Информационные свойства унифицированных документов

4. Информационные свойства правовых документов

Правовые документы создаются для фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, наделенных правовой функцией:

1)   изначально обладающие ею;

2)   приобретающие ее на время.

Документы, относящиеся к первой категории, обладают следующими свойствами: они устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, они непременно влекут за собой юридические последствия. Сюда прежде всего относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, то есть все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции и т.д.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюда же следует зачислить все договорные документы, то есть документы, фиксирующие договорные отношения.

К этой же группе можно условно отнести документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющие определенное "правовое значение". Это, например, удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения, пропуска, справки с места работы и с места жительства, и т.д.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию, и т.п.).

В принципе каждый управленческий документ — справка, акт, докладная записка — имеет юридическое значение, так как он удостоверяет тот или иной факт, который может послужить основанием для издания правового акта. С другой стороны, создание таких документов, как расчеты, ведомости, технические карты, служащие основанием для совершения материально-технических действий в сфере управления, регулируется соответствующими правовыми актами.

Документы, принадлежащие ко второй категории, имеют свои особые свойства: они могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, такие документы, как сберегательная книжка или опись имущества, признаются в нотариате доказательством факта наличия наследственного имущества, на основании которого (наряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе лишенный какого-либо юридического значения, играет существенную роль при зачислении на должность, присвоении ученого звания как доказательство пригодности к исследовательской и преподавательской работе.

Неправовая документация (плановая, отчетная, статистическая и др.) тесно связана с правовыми актами в тех случаях, когда она используется для принятия таких актов. Решение, выраженное правовым актом, как бы завершает на определенном этапе цикл документирования и в то же время дает толчок новому потоку документов, который обеспечивает выполнение данного решения и накопление информации для принятия новых правовых актов.

Обязательным условием создания правового акта является соблюдение установленного порядка его издания и вступления в силу: документ издается компетентным правомочным органом управления, не противоречит закону, интересам государства и гражданина.

Важно заметить, что многие документы издаются лишь на основании правового акта. Так, оформление диплома об окончании учебного заведения проводится на основе приказа руководителя, основанием для выдачи справки о месте, должности и стаже работы является приказ о назначении на данную должность, осно­ванием составления акта (например, о ревизии) является распорядительный документ.

Многие акты управления, формулирующие права и обязанности должностных лиц, правила поведения граждан, а также задачи и функции учреждений, предприятий и организаций, базируются на правовых нормах. Такими актами являются, например, должностные инструкции, приказы о распределении обязанностей, уставы и положения, регламентирующие организационную структуру и основные виды деятельности.

Исходя из этого, можно отметить, что информационные свойства правовых документов важны в любой сфере управления. Они закрепляют юридическую силу документов. На основании этого (юридических документов) закрепляются правоотношения, и являются в последствии доказательством.

5. Информационные свойства учетных документов

Учетные документы дают количественную характеристику информации. Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Данные учета необходимы для доказательства истины. Учет имеет и правовой характер: закрепляется материальная ответственность конкретных лиц за полученные ценности.

В учетных документах отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов, например, сведения о численности населения, его занятости, движимом и недвижимом имуществе, о движении ценностей и денежных средств, нормах расходования материалов, о выполненных работах и расчетах за них и т.п.

Следует, однако, помнить, что учет — необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования и управления экономикой, но и правильной политики в области демографии, экологии, урбанизации и во многих других сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме весьма широкий спектр информации.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный — находят отражение в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации и некоторых информационно-справочных документах.

Документированный учет особенно эффективен не тогда, когда приводятся (например, в отчете) абстрактные факты, а когда они сопоставляются с фактами предыдущей деятельности или с данными, предусмотренными в бюджете. Необходимо знать, как выглядит сегодняшняя цифра в сравнении со вчерашней или как фактические цифры выглядят в сравнении с плановыми.

Учетные документы рельефнее всего отражают стадии преобразования информации. При этом сводный документ составляется на основании документов первичных, индивидуальные показатели в нем становятся итоговыми.

Учетные документы в большинстве своем имеют систематизированные формы, то есть постоянную и заранее определенную структуру представления информации.

Рассмотрим подробнее бухгалтерские учетные документы. Типовые бухгалтерские документы делятся на: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Отраслевые документы носят рекомендательный характер, они применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

Распорядительные документы бухгалтерского учета содержат информацию, необходимую для разрешения на совершение какой-либо хозяйственной операции. Исполнительные - информацию об исполнении распоряжения. Комбинированные документы бухгалтерского учета содержат в себе свойства распорядительных и исполнительных документов.

По информационным свойствам учетных документов, можно сделать вывод, что они являются необходимым условием во многих сферах жизни. По данным документам удобно вести любой контроль, учет и т.п. Наверняка, это не менее важно в сфере документоведения, т.к. это дает возможность эффективно воспользоваться информацией.

6. Информационные свойства культурно-исторических документов

Культурно-исторические документы необходимы для закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности.[9]

Культура включает в себя ценностные ориентации, образ мысли (менталитет), знания, традиции, обычаи, ритуалы, навыки, моральные нормы, способы поведения. Все это запечатлевает документ, за которым стоит не только человек, создавший его, но и общество, представителем которого он является. Поэтому документы в их совокупности (а зачастую и отдельный документ) отражают восприятие как отдельным человеком, так и обществом своего времени, их отношение к другим людям, к миру, к природе, к жизни и смерти, к духовной реальности. Можно сказать, что сам по себе документ — это часть культурного наследия, основанного на определенной системе ценностей, определенном видении мира, характерном для человека того или иного общества.

Культурную функцию наиболее эффективно выполняет крупный комплекс документов (например, научная, научно-техническая, произведения искусства). Именно в таком комплексе находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества, моральные критерии и эстетические процессы на определенном этапе социальной эволюции. Именно так можно проследить изменение культурных традиций, ценностных ориентации, образцов деятельности, обычаев, ритуалов, норм поведения.

Специфические свойства культурно-исторических документов проявляются в том, что они фиксируют и закрепляют системы ценностей, традиции, научные знания, нравственные ориентиры, эстетические нормы, образцы поведения и деятельности, навыки и ритуалы, выработанные обществом на протяжении истории. В определенном аспекте документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих ценностных ориентации, знаний, норм, навыков, образцов и т.д., а само документирование — как процесс закрепления, концентрации и трансляции культуры.

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой и прежде всего источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не только лишь, когда он поступил на постоянное хранение, ибо любой документ, обладая той или иной совокупностью функций, может дать ценную информацию о различных сторонах деятельности общества или отдельного человека в данный исторический момент. Качество документа как источника информации для историка, исследующего ту или иную проблему, будет определяться актуальностью этой информации, ее конкретностью и точностью, новизной, полнотой, юридической, политической, культурной значимостью документа.

Подводя итоги по данному разделу, хочется отметить, что каждый документ это уже исторический источник, также в нем отражается вся необходимая информация для каждой сферы деятельности.

7. Информационные свойства унифицированных документов

Развитие систем автоматизированной обработки информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. Унификация документации включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

В состав унифицированной системы документации (УСД) входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унифицированные документы имеют следующие свойства: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);