Этика секретарского труда

Раздел  «Общие положения» в должностной  инструкции содержит следующую информацию: Обобщенные сведения о должности, подчиненность  и кем руководит, требования к  образованию и практическому  опыту, порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

Раздел  «Функции» определяет основные направления  деятельности,а в разделе «Должностные Обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один-«Функции и должностные обязанности».

Раздел  «Права» В нем закреплены его  полномочия для самостоятельного решения  вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел  «Ответственность» может быть написан  обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей.

Раздел  «Взаимоотношения» также очень  важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору. Обработке и передаче информации и документов.

В последнее время во многих должностых инструкциях появился раздел «Оценка работы» Его основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке  ее пересмотра. Он может быть записан: « До замены новой» или «Инструкция  подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря»

1.5.Планирование  рабочего дня

Важнейшей задачей секретаря является разгрузка  руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как  время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и  отдельных видов текущей организационной  работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

  В обязанности секретаря входит  и его повседневная работа, которую  он должен выполнить: ежедневный  утренний прием корреспонденции,  ее обработка, ведение контрольной  картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти повторяющиеся ежедневно, еженедельно,ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций- внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаюся регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резевное время. В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

1.6 Организация и  оборудование рабочего  места.

Интерьер  служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое  влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря  обычно располагается в приемной руководителя или фирмы.

Рабочее место секретаря состоит из трех зан: основная, где находится его  стол с приставками и необходимой  оргтехникой, зона обслуживания посетителей  и вспомогательная зона, где располагаются  шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Рас

Полагается  рабочее место секретаря рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Так как секретарю в течении рабочего дня  приходиться много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение. Передачу и использование документов и информации.

На  столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течении дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил- на столе секретаря находится только поступивщие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Глава 2. Требования к работе с документами.

2.1 Понятие о документе

Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросуи или управленческому объекту.

К информации, помимо доставерности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

По  мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

2.2 Формуляр документа

Требования  к оформлению реквизитов:

Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

Реквизи́т (от лат. requisitum требуемое, необходимое):

1. Совокупность подлинных или бутафорских предметов для театрального представления. Помогают зрителю почувствовать обстановку времени и места действия. В современном значении также используется для обозначения любых предметов, необходимых для представлений в цирке, при киносъёмке и т. д.
2. Элементы документа, которые должны обязательно в нём присутствовать, иначе документ будет считаться недействительным (см. также атрибут, характеристика, поле класса).

Формуляр-образец- это совокупность расположенных  в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются  реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

2.3 Организация работы  с документами

Факс. Факсом или телефаксом называют любой  документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам  телефонной связи. По факсу можно  передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого  документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.

2.4 Понятия документооборота

Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления_называется документооборотом. От четкости и опертивности обработки и движения документа  зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Вся документация учреждения делиться на три документопотока:

• Входящие (поступающие) документы
• Исходящие (отправляемые) документы
• Внутренние документы

В технологической цепочке обработке  и движения документов можно выделить следующие этапы:

• Прием и первичная обработка документов
• Предварительное рассмотрение и распределение документов
• Регистрация
• Контроль за их исполнением
• Информационно-справочная работа
• Исполнение документов и отправка

2.5 распределение поступающих документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответсвенно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения  вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.

Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных  подразделений и распределений  обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

  К руководителю должны поступить  документы, касающиеся деятельности  учреждения в целом, по принципиальным  вопросам или несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих  организаций. Остальные докуметы должны передаваться непостредственно исполнителям-специалистам.

Если  документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями  или лицами, то с него снимается  копия или устанавливается очередность  исполнения.

2.6 Контроль за исполнением документов

Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания.

Контроль  за сроками исполнения документов ведет секретарь ил служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

2.7 Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка  входящих, проводятся центролизованно или секретарем или в экспедиции (Экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

• Наличие подписи
• Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют.)
• Наличие заголовка
• Наличие отметки об исполнителе
• Правильность адресования
• Если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса
• Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес. Вкладываются вместе, в один конверт. Передача документов с испольванием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

2.8 Работа с кадровыми документами

В небольших фирмах на секретаря часто  возлагается ведение кадровой документации. Документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В  задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь.

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих докуметнов: заявление, анкета, трудовой догов (контракт), приказ о приеме на работу, личная карточка (форма Т-2)

Трудовая  книжка предоставляется как основной документ. Характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу.