Модели и средства и средства организации документооборота

4.3    Канцелярия и архив предприятия 

    Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.

    Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы  за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы  хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для  больших дел вводятся несколько  томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.

    Дела  в архив передаются в архив  из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается  в конце года. При этом проверяется  полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого  готовиться опись дел, в которой  указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления  описи дел за конкретный год они  поступают на хранение.

    Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения  срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для  государственных организаций) [5]. Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела. 

4.4    Канцелярия и документооборот уровня отдела 

    Документооборот на предприятии не заканчивается  только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через  подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда  на канцелярию пробуют “вешать собак” за вовремя неисполненные документы  ее серьезно волнует положение дел  в подразделениях.

    На  уровне подразделений документооборот  должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот  уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться. 

  4.5    Канцелярия и специализированное делопроизводство 

    Специализированным  делопроизводством можно считать  любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами:

    •Они  связаны с основной производственной деятельностью организации.

    •На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и  нужно применять системы жесткой  маршрутизации).

    •Они  работаю с структурированными документами.

    •Документы  подвергаются сложной и специфической  обработке или имеют развитую семантику (контракт-счет-накладная).

    С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему  делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для  получения справок из других отделов. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией. 
 

  5. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ  УЧРЕЖДЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

    Долгое  время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей  в учреждении [6].

    Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных  таблиц) и интегрированных пакетов  программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

    В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать  перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с  документами. 

5.1   Методы автоматизации учреждений 

    Рассмотрим  основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации  представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и  выполняющих отдельные части  общей работы. Основными фазами жизни  неструктурированной информации в  офисе являются:

    •ввод информации в систему,

    •хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

    •коллективного работа с документами,

    •вывод  информации из системы.

    Существуют  различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

    При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые  обеспечивают структуризацию документа  путем выделения частей текста и  добавления полей (атрибутов), что позволяет  упростить заполнение документов и  выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать  и путем импорта файлов с магнитных  носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты  и т.п.).

    Ввод  информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов  и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

    Важное  значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

    Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов  служит средством группирования  и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 07 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

    Ряд систем, основанных на электронной  почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений  с присоединенными файлами. Навигация  в хранилище упрощается с помощью  вложенных папок личного и  коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

    Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

    Многие  современные системы электронных  документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

    Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и  по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма  четкого поиска (например, DOCS OPEN) в  запросе не должно быть орфографических  ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

    Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного  распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса [7].

    Фирмы-производители  реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные  средства SQL-поиска позволяют формировать  смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

    Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

    Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

    Технологии  groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

    •сетевой  доступ к файлам и базе данных;