Личные документы

Я, Дубинин Тимофей  Иванович, проживающий  по адресу: Москва, ул. Королева, д. 64, кв. 15, доверяю Дубининой Валентине Алексеевне получить в финансовом органе ___________________________________________

                                               (наименование организации)

причитающуюся мне заработную плату  за месяц год, расписаться  за меня в получении  и выполнить все  действия, связанные  с данным поручением.

                                             Подпись            И.О. Фамилия 

     4.6  Объяснительная записка

     Объяснительная  записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

     Сама  объяснительная записка состоит  из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие  поводом к ее написанию) и 2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно  указывается дата и ставится собственноручная подпись.

     Основным  ее отличием от докладной записки  является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение. 

     4.6.1. Семь правил составления  объяснительной записки

Правило первое

     Знайте  законы, свои права и обязанности. Всем хорошо понятно, что сам факт написания объяснительной — есть косвенное подтверждение сотрудником своей вины. Поэтому если вы не видите ничего неправильного в своих действиях, из-за которых начальство сношает вас во все мозговые отверстия и требует объяснительную, а также, если вы окончательно решили доводить дело до суда — имейте в виду. Отказ работника от дачи объяснения по поводу совершенных им действий не может расцениваться как дисциплинарный проступок. Согласно ч.1 ст. 193 ТК РФ обязанность по истребованию объяснения в письменной форме по поводу действий, совершенных работником, до применения к нему дисциплинарного взыскания лежит на работодателе. В случае отказа работника дать объяснение составляется соответствующий акт. Поскольку обязанности по даче объяснения работником названная норма не содержит, руководство не вправе расценивать отказ работника в даче объяснений как нарушение служебной дисциплины. 

Правило второе

     Перед написанием объяснительной возьмите тайм-аут. Посоветуйтесь с юристом или  хотя бы с коллегами.

     Садитесь  писать объяснительную, только все  хорошо взвесив и отойдя от переполняющих  вас эмоций. Хорошая объяснительная не бывает длинной — если, конечно, это не

разбор полетов, связанных с гибелью людей. Во всех остальных случаях, объяснительная должна занимать максимум полтора листа  А4. А в идеале — его половину.  

Правило третье

     Пишите  объяснительную по классическому стандарту. Не стоит делать важный документ поводом  для публикации в на удафф.ком. Стандартный  вариант объяснительной записки выглядит примерно так. «Такого то числа, такого то месяца и года произошло то-то и то–то. Я, ФИО, по данному происшествию, могу пояснить следующее». Не обращайте внимания на корявость канцелярита — вы здесь не роман пишете. И канцелярский язык — ваш верный друг, хотя бы потому, что допускает только одно истолкование любой фразы. Если ваш проступок действительно ужасен, не забудьте волшебную фразу всех летчиков и милиционеров «В сложившейся обстановке я действовал в соответствии со сложившейся обстановкой». Не обращайте внимания на тавтологию. Данные граждане в написании объяснительных и рапортов понаторели. Все это пригодится для использования в дальнейшем судебном процессе. 

Правило четвертое

     При возможности, не пишите объяснительные от руки. Во-первых, почерки у всех разные, и комиссия по трудовым спорам либо руководство не преисполнятся к вам любви, если им придется расшифровывать вашу рукопись побуквенно. А во-вторых, даже не очень опытный графолог — и тем более опытный кадровик — моментально разгадают по вашему почерку, где вы кривили душой. Это совершенно несложно, и к черной магии отношения не имеет. Человек волнующийся (а вы ведь волнуетесь, когда пишете объяснительные?), забывает следить за ровностью строки и красотой букв. И там где вы начнете обелять себя, ваши буквы заскачут как сумасшедшие, а строки начнут загибаться книзу листа.    

Правило пятое

     Никогда не врите и не оправдывайтесь.

     Излагайте факты сухо и как бы со стороны. «Я отсутствовал на рабочем месте в течение четырех часов, так как не имел возможности выбраться из автомобильной пробки на проспекте Ленина с 12-45 до 18-45 сего дня». Обратите максимальное внимание на синонимы и их коннотацию. Например, «опоздал» и «задержался» — два разных слова для объяснительных. Опоздание — дисциплинарный проступок. Задержался — по сути то же самое, но звучит гораздо безобиднее и обозначает куда более «легкий грех».     

Правило шестое

     Если  в вашем проступке виноваты другие сотрудники компании, будьте максимально сдержанны и объективны. Не сваливайте свою вину на других работников — однако сдержанно и сухо перечислите ВСЕ причины, по которым произошел инцидент. Следите за тем, чтобы не увлечься и не изобразить вместо объяснительной поэму о том, как вас никто не любит. Не забудьте признать и свою вину.  

Правило седьмое

     Объяснительная  — не конец жизни. И не всегда конец вашей карьеры в этой фирме или компании. Подумайте, сможете  ли вы обратить свою объяснительную себе на пользу. Например, после ее написания, подать заявление руководству с просьбой устранить отмеченные начальником недостатки, которые могли привести к срыву производственного процесса. 

     4.6.2.  Образец объяснительной записки 

                                        Директору по продажам

                                        ООО «Калина»

                                        Петрову Н. В.

                                        Объяснительная  записка

                                        20.02.2009 № 2 

                               Об опоздании на  работу 

     Я опоздал на работу 19.02.98 на один час по причине  поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

  Менеджер по продажам        Иванов                             Г.И. Иванов 

     5.Заключение

     Любой документ проходит четыре стадии бытования. Первая стадия - создание, вторая - существование  документа в качестве регулятора процессов, явлений событий действительности, когда он выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и другие функции. После утраты документом своего оперативного значения по итогам экспертизы ценности он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного или вечного хранения в архиве, которое является третьей стадией бытования документа.

     Описание  архивного документа, снятие ограничений  на доступ к нему превращает его  в публичный архивный документ и  переводит на четвертую стадию бытования  в качестве исторического источника. Последний обладает четырьмя основными признаками. Во-первых, информация о документе публична или доступна любому пользователю; во-вторых, обращение к документу не ограничено для пользователя; в-третьих, стратиграфия документа (его место в системе других документов и документальных комплексов) строго и достоверно закреплена в архивном шифре - место хранения (архив), номер и название фонда, номера описи, дела, страницы.

     Документ  берет свое начало еще с древних  времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали появляться глиняные доски, а в последствии и первые бумажные документы.

     Начало  систематической подготовки документальных публикаций в России связано с  именем Петра Великого. Именно при  нем возникла практика опубликования официальных документов - императорских указов, распоряжений высших и местных правительственных учреждений. Тогда же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.

     Во  второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились первые государственные организации и общественные объединения, ставившие перед собой задачу подготовки и издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях - "Древняя российская вивлиофика" Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как "список" документа, "текст" документа, "разности" (варианты) текста документа, "подлинник" документа.

     Обычно  по мере приближения документа к  своей четвертой стадии бытования он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного потенциала. Другими словами, происходит своеобразное "угасание" не только текста документа, но и его информации.

     Документация  и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      6.  Список использованной литературы

1. Бельчиков Ю. А. Стилистика и культура речи. – М., 2000.
2. Бурнашева Г. А. Делопроизводство. – М., 1994.
3. Васильева А. Н. Курс лекций по стилистике русского языка. – М., 1976.
4. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – Ростов-на-Дону, 2000.
5. Кирсанова М .В. Деловая переписка. – М., 2001.
6. Кожина М. Н. Стилистика русского языка. – М., 1993.
7. Колтунова М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. – М., 2000.
8. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. – М., 2000.
9. Кузин Ф. С. Культура делового общения. – М., 1999.
10. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.
11. Паневчик В. В. Деловое письмо. – Минск, 1998.
12. Рахманин Р. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М., 1990.
13. Рахманин Р. В. Документы и делопроизводство. – М., 1995.
14. Розенталь Д. Э. Русский язык: Сборник упражнений. – М., 1995.
15. Розенталь Д. Э. Русский язык. – М., 1995.
16. Розенталь Д. Э. Практическая стилистика русского языка. – М., 1974.
17. Щерба Л.В. Языковая система и речевая деятельность. – Л., 1974.
18. Шмелев Д.Н. Русский язык в его функциональных разновидностях. – М., 1977.
19. Шустрова Л. В. Практическая стилистика русского языка. – М., 1994.
20. www.career.ru - Интернет-портал издательско-кадрового холдинга "Карьера-Пресс".
21. www.vip-persona.ru - Информационно-деловой центр VIP-Persona
22. www.ancor.ru – Подбор персонала и кадровый консалтинг
23. Горбачев Г. Л., Давыдова Э. Н. Деловая документация и делопроизводство: Учеб. пособие. – Мн., 1996.
24. Давыдова Э. Н., Левчик П. А., Рыбаков А. Е., Терехов А. С. Альбом форм организационно-распорядительных документов. - Мн., 2006.
25. Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводство: Учеб.-практ. руководство. – Мн., 1998.
26. Досье фирмы: Краткое пособие по делопроизводству. - М., 1993.
27. Изменение № 1 СТБ 6.38-95 // Архивы и делопроизводство. - 1999. -  № 1.
28. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 2-е изд. - М.; Новосибирск, 1997.
29. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь: Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов». - Мн., 2005.
30. О нормативных правовых актах Республики Беларусь: Закон Республики Беларусь от 10 янв. 2000 г. № 361 // Ведомости Нац. собр. Республики Беларусь. - 2000. -№ 5.
31. Положение о Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь // Архивы и делопроизводство. - 1999. - № 1.
32. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. - Мн., 1995.
33. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь: Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов. - Мн., 2004.
34. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документа-циоиному обеспечению деятельности предприятия. - М., 2000.
35. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. - Мн., 2000.
36. Славинская О.В. Секретарское дело: Учебное пособие. – Мн.: РИПО, 1999. – 222 с.
37. Ольбом-форм ОРД. Автор и разработчики Э.Н.Давыдова, П.А. Левчик, А.Е. Рыбаков, А.С. Терехов. – 4-е изд. и перераб. – Мн.: БелНИИДАД, 2006. – 144 с.
38. Пташник Т. Всё о резюме. – Мн.: Выш.школа, 2004. – 48 с.