содержание

 

       Введение

      Развитие  отечественной экономики в рыночных условиях требует коренной реформы  всего хозяйственного механизма. Новые  экономические отношения побуждают  менять привычные методы управления, требуют комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. К основным внешним факторам следует отнести динамичность макроэкономической ситуации в России, усиление влияния на российскую экономику процессов, происходящих в международной финансово-экономической сфере, обострение внутренней конкурентной ситуации, а также неопределенность в правовой сфере управления предприятием.

      В российских условиях одним из основных внутренних факторов неопределенности в решении управленческих задач является неполная информация о текущем состоянии внутренней и внешней среды, перспективах развития предприятия, что является следствием неэффективной организации информационного обеспечения управления.

      В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

      Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения.

      Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций  использования их возможностей для  повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях.

      Большая практическая значимость проблемы, а  также недостаточная теоретическая  разработанность ряда важных вопросов, сдерживающих ее решение, предопределили основные направления исследования.

      В данной работе сделана попытка всесторонне  рассмотреть проблему совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации.

      Проблема нашего исследования состоит в низком уровне информационного обеспечения руководства в организации.

      Актуальность  проблемы нашего исследования связана  с разрешением противоречия между  необходимостью совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации и недостаточной разработанностью этого вопроса в практике организации.

      Цель  исследования - проанализировать современные документационно-информационные системы в управлении персоналом, а так же разработать проект совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.

      Объект  исследования – ООО «Прокатэнергомонтаж-1».

     Предмет исследования – особенности совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.

      В связи с поставленной целью выдвигаются  следующие задачи:

     1. Рассмотреть теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства в организации;

     2. Провести анализ информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1»;

     3. Разработать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1».

      Информационную базу исследования составляют источники различного профиля. Проводя обзор изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература Д.С. Аглицкого, В.В. Баронова, Ю.Н. Попова, Л. Зининой, Л. Ефремовой,  Л. Ерёминой.

      В методологическом отношении в работе использовались: метод наблюдения, обобщения и анализ функций существующей системы электронного документообеспечения в анализируемой организации.

      Практическая  значимость исследования состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения руководства в организации, которые могут быть применены в практике других предприятий.

 

Глава I. Теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства

1.1. Нормативно-правовое обеспечение службы ДОУ

 
 

     Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ [26, с. 98].

     Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

     Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

     Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также  правовой статус и компетенцию должностных  лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ [28, с. 38].

     Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

     Положение о службе ДОУ, как и положение  о структурном подразделении, имеет  обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

     Положение о службе ДОУ разрабатывает и  подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

     Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций [28, с. 69].

     Источниками для разработки должностных инструкций являются [39, с. 41]:

     1. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

     2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

     3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

     4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

     Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

     Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты [36, с. 147].

     Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему  делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности [28, с. 98].

     Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

     В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все  технологические операции в их логической последовательности [26, с. 71].

     Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

     Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых  и достаточных для реализации документационного обеспечения  функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки [39, с. 41].

     Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность  неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

     Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

     После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

     Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

     Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем [39, с. 42].

     Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

     Таким образом, структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.