Модели и средства и средства организации документооборота

    •локальная  и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

    •терминальный доступ, пересылка файлов и электронная  доска объявлений;

    •просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

    Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового  протокола HTTP включают в себя ряд  других методов доступа.

    При коллективной работе важно наличие  блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам  и паролям, защита информации с помощью  прав доступа. Дополнительный уровень  безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной  подписи.

    Технологии  класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

    •поддержка  многопользовательской работы с  несколькими задачами одновременно;

    •четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем  исполнения.

    Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых  для описания взаимодействия, как  минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

    Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

    Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной  и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки  документа для контроля и учета  исполнения.

    Обработка информации базируется на методах и  средствах офисной автоматизации:

    •обработка  текста,

    •электронные  таблицы,

    •деловая  и презентационная графика,

    •планирование работ и совещаний,

    •генерация  отчетов из базы данных,

      •мультимедиа.

    Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых  центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания  объектов.

    Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям. 

    5.2   Средства автоматизации документооборота 

    В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью  автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в  организациях. С помощью таких  систем можно организовать систему  электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

    Пакет управления документооборотом Action Workflow.

    Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации  определенных маршрутов работы над  документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда  нет устоявшихся маршрутов обработки  информации и желательно осуществить  последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется  “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

    Самое сложное и ответственное в  данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет  описать с помощью терминов системы  существующие взаимодействия сотрудников  организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается  в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология  определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения  продукта, дает возможность создавать  новые, с постоянно улучшающимися  характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование  ошибочной методологии часто  приводит к плохим результатам. Поэтому  выбор методологии может непосредственно  влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

    Основные  особенности Action Workflow:

    •методология  учитывает “человеческий фактор”;

    •в  качестве адресата используются не имена  конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

        •созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

    •четкая система контроля исполнения, когда  на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции  к провинившемуся сотруднику и реакцию  системы на подобное нарушение;

    •на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей  отрасли производства терминами - в  процессе создания карты вы сами определяете  “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

    •доступ к информации в данный момент имеют  только лица, которые должны с ней  работать, кому это разрешили. Администратор  же системы видит только состояние  процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”);

    •поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

    •система  имеет открытый интерфейс и может  быть интегрирована в существующие приложения.

    Система состоит из трех частей, каждая из которых  направлена на решение определенного  круга задач. В совокупности они  призваны обеспечить быстрый и простой  путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

    Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.

    Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

    Следует отметить модульность предлагаемого  решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у  себя электронный архив, а затем  систему контроля исполнения или  наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие  приложения.

    Пакет электронного документооборота Staffware.

    Интересными представляются технологии организации  электронного документооборота и автоматизации  деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

    Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

    •поддержка  коллективной работы с множеством заданий  большого числа исполнителей;

    •динамическое управление и контроль исполнения работ;

    •интегрируемость  с разными приложениями под Windows и Unix;      

    •использование  различных платформ.

    StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

    Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре  организации при помощи разделения работ по группам и ролевым  отношениям.

    Наращиваемость  системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых  процедур.

    Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:

    процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}

    шаг::=адресат+форма+действие

    адресат - пользователь (группа)/роль/переменная

    форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +

    помощь + выполнение внешних процедур

    действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,

    сценарии) + выполнение внешних процедур

    В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.