает освещённость помещения и  освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д. 

Значительное  влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих  мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.  

Планировка помещений  должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.

Организация работ  является функцией, которую должны осуществлять все руководители независимо от ранга. Однако, несмотря на то, что

данная функция  опирается на делегирование прав и обязанностей, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается

высшим руководством. Задача менеджеров при этом состоит  в том, чтобы

выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам, то есть наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

      Организационная структура управления  – это состав, взаимосвязи

и соподчиненность  совокупности организационных единиц (подразделений аппарата управления), выполняющих различные функции по управлению предприятием.

      Организационная структура управления  предприятий складывается

из самостоятельных  структурных подразделений, звеньев  и управляющих

ячеек.

      Самостоятельное структурное подразделение аппарата управления

представляет  собой его административно обособленную часть, выполняющую одну или несколько функций управления. Объединение нескольких структурных подразделений по принципу однородности выполняемых

работ или их целенаправленности образует службу управления (например,

служба главного экономиста, служба главного механика).

      Все работники аппарата управления  подразделяются на руководите-

лей, специалистов и технических исполнителей. Руководители, в свою

очередь, делятся  на линейных, осуществляющих руководство производственными подразделениями (начальники цехов, мастера), и функциональных, выполняющих функции обеспечения и методического руководства

(руководители  плановых, технологических подразделений).

     Распределение  должностей на предприятии показано  на рисунке 

 

Распределение должностей и сфер ответственности 

 

      Структура организации должна  разрабатываться сверху вниз следующим образом:

      1 этап. На первом этапе осуществляется деление организации на широкие блоки по горизонтали, соответствующие важнейшим направлениям

деятельности  предприятия по реализации стратегии. Необходимо решить

какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными (линейные – полномочия передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным; штабные – осуществляют взаимодействие различных функциональных подразделений предприятия).

      2 этап. Установление соотношения полномочий различных должностей.

      3 этап. Определение должностных  обязанностей как совокупности

определенных  задач и функций и делегирование их выполнения конкретным лицам.

      В настоящее время существуют  несколько вариантов организационных структур, успешно зарекомендовавших себя к настоящему моменту.

Первая группа – механистические организационные структуры – включают в себя линейное, штабное и линейно-штабное руководство. Вторая

группа –  органические организационные структуры, включающие в свой

состав проектные, матричные и новые формы организации.

      Свойства механистической модели управления: организация основана на формальном разделении труда; использует преимущественно собственную материально-техническую базу и персонал; общие цели разлагаются на частные подзадачи, выполнение которых не зависит от решения общих задач; задачи задаются жестко в терминах конечной цели; организация строится по иерархическому принципу, в любой ее части существу-

ют начальники и подчиненные; преобладают вертикальные потоки информации; деятельность работников регламентируется формализованными

правилами; контроль и наиболее важная информация концентрируются

ближе к вершине  организационной иерархии.

      Свойства органической модели  управления: в организации отсутствует жесткое распределение целей, индивидуальных задач и сфер ответственности, происходит их постоянное перераспределение и корректировка;

иерархия нарушается, преобладают горизонтальные коммуникации и не-

формальные связи; управление конкретными частными задачами может

осуществляться на любом уровне и в любом звене организации; регламентация работ низкая, делается ставка на инициативу исполнителей; главное

в организации  – развитие персональных качеств работников, их потенциала, что является залогом качественного выполнения работ; выполнение

всех видов  работ не зависит от персональных качеств работников; работники взаимозаменяемы.

      Однако следует отметить, что  в реальной жизни эти системы  в чистом виде практически не встречаются.