Этика секретарского труда

На  практике поступающие на работу обычн  заполняют анкету ( или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике.

Поступающий на работу подписывает заполненую анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.

При положительном решении вопроса  с поступающим на работу заключается  трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

После издания приказа о преме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную  работу.

  Рабочих и лиц младшего возраста  обслуживающего пресонала ( на  них оформляется только личная  карточка по форма Т-2), оформляется личное дело.

Трудовые  книжки хранятся как документы строгой  отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих  возможность их утраты или порчи.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе ( в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

2.9 Работа с бухгалтерскими документами

Почти все бухгалтерские документы  унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых  междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утвержденных министерствами и ведомствами. Так как первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. К ее заполнению нормативные акты предъявляют особые тербования.

Информация  в первичных документах фиксируется  как в виде текста, так и в  цифровой форме. В отличие от документов других систем документации в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Как правило с главным бухгалтером  целесообразо согласовывать назначение, увольнение и премещение материально  ответственных лиц. (кассиров, заведующих складами и других). Секретарь должен хорошо знать, какие документы он не должен представлять на подпись руководителя без визы бухгалтера.

Гербовая  печать в небольшой организаии, чаще всего находиться у секретаря, и  он должен иметь перчень документов, на которые эта печать ставится.

Оформление  первичных учетных документов отличается рядом особенностей:

• Они должны быть составлены в момент совершения финансово-хозяйственных операций или непосредственно после ее заверщения
• Они должны быть составлены по определенным формам
• Формы документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации

В небольших учреждениях, фирмах, где  нет структурных подразделений, бухгалтерские документы централизованно  формирует и хранит бухгалтер. В  тех случаях, когда бухгалтерский учет ведет руководитель, дела формирует секретарь (секретарь-референт)

Глава 3. Прочие обязанности  секретаря.

3.1 Подготовка и обслуживание  совещаний

В процессе управления часто приходится сиалкиваться с такими задачами, решение  которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводиться на конференциях, пленумах, собраниях, заседаний коллегиальных органов, совещаниях и т.д.

Совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведении. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучережденческим. Количество участников так же может быть различно.

  Сложность и объем вопросов определяют временные рамки совещания: многодневные, однодневные, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческим фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается  работа по подготовке совещаний с  указанием руководителя о необходимости  его проведения, выносимых на него вопросах и предполагемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, кколлегии) имеют планы работы, постоянный день и время заседаний. На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Список  участников- это первый документ, который  должен подготовить секретарь. Имея повестку дня, список участников, заня время и место проведения совещания, секретарь приступает к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблоговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предлагает сделать. Обслуживание совещание начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне.

На  стол ставятся минеральная вода или  другие прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки.

Очень важна процедура встречи участников совещания, она должна быть продумана  до мельчайших деталей и расписана  между членами рабочей группы:кто кого и где встречает.

При организации больших конференций  участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Ход совещания  можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

3.2 Организация приема

Прием посетителей- одна из важнейших функций  секрктаря. Первое впечатление о  фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы отвечает за организацию приема всех обративщихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде  всего следует позаботится о  приемной, которая должна производить  на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная-место первого контакта с фирмой.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы  обеспечить эффективность встречи  или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты  ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.  
 
 
 

Организация приема зависит от категории посетителей:

• Сотрудников своей организации
• Сотрудников других организаций

1. По предврительной договоренности

2. Прибывших внезапно

• Посетителей по личным вопросам

Организуя прием к руководителю, секретарь  должен знать и пропускать бесприпятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое  время.

Для прием остальных сотрудникво  организации по текущем вопросам желательно иметь установленные  часы и дни, что является основой  рационального планирования рабочего времени рукововдителя.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, прищедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму и передают визитную карточку или запись сведений о нем.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимость от решаемого вопроса, может направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными  вопросами и избавить руководителя от лишних приемов.

Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам. Личный прием в соответсвии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Приемная  должна быть хорошо оборудована, предусмотрены  стулья, стол, за которыми обращение  может быть оформлена в писменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомдуется широко использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан. Пр личном приеме руководителю помогает серктарь, встречающий посетителей и ведущих их регистрацию. Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во много определяют атмосферу приемной.

3.3 Подготовка командировок

На  секретаря фирмы часто ложиться обязанность плодготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую  форму и секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа  о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица ( с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы  или реферат для доклада руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать  маршрут руководителя, увязав его  с расписанием самолетов, автобусов и т.д. он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать.

Руководитель  должен быть снабжен необходимыми канцелярскими  принадлежностями. При необходимости  секретарь заботится о сувенирах  для поездки руководителя.

Заключение.

Масштабные  социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий - все эти факторы предъявляют  повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

Расширение  масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени  должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится секретарь.

Секретарь - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими  ресурсами.

Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.