Кадровое делопроизводство

Проверяющие сверяют  записи в трудовых книжках с приказами  о приеме на работу, о переводе на другую работу или назначении на новую  должность. Прием на работу в обязательном порядке должен оформляться приказом работодателя, с которым работник знакомится под роспись.

Трудовые книжки должны храниться на предприятии  с соблюдением условий, исключающих  свободный доступ к ним, в постоянно  запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации. По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки.

На предприятии  должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в котором  отмечаются получение книжки с указанием  ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись. Инспекторы проверяют, правильно ли он заполнен, верны ли даты, имеются  ли подписи работников.

Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника  об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.

Правила внутреннего  трудового распорядка.

Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены  с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность  сторон трудовых отношений, порядок  приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых  и питание; отпуска; порядок выплаты  заработной платы. Инспекторы проверяют, не содержится ли в правилах внутреннего  трудового распорядка условия, ухудшающие положение работника.

Штатное расписание (Форма №Т-3).

Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках  и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться  каждый раз при изменении структуры  предприятия. Названия должностей и  профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать  штатному расписанию.

График отпусков (форма №Т-7).

Работодатель  обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом.

График сменности.

График сменности  составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены  с графиком не позднее, чем за месяц  до его утверждения.

Правила и инструкции по охране труда.

Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового  договора. В организации, в которой  работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда.

Положение о  защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области.

В положении  должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Табель учета  рабочего времени (форма №Т-13).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно  для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все  виды затрат рабочего времени, включая  сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться  рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.

Личная карточка.

Личная карточка по унифицированной форме должна заводиться на каждого штатного работника  при поступлении на работу. Все  изменения условий занятости  должны своевременно заноситься в эту  форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно  ведется в отдельном журнале.

Документы по выплате  заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.

Инспекторов интересует, вовремя ли организация выплачивает  сотрудникам зарплату, правильно  ли рассчитывает отпускные, в связи, с чем проверяются платежные  ведомости, расчетные листы, положение  об оплате труда.

По результатам  проверки инспекторы составляют акт  по установленной форме, к которому в обязательном порядке прилагаются  документы, подтверждающие наличие  или отсутствие нарушений (например, протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников). Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями  приложений получает руководитель под  расписку об ознакомлении.

В случае выявления  нарушений, инспекторы выдают организации  предписание с указанием устранить  их. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 Документальное  оформление приема на работу

В статье 65 Трудового  кодекса Российской Федерации (ТК РФ) приведен перечень документов, предъявляемых  при заключении трудового договора: 
«При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: 
  - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;  
  - трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;  
  - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
  - документы воинского учета   - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;  
  - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки». 
В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении договора. Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения и реализации трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах. 
Кадровые службы организаций к таким дополнительным документам, как правило, относят: 
1) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей; 
2) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций; 
3) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие); 
4) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры. 
При этом необходимость предоставления дополнительных документов должна быть прямо установлена ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства РФ. 
Например, работники отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, при поступлении на работу в организацию торговли предъявляют дополнительно личную медицинскую книжку в соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 года № 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте». 
Во всех иных случаях требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, не предусмотренные законом, запрещается. 
С целью предоставления установленных законом гарантий и льгот работодатель может предложить работнику предоставить дополнительные документы (например, свидетельство о рождении ребенка, справку о беременности женщины, документ об ученой степени и ученом звании, об инвалидности и т.п.). Но требовать от лица, поступающего на работу, предоставления таких документов в обязательном порядке работодатель не имеет права. 
После работы с указанными документами (снятия с них копий) они возвращаются владельцу (кроме трудовой книжки). 
Список документов, предусмотренных ТК РФ (ст.65 ТК РФ) не является исчерпывающем и отдельные организации в силу специфики деятельности и в соответствии с законодательством при приеме на работу имеют право требовать предоставить: 
  - ИНН; 
  - справка доходов 2-НДФЛ; 
  - медицинская справка/медицинская книжка; 
  - необходимые документы об образовании, получении квалификации, степени и др., дающие право занимать/осуществлять деятельность; 
  - и иные документы. 
Если лицо поступает на работу впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. 
Если работник устраивается на работу по совместительству и не желает вносить в трудовую книжку сведения о такой работе, то он может ее и не предъявлять. 
 
 
 

5 Особенности  в документировании изменения  условий трудового договора в  зависимости от срока и инициатора  изменений. 
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается в строгом соответствии с процедурой, установленной статьей 74 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение процедуры может повлечь за собой признание действий работодателя противоречащими законодательству и отмену всех принятых им решений.

При введении новых  условий труда необходимо соблюдать  следующий порядок действий:  

1.      Издание приказа о введении новых условий труда.

     В соответствующем приказе по основной деятельности работодателем определяются новые условия труда, сроки их введения, лица, ответственные за подготовку кадровых документов.

     Приказ  о введение новых условий труда  подписывается руководителем организации  или иным уполномоченным лицом.

      С приказом работодателя о введении новых  условий труда должны быть ознакомлены  под роспись работники, ответственные  за подготовку соответствующих документов,  а также работники, у которых в связи с введением новых условий труда изменяются условия трудовых договоров.  

      2. Уведомление работников (работника)  о предстоящих изменениях условий  труда. 

      О предстоящих изменениях условий  трудового договора и вызвавших  их причинах работник должен быть уведомлен  работодателем в письменной форме  не позднее чем за два месяца до их введения, если иное не предусмотрено  Трудовым кодексом РФ.

      Общепринятой  унифицированной формы уведомления  работника трудовое законодательство не предусматривает. Как правило, уведомление  составляется в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах персонально  для каждого работника.

      В уведомлении работодатель должен указать  причины, в связи с которыми сохранение прежних условий труда невозможно, а также дату введения новых условий  труда. В этом же уведомлении можно указать, что в случае отказа работника от продолжения работы в новых условиях, трудовой договор с ним будет прекращен по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Текст уведомления должен быть подписан работодателем или иным должностным лицом, уполномоченным принимать решения об изменении условий трудовых договоров.

      Один  экземпляр уведомления вручается  работнику, второй остается у работодателя. Получение работником экземпляра уведомления  целесообразно подтвердить его  отметкой на экземпляре, хранящемся у  работодателя (работник указывает, что  ему вручен экземпляр уведомления, расписывается и проставляет  дату его получения). Это поможет  работодателю контролировать процесс  индивидуального уведомления работников об изменении условий, а также избежать возможных споров о соблюдении процедуры и сроков, предусмотренных статьей 74 Трудового кодекса РФ.

      Экземпляр уведомления, принадлежащий работодателю, подшивается для хранения в отдельное  дело или, в случае ведения личных дел, в личное дело работника.

      3. Получение согласия работника  на работу в новых условиях.

      Тот факт, что новые условия труда  вводятся работодателем по его инициативе, не означает, что работника можно  принудить работать в новых условиях. Трудовое законодательство предоставляет  работнику право выбора – согласиться  на изменение определенных сторонами  условий или отказаться от продолжения  работы. Для того чтобы оформить изменение определенных сторонами  условий трудового договора, работодатель должен получить согласие работника  на продолжение работы в новых  условиях. Чтобы подтвердить соблюдение процедуры, желательно зафиксировать  такое согласие в письменной форме.

      Согласие  на продолжение работы в новых  условиях может быть оформлено следующим  образом:

      - в случае, когда работник принимает  решение о своем согласии на  работу в новых условиях одновременно  с уведомлением о таких изменениях, он может сделать отметку об  этом на экземпляре уведомления; 

      - поскольку трудовое законодательство  предоставляет работнику право  в течение двух месяцев работать  в прежних условиях, поэтому работник  может принять решение о своем  согласии на продолжении работы  в новых условиях в течение  всего этого срока. В том  случае, если работник принимает  решение о продолжении работы  после уведомления об изменении  определенных сторонами условий  трудового договора, он может  написать соответствующее заявление. 

      Заявление работника с согласием на продолжение  работы в новых условиях должно быть надлежащим образом зарегистрировано в день поступления.

      4. Оформление дополнительного соглашения  к трудовому договору об изменении  его условий. 

      С теми работниками, которые согласны на продолжение работы в новых  условиях, необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в  которых следует  закрепить все изменения и срок их введения.

      Общепринятой  унифицированной формы дополнительного  соглашения к трудовому договору не предусмотрено. Соглашение к трудовому  договору составляется в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.