Кадровое делопроизводство

1 Организация  кадрового делопроизводства.   

 Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. 
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

Ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника. 
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. 
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов. 
Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы. 
  В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. 
Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам. 
В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.   

Первый — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. 
  Второй — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. 
  Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации. 
  Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности. 
  Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. 

 Еще к одной  группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами. 
  Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. 
Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы. 
  Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа. 
  В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. 
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности. 
  В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. 
"О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат. 
  В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей. 
Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию. 
Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами. 
 
 

Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации; 
2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы; 
3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

Придание документам юридической силы

Чтобы документ имел юридическую силу необходимо соблюдение следующих правил: 
1. Работодатель обязан соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; 
2. Документ может издаваться только в пределах своей компетенции; 
3. Работодатель обязан соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Система документов  по управлению персоналом

 Важнейшей функцией кадровой службы организации, независимо от формы собственности, является документирование трудовых правоотношений. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксирует сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж, служат средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.  
Локальные нормативные акты. 
Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия.  
Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. 
И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. 
 
Работодатель — физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель — физическое лицо может принимать локальные нормативные акты. 
При этом необходимо отметить, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие, обязаны были принимать только работодатели — юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты. 
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: 
(эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной инспекции труда проверяют в первую очередь) 
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;  
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ), заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка; 
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86—88 ТК РФ); работники организации должны быть под расписку ознакомлены с такими документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области  
- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ); 
- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ); 
- правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников. 
ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:  
- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ); 
- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);  
- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).  
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: 
положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.  
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: 
1. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно ст. 72 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. 
ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее: 
- при составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 103 ТК РФ); 
- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ); 
- локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 135 ТК РФ); 
- локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ); 
- форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 136 ТК РФ); 
- правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 190 ТК РФ);  
- работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 212 ТК РФ).  
2. В других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично. 
Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником. 
Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. 
Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ст. 12 ТК РФ (введена Федеральным законном от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ) распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»: 
«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие». 
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: 
- истечением срока действия; 
- отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; 
- вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом). 
Часто можно услышать мнение о том, что незачем принимать локальные нормативные акты - можно открыть Трудовой кодекс РФ и работать по нему. 
Но сам ТК РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма, состоящая всего из трех человек, и вам не нужен, скажем, график отпусков, все равно лучше его составить, положить в сейф и спокойно работать дальше. Иначе, если при проверке государственный инспектор по труду Государственной инспекции труда (Гострудинспекция) не обнаружит этого документа в наличии, штрафных санкций не миновать. 
В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами под расписку. Исключением является только штатное расписание. Работник вправе потребовать лишь выписку из расписания о том, сколько получают работники, занимающие должность, аналогичную его собственной должности.  
Если у вас организация небольшая и движение кадров невелико, то подпись работника, подтверждающая его ознакомление с документами, может быть проставлена на обороте документа или на отдельном листе, подшитом к документу. Если такой вариант вас не устраивает, можно завести отдельную книгу ознакомления с локальными нормативными актами. Возможен и третий вариант. В трудовом договоре вводится отдельный пункт об ознакомлении сотрудника с локальными нормативными актами, принятыми в организации. При этом нельзя ограничиться фразой: "с локальными нормативными актами ознакомлен", обязательно нужно перечислять, конкретно с какими документами работник ознакомлен. 
Со всеми нормативными документами, действующими на предприятии, вновь принимаемые работники, знакомятся до оформления с ними трудового договора. 
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 до 50 МРОТ (точную сумму установит государственный инспектор по труду в зависимости от тяжести вашего проступка), а при повторном нарушении - дисквалификация (т.е. лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления организации, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, а также управлять организацией) на срок от одного года до трех лет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Требования, предъявляемые  к составу и порядку ведения  кадровой документации. 

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор(форма №Т-);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма  №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку (форма №-Т9);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма  №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании работника;

- табель учета  рабочего времени (форма №Т-13);

- личные заявления  работников предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- должностная  инструкция;

- трудовая книжка;

- личное дело. 

Трудовое законодательство постоянно изменяется, но есть основные моменты, на которые инспекция труда  в ходе проверки всегда обращает особое внимание: это, например, наличие в  организации трудовых договоров  в письменной форме со всеми работниками, правильность заполнения трудовых книжек, наличие правил внутреннего трудового  распорядка, режима рабочего времени  и времени отдыха

Предусмотренное Трудовым кодексом ведение кадровой документации прежде всего устанавливает необходимость документирования трудовых отношений в соответствии с законодательством. Именно соблюдение законодательства является основным требованием федеральной инспекции труда к ведению кадровой документации. Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета, учета рабочего времени и оплаты труда были оформлены по унифицированным формам согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Согласно ст. 357 ТК РФ, инспектор имеет право  запрашивать у работодателей  и получать от них объяснения, информацию, документы, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Все документы должны быть предъявлены  в подлинниках.

Трудовая инспекция  проводит как целевые, так и комплексные  проверки. Если проверка целевая, инспекторы не вправе выходить за рамки предмета проверки. Например, если предметом проверки является соблюдение порядка выплаты заработной платы, то вопросы соблюдения норм охраны труда инспекторы проверять не вправе. Чтобы проверить, соблюдает ли фирма трудовое законодательство в целом, проводят комплексную проверку. В этом случае инспектор вправе потребовать предъявить целый ряд документов, но поскольку кадровых документов достаточно много, выделим самые основные:

Трудовой договор.

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками  и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового  договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале  учёта выданных экземпляров с  подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в  журнале регистрации трудовых договоров  с работниками организации. К  трудовым договорам с работниками  инспекторы предъявляют особые требования. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового  кодекса.

Кадровые приказы.

На предприятии  должны быть приказы: о приеме на работу; о переводе; об отпусках; об увольнении; о командировке; о поощрении; о  дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость). Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления. Проверяют инспекторы и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).

Трудовые книжки.

Инспекторы проверяют  наличие трудовых книжек на всех работников, правильность их оформления, хранения и учета. Работодатель обязан оформлять  трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом  соответствии с Правилами ведения  и хранения трудовых книжек, которые  утверждаются Постановлениями Правительства  РФ и другими нормативными документами.

Все записи, внесенные  в трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении – в день увольнения в соответствии со статьями ТК.