Этика секретарского труда

Санкт-Петербургский  институт машиностроения

Экономический факультет

Кафедра менеджмента 
 

Реферат

По  дисциплине «Документация и документооборот»

На  тему «Этика секретарского труда» 

Выполнила студентка

Группы 4812

Наумовой  А.С.

Проверил  руководитель

Старший преподаватель

Орлов В.В. 
 
 

Санкт-Петербург

-2011-

Содержание 
 

Введение

  Понятие секретарь сегодня достаточно  сложное и имеет много градаций- от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Ни  одно учреждение, организация, предприятия,фирма  не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте берущем на себя организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и предоставляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая зароботная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. 
 

Глава 1. Секретарь в  структуре управления

1.1.Средства создания имиджа

Секретарь производит хорошее впечатление  на поситителей, когда имеет собственную  визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени отчеству.

Секретар  целый день находиться на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства  и недостатки своей внешности  и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть вас одновременно делового человека и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция- превалирование женственности над деловитостью.

Одежда.Предпочтение следует отдавать костюмам. Костюм дает гораздо больше возможностей для комбинирования. Он предполагает замену блузок, платков, шарфов, а также время от времени- юбки на брюки или одного жакета на другой. Платья допустимы только в жаркую погоду, причем только однотонные. Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. Под этот запрет попадает как слишком узкая и короткая одежда, так и слишком длинная. И все потому, что миниюбка, и струящийся шелковый балахон до пят одинаково успешно превращает женщину в сексуальный объект. А это-то и не разрещается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.

Походка. По мнению экспертов, оптимальная ширина шага, не лешающая женскую походку необходимой элегантности, составляет полторы длины ступни.

Цвет. Цвет ткани подбираетя в зависимости от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Ткани пастельных тонов идут только к хорошему цвету лица и гладкой коже, не имеющих каких-либо изъянов, родинок и т.д.

Помните, что сочетание юбка-кофта еще  не является деловым костюмом. Чтобы  юбка и блузка выглядели как элегантный деловой костюм, они должны быть тщательно подобраны по цветовой гамме и дополнены аксесуарами.

Укращения. Лучше когда украшений не много, но они по возможности дорогие. Выбирая бижутерию и украшения, имейте ввиду, что мелкие висячие серьги подходят девушкам с правильными чертами лица. Большинству же идет крупная бижутерия.

Аксксуары. Цветной платочек, брошь, фигурная заколка, оригинальный поясок, элегантная сумочка- эти и другие нехитрые детали женского туалета придают внешнему виду индивидуальность.

Обувь. Не увлекайтесь обувью с вычурными, блестящими украшениями. Такая обувь редко подходит к деловому костюму. Самая простая одежда становиться элегантной, если на вас красивые туфли изящной формы, гармонирующие по цвету с элементами костюма. Сохранить даже к концу напряженного рабочего дня легкую, красивую походку помогает каблук средней высоты (около 5см). 

Прическа  должна быть строгой, но элегантной.  В деловом стиле не допускаются распущенные волосы. Особое внимание обратите на кончики волос: сечение, пережженые волосы производят впечатление неопределенности, их обязательно нужно подстригать.

Макияж. Макияж является обязательным: накращеные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным,синим,зеленым). Длина ногтей- средняя.

Очки. Оправа очков должна быть средних размеров, пласмассовая или металлическая. Брюнеткам рекомендуется подбирать оправу в тон к волосам, блондинкам и рыжин-избегать оправ, цвет которых хоть как-то напоминает цвет их волос.

Парфюм. На работе нужно им пользоваться очень осторожно или не пользоваться вообще. Запах, который нравиться вам, может раздражать ваших коллег.

Деловой набор. Для деловой женщине незаменимым предметом должен стать атташе-кейс. Кожанный телесно-коричневый, простой, без всяких ярких металлических укращений. Если женщина пользуется дамской сумочкой, то уж, конечно, кожанной и очень высокого качества. Бумажник и кошелек желательно одного цвета без узоров. Всегда при себе должны быть ручка и карандаш, причем желательно, чтобы ручка была с надежным золотым или позолоченным пером. Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: эта на первый взгляд мелкая деталь может навсегда испортить ваш имидж.

1.2.Требования, предъявляемые к секретарю.

Работа  секретаря многопрофильна, она трубует  не только достаточно высокой общей  культуры и образованности, но и  специальных знаний и навыков.

Секретарь должен знать:

• Правовые основы управления
• Основы управления
• Основы менеджмента
• Основы научной организации управленческого труда
• Вычислительную и организационную технику.
• Основы общей социальной психологии.
• Основы этики и эстетики
• Делопроизводство
• Архивное дело

На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

• Обеспечить эффективную работу руководителя
• Вести информационное обслуживание руководителя
• Организовать прием поситителей
• Устанавливать контакты
• Организовать и обеспечить работу совещания
• Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ
• Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных
• Оперативно размножать документы
• Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи
• Вести архив

При приеме на работу секретарю ( секретарю-референту) предъявляются ряд требований, которые  можно разделить на требования к  деловым и личным качествам.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем  самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.  Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач.

Руководитель  должен быть уверен, что данное поручение  будет обязательно выполнено  наилучшим образов и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда цениться в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря  относиться пунктуальность. Секретарь  никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации.

Для выработки деловых качеств, необходимых  в работе секретаря, требуется ряд  личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом.  

Из  них на первое место следует поставить  умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться  с одного вида работы на другой и  способность одновременно выполнять  несколько поручений. Медлительному  работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не  менее важная черта характера- коммуникабельность, т.е. способность легко уставливать  контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем учитывая необходимость общения  с большой группой людей.

Секретарь-первый, с кем встречается посетитель. Он- последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом организации.

1.3.Организация работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, движется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

В сфере управления все работают главны обраом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ- объект и результат управленческого труда.

1.4. Должностная инструкция  секретаря

Должностная инструкция- главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

  Обязанности, права и виды работ,  которые должен выполнять конкретный  секретарь, требования в его  профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.