Информационные свойства унифицированных документов

характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

наименование документа;

зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т.е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам; постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков; переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков; количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон, что обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации.

По данному разделу хотелось бы отметить, что для каждого ряда документов и бланков разработаны их формы построения, и, т.к. унифицированная документация имеет стандартную форму построения, тогда в большинстве случаев не возникает проблем как оформить какой-либо документ.

Заключение

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической, и иной социально значимой информации. Они фиксируют, отображают, сохраняют и накопляют информацию, дают возможность ее передачи во времени и в пространстве. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов, что придает им юридическую силу. Полноценные официальные документы обладают следующими информационными свойствами: достоверностью, доказательностью, бесспорностью содержащейся в них информации.

Информационные свойства документа зависят от того, какую функцию несет документ: информационную, социальную, политическую, коммуникативную, управленческую, правовую, учетную, культурную, функцию исторического источника и др. Управленческие документы должны обладать новой, актуальной, опережающей информацией; их главное свойство - оперативный характер. Правовые документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы, свидетельствуют о правоприменительной практике, их главное свойство в том, что содержащаяся в них информация имеет юридические- последствия, может быть использована как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате и др. Основное свойство учетных документов в том, что информация в них имеет количественную характеристику, необходимую для установления истины. Культурно-исторические документы несут в себе информацию, необходимую для закрепления и передачи культурной традиции, отражения уровня научного и технического развития общества, научного и художественного творчества, моральные критерии и эстетические процессы.

Подводя итоги проделанной работы, следует отметить, что цель и задача курсовой работы достигнута, путем анализа литературы различных авторов по данной теме. Таким образом были раскрыты все перечисленные выше свойства документов.

Список литературы

1.              Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа// Делопроизводство. -2000.-№1.-С. 20-23.

2.              Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. - М., 2000.

3.              Кузнецов А.Л. Компьютеризация и делопроизводство. - М.: 1999

4.   Организация работы с документами: Учебник/ В.А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М., 1999

5.   Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. Книга. М.:1996

6.     ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения». М.: 1996

7.     ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1998

8.     ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1971

9.     ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1984

10. Словарь Архивных Терминов. М: 1966

11. Словарь Архивной Терминологии социалистических стран. М.: 1982

12. ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» (от 22.10.2004 № 125-ФЗ). М.:2004

13.    Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: 2001 Научная книга.

2

[1] Т.В. Кузнецова и др. Секретарское дело. М: 1996. С. 13

[2] ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ», (от 22.10.2004 № 125 - ФЗ). М.:2004

[3] Словарь Архивных Терминов. М.: 1966

[4] Словарь Архивной терминологии социалистических стран. М.: 1982

[5] ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения». М: 1996

[6] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1998

[7] ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1971

[8] ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: 1984

[9] Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа// Делопроизводство. - 2000. - № 1. — С. 22.