В работе менеджера в настоящее  время все чаще и чаще можно  встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов [22, с. 88].

      Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования  новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка [13, с. 33].

      Несмотря  на определённые трудности связанные  с вводом АСУ, её внедрение позволяет  увеличить прибыль, объём выпуска  продукции, фондоотдачу и снизить  трудоёмкость процесса управления. К  сожалению, основные трудности возникают  не при разработке программного обеспечения, а при подготовке персонала организации к режиму работы в условиях функционирования АСУ. Опыт показывает, что при внедрении новаций (АСУ, нового программного оснащения или новых ПЭВМ) у сотрудников возникает психологический барьер т.к. это ломает их старые методы работы. Но с другой стороны, внедрение ПЭВМ и новейшего программного обеспечения формирует новый тип руководителя которому доступно широкое информационное поле и качественно новые виды коммуникаций.

1.4. Организация процесса делопроизводства в организации

 

     Основным  законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

      Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности [1]:

     1) осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

     2) применение информационных технологий;

     3) обеспечение защиты информации.

      Закон следующим образом определяет понятия  «документальная информация» и  «информационные ресурсы» [1]:

      документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

      информационные  ресурсы – отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

      Традиционно сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [4].

      Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам [28, с. 54].

      Документирование  может осуществляться как на естественном языке так и на искусственных  языках с использованием новых носителей  информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые  документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора [6, с. 32].

      При документировании на искусственных  языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные  с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих обработку  информации ЭВМ.

      Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [39, с. 44].

      В настоящий момент наиболее распространённым носителем информации является бумага, но технический прогресс способствует всё большему распространению магнитных  и электронных носителей, позволяющих  обрабатывать и хранить информацию с помощью ЭВМ.

      Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил записи информации, что придаёт  юридическую силу созданным документам. В соответствии с юридической  силой, свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления [11, с. 114].

      Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер, гриф секретности, печать и т.д.). Требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе [4].

      В обществе документы являются основными  носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Документы – носители первичной  информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации.

      Любой документ является частью системы документации. Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [21, с. 64].

      Изначально  все документы делятся на документы  личного пользования и официальные. К документам личного пользования  относят документы созданные  человеком вне сферы его служебной  деятельности и выполнения общественных обязанностей (личная переписка, мемуары, дневники). Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и пр. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Основные системы таких документов показаны на рисунке 3 [5].

      Документы, составляющие одну систему документации характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности [26].

      Документационное  обеспечение предполагает не только создание документов, но и организацию  работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности [36].

      Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки [36, с. 187]. Все документы разделяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы и пр. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение в процессе документооборота [26].

      Характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени (как правило, года) [38, с. 43].

      Одна  из важнейших функций в организации  работы с документами – учёт документов, который обеспечивается их регистрацией – записью учётных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и вести их поиск.

      Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются: номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определённой последовательности с указанием сроков их хранения; дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в отдельную обложку [39, с. 44].

      В настоящее время (как в производстве, так и в документообороте предприятий) наблюдается значительное расширение круга задач охватываемых компьютерной техникой. Постоянно растёт объём, скорость, качество и сложность обрабатываемой информации, возникает потребность в новых видах её представления. Как показывает практика, большинство пользователей уже не представляет себе, выполнение своей работы, с которой прекрасно справлялись еще 5–10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими-либо данными, документами:

      - возможность оперативного контроля  за достоверностью информации, уменьшается  число возможных ошибок, при генерировании  производных данных;

      - сразу после ввода, данные могут  участвовать в различных операциях;

      - возможность быстрого получения  необходимых отчётов;

      - необходимая информация может  быть быстро найдена (в том  числе с помощью контекстного  поиска), поиск которой в обычной  папке с документами затруднён; 

      - существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации;

      - позволяет быстро и в наиболее  подходящем для конкретного человека  виде просмотреть данные, что  повышает их восприятие [11, с. 27].

      Таким образом, в настоящее время, в связи с развитием компьютерной техники и информационных технологий трудно представить себе организацию, документооборот которой функционирует без применения средств вычислительной техники. Это связано с тем, что передовые технологии в области создания, обработки и хранения документов значительно облегчают работу с ними, значительно сокращается время создания документа, ускоряют процесс передачи документов, облегчают их хранение и последующий поиск. Всё это значительно облегчает труд менеджера.  

 

Глава II. Исследования информационного обеспечения руководства в ООО «Прокатэнергомонтаж-1»

      2.1. Общая характеристика предприятия

      Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО  «Прокатэнергомонтаж-1».

      Место нахождения Общества: г. Магнитогорск, ул. Кирова, 104/Б.

      ООО «Прокатэнергомонтаж-1» создано с целью эффективной интеграции своего научно-технического, производственного, творческого и финансового потенциала; создания и иных направлений деятельности удовлетворяющих интересы социально-экономического развития предприятия. Общество осуществляет виды деятельности, представленные на рис. 4.

      Структура видов деятельности ООО «Прокатэнергомонтаж-1»  за 2009-2010 г. приведена на рис. 5.

      

 

      Рис. 4.  Виды деятельности ООО «Прокатэнергомонтаж-1»