Кадровое делопроизводство

Обязательное наличие в дополнительном соглашении следующих реквизитов:

      - вид документа -  «Соглашение»;

      - место и дата составления документа; 

      - реквизиты сторон – работодателя  и работника, включая наименование  работодателя, его адрес, телефон,  идентификационные реквизиты (ИНН/КПП), фамилию, имя, отчество (при наличии)  и паспортные данные работника. 

      В соглашении сторон следует перечислить  те условия, об изменении которых  договорились стороны. Единых требований к оформлению текста дополнительного  соглашения нет.

      Дополнительное  соглашение к трудовому договору должно быть подписано обеими сторонами  трудовых отношений. Реквизит «подпись»  состоит из названия должности, личной подписи представителя работодателя с ее расшифровкой и даты подписания им соглашения, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты подписания им соглашения.

      По  аналогии с оформлением трудового  договора получение работником экземпляра дополнительного соглашения к трудовому  договору об изменении его условий  подтверждается подписью работника  на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя (на экземпляре работодателя работник должен сделать отметку  о том, что ему вручен экземпляр  соглашения, поставить подпись и  дату получения им экземпляра).

      5. Издание приказа об изменении  условий трудового договора.

      Изменение некоторых условий трудового  договора (например: размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада), режим  рабочего времени и др.) требует  последующего оформления приказа (распоряжения) работодателя.

      В приказе (распоряжении) по личному составу, издаваемому на основании дополнительного  соглашения к трудовому договору, фиксируются новые условия труда  работника. В строке приказа «Основание»  делается ссылка на дополнительное соглашение к трудовому договору.

      С приказом (распоряжением) работодателя об изменении условий трудового  договора работник должен быть ознакомлен под роспись.

      6. Отказ работника от продолжения  работы в связи с изменением  определенных сторонами условий  трудового договора. 

     Работник  может быть не согласен с изменением условий трудового договора, связанным  с изменением организационных или  технологических условий труда. В данной ситуации согласно части третьей статьи 74 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в письменной форме предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, а также вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

      При отсутствии указанной работы или  отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в  соответствии  с пунктом 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ – по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. При расторжении трудового договора по данному основанию работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 Трудового кодекса РФ).  

6 Порядок оформления  прекращения трудовых отношений  и выдача документов при увольнении.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время  работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия  или специально уполномоченного  им лица и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему  его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации  работнику выплачивается средний  заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.

В случае если в  день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием  работника, либо его отказом от получения  трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление  о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление  по почте. Со дня направления уведомления  работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам  под расписку или высылается по почте  по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе  «Сведения о работе» после  указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа  прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается  дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

- Дубликат трудовой  книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления  администрация выдает работнику  другую трудовую книжку или вкладыш  к ней с надписью «Дубликат» в  правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется  по общим правилам. В разделы «Сведения  о работе», «Сведения о награждениях»  и «Сведения о поощрениях»  при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней  работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие  уже работал, то при заполнении дубликата  трудовой книжки в разделе «Сведения  о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается  общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и  на каких должностях работал в  прошлом владелец трудовой книжки.

После этого  общий стаж, подтвержденный надлежаще  оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем  порядке: в графе 4 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется  наименование предприятия, где работал  работник, а также отдел и должность, на которую он был принят.

Если из предоставленных  документов видно, что работник переводился  на другую постоянную работу в том  же предприятии, то об этом делается соответствующая  запись.

Затем в графе 4 записывается дата увольнения, а в  графе 3 - причина увольнения, если в  представленном работнике документе  имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью  указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены  соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация  обязана оказать содействие работнику  в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению  на предприятие. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация  по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей  в негодность, делается надпись: «Взамен  выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. 
 
 

7 Систематизация, хранение и уничтожение кадровой  документации, подготовка документов  к архивному хранению.

 Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 47.04.1998 N 48.

 Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

 Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

 Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

 Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

 В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

 Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.