Информационные свойства унифицированных документов

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарате управления функцией. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены

Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологический словарь «Библиотечное дело» широкое определение документа конкретизирует таким образом: «В библиотечно-библиографической практике под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации».

Еще одно явление документа - формат.

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Эти форматы обязательны для управленческой документации и сегодня.

Документы оформляются главным образом на бумаге формате А4 (210*297) и А5 (148*210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297*420).

Подводя итоги, можно отметить как менялся документ: его функции, потребности в сохранности и хранении. Не менее важно отметить, что документ приобрел формат (ныне А4).

Как уже известно, нет единого мнения о толковании «документ». В различных областях деятельности «документ» определяется по разному (например: историки, юристы, кибернетик-документалист - все они дают разное понятие). Но наверно более точное понятие определено в дисциплине - документоведение. Таким образом можно сделать вывод, что «документ» - многогранное понятие (т.е. понимается по разному), но прежде всего носитель информации. Тем самым несет в себе информационную функцию и из нее можно выделить какие-либо свойства отражающие документ.

2. Общее понятие об информации

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информа­ционному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов.

Важнейшими свойствами управленческой и экономической информации являются:

•  достоверность и полнота;

•  ценность и актуальность;

•  ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация — продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

большие объемы;

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

многообразие ее источников и потребителей;

значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

•  реквизиты;

•  показатели;

•  документы.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию. Именно документы и их информационные свойства являются объектом дальнейшего рассмотрения.

Подводя итого по данному разделу можно отметить, что процессы информации все больше и больше начинают развиваться. Увеличиваются объемы информации, ресурсы и т.д. Информация разнообразна и поэтому (как и документ) используется в различных сферах человеческой деятельности. Очень важно отображать информацию (какой либо информационный объект) в полном объеме. Отражение свойств информации во многом зависит от того, в какой сфере ее используют. Тем самым можно много говорить какие функции несет в себе информация, но на мой взгляд самое главное свойство - ценность. Ведь если информацию не передавать и не воспринимать, а потом сохранять, то я думаю, что она будет являться мало значимой.

3. Информационные свойства управленческих документов

В управленческой деятельности документ выполняет особые функции, от которых зависят его свойства. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений. Они могут свидетельствовать об исполнении решений, служить источником обобщений. В этой ипостаси документ выступает как инструмент управленческого труда. Это наиболее значительный массив документации.

Из многообразных средств управления — организационных, экономических, социально-психологических — только организационные в полной мере материализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Особенно наглядно это выявляется в критических ситуациях, возникающих, например, на атомных электростанциях и иных подобных объектах.

Требование оперативности дополняется требованием качества, то есть оптимальности решений и других управляющих воздействий, фиксируемых документом.

Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Уровень обработки определяется иерархией функций аппарата управления. На первом уровне производится сбор первичных данных, то есть информации о фактическом положении дел. На втором уровне первичные данные подвергаются группировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, отчетах. На третьем уровне выделяется информация, необходимая для принятия решения. Она фиксируется в документах, содержащих анализ и оценку, как положения дел, так и различных управляющих воздействий. На более высоких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Окончательное решение принимается руководителем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управления — регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется главным образом на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее "вверх", то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.

Обычно исследователи классифицируют управленческие документы в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирование, планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.).

Документы, будучи тесно связанными со всеми формами управленческой деятельности, используются управленческим аппаратом в качестве способа и средства исполнения возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, поскольку оно служит средством укрепления законности, контроля исполнения решений.

Управленческие документы отражают в специфической форме стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли — как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.

На мой взгляд, в управлении информационные свойства документов, являются источником информации и дают возможность оперативно решать вопросы в той или иной сфере деятельности.