Информационные свойства унифицированных документов

Оглавление

Введение                                                        3

1.      Общее понятие о документе                                                        5

2.      Общее понятие об информации                                                        11

3.      Информационные свойства управленческих документов                                                        13

4.      Информационные свойства правовых документов                                                        15

5.      Информационные свойства учетных документов                                                        17

6.      Информационные свойства культурно-исторических документов                                          19

7.      Информационные свойства унифицированных документов                                                        21

8.      Заключение                                                        24

9.      Список использованной литературы                                                        25

Введение

Важнейшей стороной деятельности любого учреждения, организации, предприятия является документационное обеспечение. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной значимой информации. Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Наше общество становится открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. В результате законотворческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства — главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что в различных сферах управления используются информационные свойства документов. Поэтому, такие документы позволяют сэкономить время работы с ними, облегчают работу с клиентами (правовые свойства документов), позволяют отразить все необходимые вопросы, дают возможность использовать необходимую информацию в разное время.

Целью работы является изучение информационных свойств документов в зависимости от их функций, целевого назначения.

Задачей работы является - отобразить информационные свойства документов, раскрыть сущность каждых свойств.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

При написании курсовой работы были использованы такие источники, как: ГОСТы, Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: 2001 Научная книга, Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело. Книга. М.:1996, Словарь Архивных терминов и пр.

Данная курсовая работа состоит из 7 глав, в них рассматривается:

В 1-й главе раскрывается понятие о документе;

Во 2-й главе раскрывается понятие об информации:

В 3-й главе раскрываются информационные свойства управленческих документов;

В 4-й главе раскрываются информационные свойства правовых документов;

В 5-й главе раскрываются информационные свойства учетных документов;

В 6-й главе раскрываются информационные свойства культурно-исторических документов;

В 7-й главе раскрываются информационные свойства унифицированных документов.

1. Общее понятие о документе

Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Носителем информации является документ. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты - материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме. Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм - все это суть документы. Их объединяет цель - сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить возможность использовать ее по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач. От объективности информации, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависти от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика - документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной

действительности и мыслительной деятельности человека.[1]

Теоретическое исследование любого социального явления, в том числе и документа, можно проводить в различных аспектах. Прежде всего следует выявить его смысловое наполнение, рассмотреть его как реальность, установить его объем.

С развитием научно-технической информации, вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие «документ» наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию - книги, журналы, брошюры и т.д.

Образование понятия вместе с выделением объекта и предмета является исходным положением всякого исследования. Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике. Известно, что среди исследователей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.

В основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Понятие «документ» имеет свою историю. Буквально в переводе с латинского (от doceo - учить, извещать) документ означает поучение, свидетельство, доказательство, пример. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение». В известном Толковом словаре В.И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство». Ф.Ф. Павленков в своем Энциклопедическом словаре рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу. Согласно его определению документы это:

1. «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (прав имущественных, прав состояния, прав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства);

2. вообще всякое письменное доказательство».

Понятие «документ» также оговаривается в:

ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» (от 22.10.2004 № 125 - ФЗ)

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.[2]

Словарь Архивных Терминов

Документ - результат отображения человеком фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и своей мыслительной деятельности посредством буквенного или какого-либо другого типа письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и др. на различном материале, специально для этого изготовленном пергаменте, папирусе, бумаге, фотопленке и др.[3]

Словарь Архивной терминологии социалистических стран

Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе.[4]

ГОСТ 7.69-95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения»

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобретательную и (или) звуковую информацию, воспроизведения которой требует применения соответствующего оборудования. (Документ может также содержать текстовую информацию).[5]

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[6]

ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.[7]

ГОСТ 16487-83 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документ - материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.[8]

К 1920-м годам это содержание распространилось на все важные свидетельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийно-правительственный документ и т.д.).

Приведенные выше определения документа по сути сводят объем понятия к его материальному носителю (бумага) и способу документирования (письменный источник). Вторая половина XX в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения термина предстали устаревшими, архаичными. Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распространения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ».

В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

Как носитель информации он выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

На 1 симпозиуме по документалистике в 1969 году была сделана попытка сформулировать более четкое определение термина «документ» — как любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке, любым способом для последующего обращения в информационных системах. Названные в определении признаки позволяют отграничить документ от природной, хаотической информации, недокументальной устной информации. Признак включения его в информационные системы выводит из числа документов предметы материальной культуры (приборы, механизмы, архитектурные сооружения), а также мозг человека.

Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.