Модели и средства и средства организации документооборота

 

Курсовая работа Петровой А. Г., ГМУВс 31,

По теории организации

«Модели и средства организации документооборота» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                          3

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА                                                                          5

1. Типы документов, классификация и их взаимосвязи                                           5

1.2     Атрибуты документов                                                                                               6

1.3     Оценки объемов документооборота                                                                        9

2. ТИПОВЫЕ  ПРОЦЕССЫ В КАНЦЕЛЯРИИ                                                             10

3. МЕТОДЫ СВЯЗЕЙ С ВНЕШНИМ МИРОМ                                                            12

4. ОТЧЕТНОСТЬ КАНЦЕЛЯРИИ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ                               14

4.1    Оперативные отчеты                                                                                                14

4.2   Аналитические отчеты                                                                                             15

4.3   Канцелярия и архив предприятия                                                                           16

4.4    Канцелярия и документооборот уровня отдела                                                     17

4.5    Канцелярия и специализированное делопроизводство                                        18

5. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ  УЧРЕЖДЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ                                                                                                              19

5.1  Методы автоматизации учреждений                                                                       19

5.2   Средства автоматизации документооборота                                                           25

6. МОДЕЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ                         31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                                  35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ                                                          36

ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                                                 37 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    По  данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США  ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение [1].

     По  оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба [2].

     Целью курсовой работы является изучение основ документооборота,  его влияние на деятельность организации.

     В ходе работы следует выполнить ряд  задач:

1. Дать определение документооборота;
2. Выявить основные движения документации;
3. Выявить основные средства учрежденческой деятельности.

     Объектом  исследования курсовой работы является организация.

     Предметом курсовой работы выступают модели и средства документооборота.

     В работе использовались учебные пособия по менеджменту,  теории организации, статистические данные, в том числе и зарубежных агенств, материалы печатных СМИ, а также ресурсы Интернет.

     При подготовке курсовой работы применялись  статистические и аналитические  методы.

     Практическая  значимость результатов курсовой работы заключается в возможности решения  на их основе той или иной практической задачи, для проведения дальнейших научных исследований по данной теме и для использования в процессе подготовки специалистов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА 

  Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

  Документооборот образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов. Объем  документооборота рассчитывается по формуле:

  Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

  При расчете объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии. 

1.1     Типы документов, классификация и их взаимосвязи 

     Рассмотрим  основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в  работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число  доходит до 500-600). В то же время, с  точки зрения канцелярии основных видов  документов бывает весьма небольшое  количество, а именно всего на всего 3 вида:

     •Входящие. Это документы, которые поступили  на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

     •Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих  документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

     •Внутренние. Данные документы используются для  организации работы предприятия. Через  канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений  предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства  предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие  исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

     Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, циркулярные  указания и т.д. Обычно под типом  документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более  детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

     Прежде  всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. 

1.2     Атрибуты документов 

     Атрибуты  документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно  выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически  во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

     Общие атрибуты документов.

     Основным  атрибутами канцелярского документа  являются:

     1.Регистрационный  номер документа. Данный номер  однозначно позволяет сослаться  на документ, прошедший через  канцелярию. Структура регистрационного  номера может быть различна  для исходящих, входящих и внутренних  документов. Структура регистрационного  номера определяется в каждой  организации самостоятельно.

     2.Источник  документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

     3.Ответственный  исполнитель документа. Указывает  сотрудника предприятия, которому  поручено исполнение данного  документа или который разработал  данный документ (для исходящих  и внутренних). Исполнитель документа  всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя  документа (для документов длительного  исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

     4.Код  документа по номенклатуре дел  предприятия. Данный атрибут относит  документ к тому или иному  кругу типовых вопросов, решаемых  предприятием в своей производственной  деятельности. Номенклатура дел  - это формальный список дел  предприятия, который утверждается  заранее на определенный период  времени (обычно на год). Ранее  данная номенклатура являлась  достаточно статичной, в современных  условиях номенклатура дел является  высоко динамичным документом, который  может обновляться 1-4 раза в  год.

     Атрибуты, зависящие от типов документа.

     Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

     •Входящие документы имеют кроме базовых  атрибутов еще:

     •Контрольный  срок исполнения. Данный атрибут берется  или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая  определяет сроки ответа на те или  иные входные документы (например, заявление  граждан о предоставлении гражданства  СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

     •Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц  предприятия, которое назначает  конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.